Wat is het verschil tussen een gewone en een notarieel gelegaliseerde vertaling van een diploma?

Wordt er een vertaling van een diploma besteld, dan is onze eerste vraag: waar gaat u het document indienen? Juist het antwoord op die vraag bepaalt of een gewone vertaling volstaat of dat u een notarieel gelegaliseerde nodig heeft. De vertaling zelf wordt in beide gevallen met dezelfde nauwkeurigheid gemaakt - alleen wie haar bevestigt en hoe, verschilt.

In dit artikel bekijken we wat elke vorm inhoudt, wat de notaris nodig heeft, hoe u de eis van de ontvanger leest, waarom een apostille op het origineel wordt geplaatst en niet op de vertaling, en waar het het vaakst misgaat. De algemene regel is er één: het laatste woord heeft de ontvanger, dus controleer altijd diens instructies.

Gewone vertaling

Een gewone vertaling wordt door een vertaler of een bureau gemaakt zonder tussenkomst van een notaris. Ze is geschikt waar de ontvanger alleen de inhoud hoeft te begrijpen:

• een voorlopige beoordeling door een universiteit, als het portaal geen legalisatie vereist;
• een cv, motivatiebrief of portfolio;
• een informatieve kopie voor een werkgever;
• voor uw eigen administratie.

Een gewone vertaling betekent niet "minder nauwkeurig". De vertaler vertaalt voornaam, achternaam, data, de naam van de studierichting en de toegekende kwalificatie met dezelfde zorg, omdat dezelfde tekst later vaak ook nog notarieel wordt gelegaliseerd. Het enige verschil is dat de vertaling niet vergezeld gaat van een notariële akte, en dat haar kracht afhangt van het vertrouwen van de ontvanger.

Notarieel gelegaliseerde vertaling

Bij een notarieel gelegaliseerde vertaling ondertekent de vertaler in aanwezigheid van een notaris, en de notaris bevestigt de echtheid van de handtekening van de vertaler. Een belangrijk detail: de notaris controleert de inhoud van de vertaling niet. De vertaler is verantwoordelijk voor de juistheid, de notaris ervoor dat het juist deze vertaler is die heeft getekend.

Een notarieel gelegaliseerde vertaling is nodig wanneer het diploma in een administratieve of juridische procedure wordt gebruikt:

• toelating tot een buitenlandse universiteit, als legalisatie uitdrukkelijk wordt vereist;
• een werkvisum en erkenning van kwalificaties;
• indiening bij een ambassade;
• erkenning van buitenlands onderwijs in Georgië - het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs (NCEQE) aanvaardt een document in een vreemde taal alleen met een notarieel gelegaliseerde Georgische vertaling.

Wat de notaris nodig heeft

Voor notariële legalisatie moet aan enkele voorwaarden worden voldaan. Kent u ze vooraf, dan verloopt het proces vlot:

• Het origineel of een kopie ervan. De vertaling is aan een concreet document gekoppeld, dus het moet zichtbaar zijn wat er is vertaald. Welke vorm in uw geval geschikt is, stemmen we af bij de bestelling;
• De aanwezigheid van de vertaler. De vertaler ondertekent de vertaling in aanwezigheid van de notaris, dus een notarieel gelegaliseerde vertaling vraagt altijd de persoonlijke medewerking van de vertaler;
• De vertaling samen met het document. In de regel wordt de vertaling met het document samengebonden tot één geheel met de legalisatieverklaring van de notaris. Zo ziet de ontvanger dat de vertaling bij precies dit document hoort;
• De volledige tekst. Alles op het document wordt vertaald: stempels, handtekeningen, zegels en, als die al is geplaatst, ook de apostille.

In deze fase controleert de notaris de identiteit en de handtekening van de vertaler, niet de taalkundige juistheid van de vertaling. Daarom moet de controle van de tekst vóór de legalisatie zijn afgerond - daarna betekent een wijziging in de tekst al een nieuwe legalisatie.

Vergelijking

• Wie bevestigt: de gewone - de vertaler of het bureau; de notarieel gelegaliseerde - de notaris, de handtekening van de vertaler;
• Verantwoordelijkheid voor de juistheid: in beide gevallen de vertaler;
• Overheidsinstanties: aanvaarden de gewone zelden, de notarieel gelegaliseerde wel;
• Apostille op de vertaling: in Georgië op geen van beide - de apostille komt op het originele diploma;
• Doorlooptijd bij TARGMANEBI: beide dezelfde of de volgende dag.

Waarom een notarieel gelegaliseerde vertaling meer zorg vraagt

Een fout corrigeren in een notarieel gelegaliseerde vertaling is lastiger. Bij een gewone vertaling verbetert de vertaler het verkeerde woord en stuurt u het bestand opnieuw. Bij een notarieel gelegaliseerde vertaling is de vertaling aan een notariële akte gehecht, dus een correctie vraagt vaak een nieuwe legalisatie - dat wil zeggen een nieuw bezoek aan de notaris. Juist daarom controleren we bij de vertaling van een diploma vóór de legalisatie apart de voornaam, achternaam, geboortedatum en het diplomanummer, en als onze fout wordt bevestigd, corrigeren we die dezelfde of de volgende werkdag.

Nog een principe dat voor beide vormen geldt: we gebruiken geen kunstmatige intelligentie voor de inhoud van een document van een klant, en de vertaler krijgt alleen het deel dat hij of zij moet vertalen. Een diploma bevat persoonsgegevens, en de tekst ervan komt alleen terecht bij degene die eraan werkt.

Een derde mogelijkheid: gewaarmerkte vertaling (certified translation)

Het Verenigd Koninkrijk, de VS en sommige andere landen vereisen vaak geen notaris - een schriftelijke bevestiging van de vertaler of het bureau dat de vertaling volledig en juist is, volstaat. Uitgebreid: gewaarmerkte vertaling.

De vorm wordt bepaald door de ontvanger, niet door u en niet door het bureau. Zoek vóór het bestellen in de eisen van het portaal of de ambassade naar de woorden "notarized", "certified" of "sworn".

Hoe u de eis van de ontvanger leest

Universiteiten, ambassades en werkgevers gebruiken verschillende termen, en hetzelfde woord kan in verschillende landen iets anders betekenen. De algemene richtlijn is deze:

• "notarized translation" - betekent meestal een vertaling waarop een notaris de handtekening van de vertaler bevestigt. In Georgië is dat precies een notarieel gelegaliseerde vertaling;
• "certified translation" - vaak volstaat een schriftelijke bevestiging van de vertaler of het bureau dat de vertaling volledig en juist is. Sommige ontvangers bedoelen met dit woord echter ook notariële legalisatie;
• "sworn translation" - in landen waar het instituut van de beëdigd vertaler bestaat, is dit een vertaling door een vertaler die door dat land is gemachtigd. Staat dit woord in de eis, ga dan na of een in Georgië notarieel gelegaliseerde vertaling wordt aanvaard;
• "official translation" - de vaagste formulering, die zowel notarieel gelegaliseerd als gewaarmerkt kan betekenen. In zo'n geval kunt u het best rechtstreeks bij de ontvanger navragen.

Staat er in de eis alleen "translation", zonder extra woord, dan volstaat vaak een gewone vertaling. Maar twijfelt u, vraag het dan liever vooraf aan de ontvanger dan dat het document wordt teruggestuurd en u de deadline mist.

Apostille op het diploma, niet op de vertaling

In Georgië krijgt een notarieel gelegaliseerde vertaling geen apostille: de notaris waarmerkt alleen de handtekening van de vertaler, en de apostille komt op het originele document (of op een notarieel gewaarmerkte kopie ervan).

Een apostille op een diploma is een andere procedure: het besluit daarover neemt het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs, en de aanvraag wordt ingediend via het Huis van Justitie (Public Service Hall). Deze apostille wordt op het origineel geplaatst en moet vóór de vertaling gebeuren, zodat ze in de vertaling wordt weergegeven. Uitgebreid: apostille op een diploma en apostille en legalisatie.

Sommige ontvangers willen ook de vertaling zelf bevestigd zien. In dat geval kan het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten (Public Service Development Agency) het diploma in een van acht talen vertalen en op die eigen vertaling een apostille plaatsen; vraag anders de ontvanger of onze notarieel gelegaliseerde vertaling naast het diploma met apostille volstaat. Het verschil tussen de twee stappen wordt apart uitgelegd op de pagina notariële legalisatie of apostille.

Veelgemaakte fouten

• Overbodige legalisatie. Een cv, motivatiebrief en portfolio zijn geen officiële documenten en hebben in de regel geen notaris nodig. Legalisatie geeft zo'n tekst geen extra kracht;
• Vertaling vóór de apostille. Is het diploma eerst vertaald en de apostille pas daarna geplaatst, dan komt de apostille niet in de vertaling voor. De ontvanger kan zo'n pakket als onvolledig beschouwen, en u heeft de vertaling mogelijk opnieuw nodig;
• Een naam die afwijkt van het paspoort. Een Georgische naam kan op verschillende manieren in Latijns schrift worden getranslitereerd. In de vertaling moeten voornaam en achternaam letter voor letter overeenkomen met het paspoort, anders kan de ontvanger zich afvragen of het om dezelfde persoon gaat. Stuur ons bij de bestelling dus ook een kopie van het paspoort;
• De vorm op de gok kiezen. Sommigen bestellen een notarieel gelegaliseerde "voor de zekerheid", anderen juist een gewone, in de hoop dat die wordt aanvaard. In beide gevallen kunt u beter eerst de eis van de ontvanger lezen;
• Een diploma zonder supplement. De cijferlijst of het supplement wordt vaak samen met het diploma gevraagd. Vertaalt één vertaler beide, dan zijn de terminologie en de spelling van de naam gelijk.

Hoe een notarieel gelegaliseerde vertaling tot stand komt

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's