Per noi il controllo qualità non è una valutazione soggettiva. È una checklist concreta e ripetibile e un processo in cinque fasi che ogni documento ufficiale attraversa. Più il documento è delicato - legale, medico, tecnico - più fasi vengono coinvolte.
Questo processo è indispensabile quando un documento viene usato presso un'ambasciata, un consolato, un tribunale, un'azienda, una clinica, un'università o un ente pubblico di un Paese straniero. In altre parole, quasi sempre.
Cinque fasi
1. Analisi del documento. Stabiliamo il tipo di documento, lo scopo di utilizzo, la direzione linguistica, il termine e la forma di autenticazione richiesta. È qui che si pone l'unica domanda che ci risparmia più problemi di tutte: a chi è destinato il documento? È il destinatario a determinare sia lo stile sia la forma.
2. Traduzione affidata al settore giusto. Il documento va a un traduttore esperto nell'ambito pertinente: legale, medico, tecnico, finanziario o un altro settore. Se un cliente ha più documenti, li traduce tutti lo stesso traduttore.
3. Controllo terminologico. Si verificano i termini professionali, le formulazioni giuridiche, i concetti medici e tecnici e le parole che contano per il settore. Per un cliente abituale questa verifica si fa sul suo glossario, non su un dizionario generico.
4. Verifica dei dati. Nomi, cognomi, date, numeri, indirizzi, codici e annotazioni ufficiali ricevono un controllo particolare. Questa fase è volutamente meccanica: il revisore non legge l'originale e la traduzione, ma li confronta voce per voce.
5. Formato finale e consegna. Il file viene controllato nel suo formato definitivo: tabelle, numerazione, ordine degli allegati, note che segnalano timbri e firme. Se necessario, viene preparato per l'autenticazione notarile o per l'apostille.
Che cosa si verifica esattamente
Completezza del documento
- Ci sono tutte le pagine, compresi i retri
- Ogni timbro è segnalato e descritto
- Le firme e la loro posizione
- Il timbro dell'apostille, se il documento lo ha
- Punti cancellati o corretti
Nomi e grafia
- Nome e cognome esattamente come nel passaporto
- La stessa grafia delle precedenti traduzioni del cliente
- Nomi geografici uniformi
- Denominazioni ufficiali di enti e organizzazioni
- Il nome dell'azienda secondo il glossario
Cifre e codici
- Le date e il loro formato per il Paese di destinazione
- Numeri e serie dei documenti
- Numeri personali e codici identificativi
- Importi, valuta e unità di misura
- Superfici, codici catastali, dosaggi medici
Il motivo più frequente per cui un ente restituisce un documento non compare in nessuno di questi elenchi: è la grafia del nome. Se in un pacchetto ci sono tre documenti e il nome è scritto in modo diverso in ciascuno, l'ente vede tre persone diverse. Per questo registriamo la vostra grafia già al primo ordine e continuiamo a usare la stessa forma anche anni dopo.
Errori tipici e perché si verificano
Un equivalente generico al posto di un termine specialistico. È l'errore più insidioso, perché il testo risulta grammaticalmente impeccabile. Nel linguaggio medico, giuridico e tecnico molti termini hanno un solo equivalente corretto e non esiste un sinonimo. Per questo un testo del genere viene sempre controllato da un revisore.
Formato della data. Un documento georgiano riporta spesso la data in lettere. La forma europea richiede le cifre nell'ordine giorno-mese-anno, quella americana mese-giorno-anno. Le stesse cifre indicano due date diverse nei due sistemi.
Un retro mancante. Molti certificati hanno un timbro, un'apostille o un'annotazione sul retro. Spesso viene tralasciato durante la scansione e anche il cliente se ne dimentica. Per questo verifichiamo se il documento ha un retro e ve lo chiediamo prima di tradurre.
Perdita del formato. Una tabella che nell'originale ha tre colonne è diventata testo semplice nella traduzione. Per un documento ufficiale questo è un problema: l'ente confronta visivamente il documento con l'originale e una struttura diversa suscita sospetti.
Incoerenza all'interno di un pacchetto. Quando quattro documenti vengono tradotti da quattro traduttori, il nome dello stesso ente può uscire in quattro modi diversi. Per questo un solo traduttore segue il pacchetto di un cliente.
Per quali documenti conta di più
Legali
- Contratti e relativi allegati
- Procure
- Atti giudiziari e sentenze
- Statuti e documenti societari
- Visure del registro
Medici
- Modulo 100 e certificati medici
- Diagnosi e lettera di dimissione
- Risultati degli esami di laboratorio
- Documentazione di studi clinici
- Prescrizioni e indicazioni del medico
Che cosa succede se si trova comunque un errore
Nessun processo è infallibile, e lo diciamo apertamente. Ciò che è garantito è quello che succede dopo.
Un errore accertato viene corretto gratuitamente, secondo le condizioni del servizio. Scriveteci quale punto esattamente è in questione e vi invieremo la versione corretta.
Se un ente ha restituito il documento a causa della traduzione, inviateci il testo scritto del rifiuto. Prepariamo di nuovo il pacchetto senza costi aggiuntivi e, se avete poco tempo, con priorità.
Se l'errore non è nostro - per esempio c'era un'imprecisione nell'originale oppure l'ente ha cambiato il suo modulo - ve lo diremo con altrettanta onestà e vi mostreremo come risolverlo. In questo caso la rielaborazione viene quotata a parte, ma sempre previo accordo.
Come verificare da soli una traduzione senza conoscere la lingua
Contate le pagine e i timbri
La traduzione deve avere tante pagine quante l'originale e ogni timbro deve essere segnalato. Se sul retro dell'originale c'è scritto qualcosa, deve comparire anche nella traduzione.
Confrontate ogni cifra
Date, numero del documento, numero personale, importi. È la parte che potete verificare anche senza conoscere la lingua, ed è proprio qui che si verificano gli errori più costosi.
Controllate il nome rispetto al passaporto
Nome e cognome devono coincidere con il passaporto lettera per lettera. Se avete più documenti, tutti devono usare la stessa forma.
Osservate la struttura
La traduzione deve somigliare visivamente all'originale: le stesse tabelle, la stessa numerazione, lo stesso ordine. Gli enti confrontano spesso i documenti affiancandoli.
Avete una domanda su un documento concreto o volete vedere come si presenta una nostra traduzione? Inviateci una foto oppure consultate gli esempi resi anonimi.
Chiama: 501 113 200Domande frequenti sulla qualità
Ogni documento viene controllato da un revisore?
Ogni documento passa per la verifica dei dati: nomi, cifre, date, completezza. Una fase di revisione separata è obbligatoria per i documenti legali, medici, tecnici e di più pagine. Su un certificato standard breve queste due funzioni vengono spesso svolte contemporaneamente.
Come faccio a sapere che la traduzione è buona se non conosco la lingua?
Tre segnali pratici. Primo: nomi e cifre, che potete controllare da soli senza conoscere la lingua. Secondo: la struttura, perché la traduzione deve somigliare visivamente all'originale. Terzo: la completezza, quindi contate le pagine e i timbri. Verifichiamo tutti e tre gli aspetti anche noi prima della consegna, ma un vostro controllo è sempre utile.
Posso vedere come si presenta una vostra traduzione?
Sì. La pagina esempi di traduzione contiene esempi in PDF resi anonimi per diversi tipi di documenti: certificati, un diploma, un contratto, un documento medico, versioni con autenticazione notarile e con apostille.
Usate la traduzione automatica?
No. Non inviamo il contenuto del documento di un cliente a sistemi di intelligenza artificiale e non usiamo l'IA per tradurre: è scritto anche nell'informativa sulla privacy. L'intero processo è svolto da persone. Anche nella nostra collaborazione con i traduttori, la consegna di una traduzione automatica non revisionata è motivo di interruzione della collaborazione.
La mia azienda ha una propria terminologia. Ne terrete conto?
Sì, anzi è preferibile. Un cliente abituale ha un glossario che registra il nome dell'azienda, le qualifiche, i nomi dei prodotti e i termini interni. Se avete già formulazioni consolidate, inviatecele: non cambiamo ciò che per voi funziona già.
In un ordine urgente si salta il controllo qualità?
No, non si salta nessuna fase. In modalità urgente cambia solo il fatto che l'ordine avanza nella coda e più persone ci lavorano contemporaneamente. Ciò che non può cambiare è l'orario del notaio e della Casa della Giustizia (Public Service Hall): se avete già un appuntamento, indicate l'orario nel vostro primo messaggio, così vi diremo il termine reale e non quello che vorreste.
Nell'originale c'è un errore. Dobbiamo correggerlo nella traduzione?
No, ed è una questione di principio. Una traduzione ufficiale rispecchia l'originale parola per parola, comprese le sue imprecisioni: altrimenti i documenti non corrisponderanno tra loro e l'ente si insospettirà. Se notiamo un errore nell'originale, ve lo segnaliamo prima della consegna, così potrete farlo correggere dall'ente che lo ha rilasciato. Solo dopo conviene tradurre.
Quanto rallenta il processo il controllo qualità?
Su un certificato standard praticamente per niente: è pronto lo stesso giorno o il giorno successivo. Su un diploma con supplemento o su un contratto di più pagine, la fase di revisione aggiunge di solito un giorno. Anche in modalità urgente questa fase non si salta, ma vi comunichiamo il termine in anticipo, così potrete decidere.
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