Vertaling van aanbestedingsdocumenten

TARGMANEBI vertaalt aanbestedingsdocumenten in beide richtingen: de voorwaarden van een buitenlandse aanbesteding naar het Georgisch, zodat uw team de eisen precies begrijpt, en uw inschrijving naar een vreemde taal, zodat de beoordelingscommissie haar volledig kan beoordelen. Bij een groot pakket zetten we tegelijk een team van vertalers in en leveren we de vertaling dezelfde of de volgende dag.

De drie lagen van een aanbestedingsdossier

Het juridische deel: één woord bepaalt een verplichting

Worden "shall" en "may" in de contractvoorwaarden door elkaar gehaald, dan wordt een verplichting een aanbeveling. "Liquidated damages" is een vooraf in het contract vastgelegde boete, in het Georgisch "pirgasamtekhlo" (contractuele boete), en niet een letterlijk "likvidirebuli zarali" ("geliquideerde schade"). "Employer", "Contractor" en "Engineer" zijn welomschreven rollen in contracten naar FIDIC-model en moeten in het hele pakket op dezelfde manier worden benoemd.

Het juridische deel wordt verzorgd door een vertaler met ervaring in juridisch vertalen. Vertaling en waarmerking van registratiedocumenten van het bedrijf: vertaling van een uittreksel uit het register.

Het financiële deel: de getallen veranderen niet

In het financiële deel mag geen enkel getal, geen eenheid en geen decimaalteken veranderen. Excel-formules, de structuur van de werkbladen en celverwijzingen blijven ongewijzigd; alleen de tekstvelden worden vertaald: de omschrijvingen van de werkzaamheden, de eenheden en de opmerkingen.

In de BoQ moet de omschrijving van een post precies overeenkomen met de technische specificatie. Staat er in de specificatie "betonis mosamzadebeli pena" (werkvloer van beton), dan gebruikt de BoQ precies dezelfde vorm, zodat de beoordelaar beide documenten gemakkelijk naast elkaar kan leggen.

Het technische deel

De Terms of Reference en de specificaties vormen de kern van een aanbesteding: daaraan wordt de inschrijving getoetst om te bepalen of zij aan de eisen voldoet. Elke bepaling van de ToR wordt volledig vertaald, zodat uw team geen enkele "verplichte eis" mist.

Aanbestedingstekeningen vertalen we rechtstreeks in het CAD-bestand, met behoud van lagen en maten: vertaling van technische tekeningen. Handleidingen en datasheets van apparatuur worden vertaald met dezelfde terminologie als de specificatie.

Hoe we een groot pakket binnen een krappe termijn leveren

Een groot aanbestedingsdossier kan niet aan één vertaler worden toevertrouwd. Ons proces draait om teamwerk zonder verlies van consistentie:

• De projectmanager neemt het pakket in ontvangst, berekent de omvang en verdeelt het in juridische, financiële en technische blokken;
• Een termbase wordt opgesteld voordat het werk begint: de namen van de opdrachtgever, het project, de objecten en de kernbegrippen worden één keer vastgelegd;
• Parallelle vertaling - elk blok wordt vertaald door een vertaler met de juiste specialisatie. Iedereen werkt in realtime met één Translation Memory;
• Eén redactie - één redacteur leest het hele pakket, zodat termen en rollen in elk document op dezelfde manier worden weergegeven;
• Controle van de vorm - de aanbestedingsformulieren komen terug in precies de structuur die de aanbestedende partij vereist: dezelfde nummering, velden en plaatsen voor handtekeningen.

Onherstelbare fouten waarop we controleren

• Een onvolledig antwoord op een eis - een overgeslagen bepaling van de ToR kan een reden worden om de inschrijving uit te sluiten;
• Inconsistente termen - dezelfde werkzaamheid moet in de technische offerte en in de prijsopgave dezelfde naam hebben;
• Fouten in getallen - termijnen, hoeveelheden, percentages en eenheden worden in een aparte fase met het origineel vergeleken;
• Gewijzigde formulieren - schrijft de aanbestedende partij een bepaald formulier voor, dan behouden we de structuur ervan en maken we geen eigen versie.

Uw inschrijving in een vreemde taal: wat de commissie leest

Wanneer een Georgisch bedrijf meedoet aan een internationale aanbesteding, ziet de beoordelingscommissie de inschrijving alleen in vertaling. De technische score hangt af van hoe duidelijk daaruit blijkt dat het bedrijf aan elke eis voldoet. Daarom volgen we bij de vertaling van een inschrijving een paar regels:

• De taal van de ToR spiegelen - staat er in de Terms of Reference "The Contractor shall provide", dan begint het antwoord met dezelfde term, zodat de beoordelaar eis en antwoord binnen enkele seconden met elkaar kan verbinden;
• Compliance matrix - vraagt de aanbestedende partij om een Compliance Matrix, dan wordt elke rij van de tabel vertaald met het bepalingsnummer uit het origineel;
• De toon van de methodologie - de tekst is geschreven in actieve, concrete formuleringen, de gebruikelijke standaard voor een internationale beoordelaar;
• Cv's en ervaring - functies, projectnamen en opdrachtgevers worden in elk cv en in de referentietabel op dezelfde manier benoemd.

Een goed vertaalde inschrijving zet de commissie er niet toe aan om aanvullende verduidelijking te vragen, wat tijd bespaart in de beoordelingsfase en het risico verkleint.

Tweetalige inschrijvingen en de doorslaggevende taal

Sommige aanbestedende partijen vragen de inschrijving in twee talen, bijvoorbeeld in het Georgisch en het Engels, en bepalen in het contract welke taal bij een afwijking voorrang heeft. In dat geval moeten beide versies elkaars spiegelbeeld zijn: dezelfde structuur, nummering, tabellen en getallen.

Tweetalige documenten stellen we op in parallelle kolommen of als aparte bestanden, zoals de aanbestedende partij vereist, en aan het eind vergelijken we beide versies bepaling voor bepaling. Bijzondere aandacht gaat uit naar getallen, termijnen en de formulering van verplichtingen, want juist daar leidt een afwijking tot een geschil.

Verduidelijkingen, addenda en de laatste uren voor de termijn

De voorwaarden van een aanbesteding veranderen vaak nog vóór de indiening. De aanbestedende partij publiceert Addenda, antwoorden op vragen van inschrijvers (Clarifications) en gewijzigde formulieren. Elk zo'n document kan de termijn, de omvang of een technische eis wijzigen.

• addenda vertalen we met dezelfde termbase als het hoofdpakket, zodat de wijziging meteen zichtbaar is;
• uw vragen aan de aanbestedende partij vertalen we kort en precies, met verwijzingen naar de bepalingen van de ToR;
• wijzigt een addendum een document dat al vertaald is, dan corrigeren we alleen het gewijzigde deel en markeren we de wijzigingen apart voor u.

Na de aanbesteding: de contractfase

Na een gunning groeit het vertaalvolume vaak: het contract ter ondertekening, Method Statements, voortgangsrapporten, correspondentie met de Engineer en opleveringsverklaringen.

Het Translation Memory en de termbase die in de aanbestedingsfase zijn opgebouwd, blijven in de contractfase in gebruik. Zo hebben dezelfde werkzaamheid, hetzelfde object en dezelfde rol dezelfde naam in het contract, de rapporten en de correspondentie, wat vooral bij een geschil van belang is.

Notariële legalisatie, apostille en vertrouwelijkheid

Bij sommige aanbestedingen is een notarieel gelegaliseerde vertaling van de bedrijfsdocumenten of een apostille vereist. De notariële legalisatie regelen we parallel met de vertaling, zodat het pakket binnen één tijdlijn klaar is. De termijn voor het afgeven van een apostille wordt bepaald door de bevoegde overheidsinstantie en moet apart worden ingepland. Uitgebreid: notariële legalisatie en apostille.

Een inschrijving bevat bedrijfsgeheimen: prijzen, methodologie en gegevens van onderaannemers. Alleen het projectteam heeft toegang tot de bestanden, en op verzoek ondertekenen we een geheimhoudingsovereenkomst (NDA).

Meestal vertalen we uit het Georgisch naar het Engels en uit het Engels naar het Georgisch, en ook van en naar het Russisch, Turks, Duits en Frans. Een groot deel van de aanbestedingen die door internationale financiële instellingen worden gefinancierd, is in het Engels.

Hoe plant u de vertaling van een aanbesteding

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's