Dit artikel heeft één doel: dat deze situatie u niet overkomt. Hieronder vindt u de concrete redenen die we in de praktijk tegenkomen, en een controle die een minuut kost en u een verloren dag bespaart.
Voordat we bij de redenen komen, moet één ding duidelijk zijn: wat een notaris eigenlijk bevestigt. Een misverstand over deze vraag is zelf al de bron van veel problemen.
Wat een notaris eigenlijk bevestigt
Een notarieel gelegaliseerde vertaling is een vertaling waarbij de notaris de echtheid van de handtekening van de vertaler bevestigt. Dat is de precieze formulering, en wie die begrijpt, begrijpt veel.
De notaris controleert niet of de vertaling juist is. Misschien begrijpt hij de taal van de vertaling helemaal niet. Zijn taak is te bevestigen dat dit document is ondertekend door een bepaalde, bevoegde persoon van wie hij de identiteit heeft vastgesteld.
Daarom blijft de verantwoordelijkheid voor de inhoud van de vertaling bij het bureau en de vertaler - en juist daarom hebben wij een verplichte redactiefase, waarin cijfers en namen met het origineel worden vergeleken.
En om dezelfde reden: u hoeft niet zelf bij de notaris aanwezig te zijn. De vertaler ondertekent, niet u. Uw aanwezigheid is alleen vereist wanneer u zelf de ondertekenaar van het document bent - bij een volmacht of een toestemming.
Wat de notaris werkelijk nodig heeft, is het originele document. En bijna elke reden voor weigering houdt juist verband met het origineel.
Acht redenen waarom een notaris weigert
De staat van het document
- Het origineel werd niet getoond - alleen een fotokopie
- Het document is beschadigd of gedeeltelijk onleesbaar
- Het is gelamineerd - er een stempel op zetten is fysiek onmogelijk
- Het zegel is onduidelijk of uitgelopen
Formele gebreken
- Het document mist de handtekening of het zegel van de afgevende instantie
- Een gecorrigeerde plek is niet naar behoren gewaarmerkt
- Het document zelf moet eerst gewaarmerkt worden
- Een buitenlands document heeft geen apostille of legalisatie
Wat niets met de vertaling te maken heeft
- Al deze redenen zitten in het document, niet in de vertaling
- De vertaling opnieuw laten maken helpt helemaal niets
- Eerst moet het document in orde worden gebracht
- Pas daarna heeft vertalen zin
Lamineren verdient een apart woord, omdat het het meest schrijnende geval is. Veel mensen denken dat lamineren een document beschermt. In werkelijkheid maakt het een document vaak onbruikbaar: een notaris kan een gelamineerd document niet legaliseren en er kan geen apostille op worden geplaatst, omdat het stempel fysiek op het papier moet worden aangebracht. Heeft u een belangrijk document - lamineer het niet.
Buitenlandse documenten - een apart geval
Bij een document dat uit het buitenland is meegebracht, is de reden voor weigering bijna altijd dezelfde: het document heeft geen apostille of consulaire legalisatie.
De logica is eenvoudig. Een Georgische instantie kan niet vaststellen of bijvoorbeeld het zegel van een Griekse gemeente echt is. Daarom is een bevestiging nodig die door het land van afgifte zelf is afgegeven - dat is de apostille.
Een cruciaal detail waardoor veel mensen vertraging oplopen: de apostille wordt alleen in het land van afgifte geplaatst. Op een Duits document - in Duitsland, op een Turks document - in Turkije. In Georgië is dat onmogelijk, hoe dringend de zaak ook is.
Een Georgisch document krijgt dus een apostille in Georgië, en een buitenlands document in het land dat het heeft afgegeven. Neemt u een buitenlands document mee, regel de apostille daarvan dan daar, vóór uw reis. Bent u in het buitenland en heeft een Georgisch document een apostille nodig, dan is de weg een volmacht: een gemachtigde of wij voeren het proces in Georgië uit. Wij werken alleen in Georgië, dus de apostille op een buitenlands document wordt in het land van afgifte verkregen door uzelf of door een vertegenwoordiger daar.
Een volledige uitleg over wat in uw geval nodig is: apostille of legalisatie.
De controle van vijf minuten die alles verandert
Loop het document na aan de hand van deze lijst voordat u de vertaling bestelt. Het kost een paar minuten en bespaart u vaak de hele cyclus.
1. Heeft u het origineel? Geen scan, geen fotokopie, geen foto - het fysieke origineel. Zo niet, vraag dan eerst een nieuw uittreksel aan bij de afgevende instantie.
2. Is alles leesbaar? De tekst, zegels, handtekeningen, data. Is een plek versleten of uitgelopen, dan kan de notaris weigeren.
3. Is het gelamineerd? Zo ja, vraag dan eerst een nieuw exemplaar aan. Met een gelamineerd exemplaar is de procedure vaak onmogelijk.
4. Bekijk de achterkant. Een zegel, een aantekening, een apostille - op veel akten staat belangrijke informatie op de achterkant.
5. Is het verlopen? Uittreksels uit het strafregister en andere uittreksels hebben een geldigheidsduur. Vraagt de ontvanger een nieuw exemplaar, dan heeft u met een oud exemplaar niets, noch bij de notaris, noch bij de instantie.
Twijfelt u over een van de punten, stuur ons dan een foto voordat u ergens voor betaalt. Deze controle kost niets.
De volgorde van de documenten - waar het probleem ontstaat
De tweede grote bron van weigeringen is niet het document zelf, maar de volgorde waarin u de fasen doorloopt. Drie typische scenario's die we in de praktijk tegenkomen.
Scenario één: de apostille als laatste. Iemand liet het document vertalen, liet het notarieel legaliseren en ging daarna voor de apostille - en toen bleek dat de apostille op het origineel had moeten staan, vóór de vertaling. Gevolg: de tekst van de apostille komt in de vertaling niet voor en het ontvangende land aanvaardt het pakket niet. De cyclus begint opnieuw.
Scenario twee: eerst het uittreksel, de termijn later. Men vroeg een uittreksel uit het strafregister aan, liet er een apostille op plaatsen, liet het vertalen en notarieel legaliseren - en voordat men bij het consulaat was, was het uittreksel verlopen. Elke fase was juist, maar de planning niet. Daarom moet een proces met documenten van beperkte geldigheid van achteren naar voren worden gepland, niet van voren naar achteren.
Scenario drie: het pakket stukje bij beetje. Drie van de vijf documenten werden in de ene maand gedaan, twee in de volgende maand bij een ander bureau. Gevolg: de naam is op twee verschillende manieren gespeld en de instantie ziet twee verschillende personen. De notaris controleert dat niet - het komt na de indiening aan het licht, bij de ontvanger.
Alle drie de gevallen voorkomt u met één vraag: voor wie is het document, en uiterlijk wanneer. Juist daarom stellen we die vraag aan het begin van elke opdracht - niet uit nieuwsgierigheid.
Wat te doen als u al bent geweigerd
Vraag naar de precieze reden
Vraag de notaris wat precies het probleem is en onthoud de formulering. "Het gaat niet" is niet genoeg - u heeft de precieze reden nodig, zodat we kunnen nagaan hoe het op te lossen is.
Schrijf ons de reden
Stuur ons het antwoord van de notaris en een foto van het document. We zeggen u of het te herstellen is of dat er een nieuw exemplaar nodig is - en dit advies is gratis.
Breng het document in orde
Een nieuw uittreksel, waarmerking door de afgevende instantie of een apostille - precies wat er ontbreekt. De vertaling opnieuw laten maken is in deze fase meestal niet nodig.
Legalisatie van het herstelde document
Hebben wij de vertaling gemaakt en is het document alleen formeel in orde gebracht, dan betaalt u niet opnieuw voor de vertaling - alleen de legalisatieprocedure wordt herhaald.
Heeft een notaris geweigerd, of twijfelt u of uw document volstaat? Stuur ons een foto - de voorafgaande controle is gratis en bespaart vaak de hele cyclus.
Bellen: 501 113 200Veelgestelde vragen
Controleert de notaris de kwaliteit van de vertaling?
Nee. De notaris bevestigt de echtheid van de handtekening van de vertaler en begrijpt de doeltaal misschien helemaal niet. Het bureau en de betreffende vertaler zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de vertaling. Juist daarom hebben we een aparte redactiefase, waarin cijfers en namen met het origineel worden vergeleken.
Moet ik zelf bij de notaris aanwezig zijn?
Voor de legalisatie van een vertaling - nee. De vertaler ondertekent, niet u. Uw persoonlijke aanwezigheid is alleen vereist wanneer u zelf de ondertekenaar van het document bent: een volmacht, een toestemming, een verklaring. In dat geval stelt de notaris uw identiteit en uw wil vast.
Ik heb een gelamineerd diploma. Wat nu?
Helaas zijn zowel notariële legalisatie als een apostille op een gelamineerd document vaak onmogelijk, omdat het stempel fysiek op het papier moet worden aangebracht. De uitweg is een nieuw exemplaar of een duplicaat aan te vragen bij de instelling die het heeft afgegeven. We raden af de laminering te verwijderen - dat beschadigt het document meestal en maakt het alleen maar erger.
Volstaat een fotokopie echt niet?
Een gewone fotokopie - nee. Een notarieel gewaarmerkt afschrift volstaat wel, waarop de notaris heeft bevestigd dat het met het origineel overeenkomt. Dat is een aparte procedure en wordt gebruikt wanneer het origineel bij u moet blijven. Meer daarover: waarmerking van een afschrift van een document.
Ik heb een buitenlands document zonder apostille. Welke mogelijkheden zijn er?
De enige weg is de apostille te laten plaatsen in het land dat het document heeft afgegeven - in Georgië is dat onmogelijk. Kunt u er niet heen, regel het dan met een volmacht: een gemachtigde doet het ter plaatse. In sommige gevallen geeft de ambassade van dat land in Tbilisi een verklaring af die een oplossing kan blijken - bel ons, dan bekijken we uw concrete situatie.
Moet ik opnieuw voor de vertaling betalen?
Hebben wij de vertaling gemaakt en ligt de reden voor de weigering in de formele staat van het document - nee. Nadat het document in orde is gebracht, wordt alleen de legalisatieprocedure herhaald. Heeft u een nieuw exemplaar aangevraagd waarvan de inhoud anders is - bijvoorbeeld een nieuwe datum en een nieuw nummer - dan moet de vertaling worden bijgewerkt, maar dat is meestal een kleine correctie, geen nieuw werk.