Kwaliteitscontrole is voor ons geen subjectief oordeel. Het is een concrete, herhaalbare checklist en een proces in vijf fasen dat elk officieel document doorloopt. Hoe kritischer het document - juridisch, medisch, technisch - hoe meer fasen erbij betrokken zijn.
Dit proces is onmisbaar wanneer een document wordt gebruikt bij een ambassade, een consulaat, een rechtbank, een bedrijf, een kliniek, een universiteit of een overheidsinstantie van een ander land. Met andere woorden: bijna altijd.
Vijf fasen
1. Analyse van het document. We stellen vast om welk soort document het gaat, waarvoor het wordt gebruikt, wat de taalrichting is, wat de termijn is en welke vorm van waarmerking vereist is. Hier wordt de ene vraag gesteld die ons de meeste problemen bespaart: voor wie is het document bedoeld? De ontvanger bepaalt zowel de stijl als de vorm.
2. Vertaling door een vakspecialist. Het document gaat naar een ervaren vertaler op het betreffende gebied - juridisch, medisch, technisch, financieel of een ander vakgebied. Heeft een klant meerdere documenten, dan vertaalt één vertaler ze allemaal.
3. Terminologiecontrole. Vaktermen, juridische formuleringen, medische en technische begrippen en de woorden die in het vakgebied ertoe doen worden gecontroleerd. Voor een vaste klant gebeurt die controle aan de hand van diens termenbestand, niet van een algemeen woordenboek.
4. Controle van gegevens. Voornamen, achternamen, datums, nummers, adressen, codes en officiële vermeldingen krijgen een aparte controle. Deze fase is bewust mechanisch: de redacteur leest het origineel en de vertaling niet, maar vergelijkt ze punt voor punt.
5. Eindopmaak en levering. Het bestand wordt in zijn definitieve vorm gecontroleerd - tabellen, nummering, volgorde van de bijlagen, de aantekeningen bij stempels en handtekeningen. Waar nodig wordt het voorbereid voor notariële legalisatie of een apostille.
Wat er precies wordt gecontroleerd
Volledigheid van het document
- Alle pagina's zijn aanwezig, ook de achterzijden
- Elk stempel is aangegeven en beschreven
- Handtekeningen en hun plaats
- De apostille, als het document er een heeft
- Doorgehaalde of gecorrigeerde plaatsen
Namen en schrijfwijze
- Voornaam en achternaam exact zoals in het paspoort
- Dezelfde schrijfwijze als in eerdere vertalingen van de klant
- Consequente aardrijkskundige namen
- Officiële namen van instanties en organisaties
- De bedrijfsnaam volgens het termenbestand
Cijfers en codes
- Datums en hun notatie voor het land van bestemming
- Documentnummers en series
- Persoonsnummers en identificatiecodes
- Bedragen, valuta en eenheden
- Oppervlakten, kadastrale codes, medische doseringen
De meest voorkomende reden waarom een instantie een document terugstuurt, staat op geen van deze lijsten - het is de schrijfwijze van de naam. Bevat een pakket drie documenten en is de naam in elk anders geschreven, dan ziet de instantie drie verschillende personen. Daarom leggen we uw schrijfwijze vast bij uw allereerste bestelling en gebruiken we jaren later nog dezelfde vorm.
Typische fouten en hoe ze ontstaan
Een algemeen equivalent van een vakterm. De verraderlijkste fout, omdat de tekst grammaticaal foutloos leest. In medische, juridische en technische taal hebben veel termen maar één juist equivalent en bestaat er geen synoniem. Daarom controleert een redacteur zo'n tekst altijd.
Datumnotatie. In een Georgisch document staat de datum vaak in woorden. De Europese notatie vraagt cijfers in de volgorde dag-maand-jaar, de Amerikaanse maand-dag-jaar. Dezelfde cijfers betekenen in de twee systemen twee verschillende datums.
Een ontbrekende achterzijde. Veel verklaringen hebben op de achterzijde een stempel, een apostille of een aantekening. Die wordt bij het scannen vaak overgeslagen en ook de klant vergeet hem. Daarom gaan we na of het document een achterzijde heeft en vragen we u die op te sturen voordat we vertalen.
Verlies van opmaak. Een tabel met drie kolommen in het origineel is in de vertaling gewone tekst geworden. Voor een officieel document is dat een probleem: de instantie vergelijkt het document visueel met het origineel, en een andere structuur wekt argwaan.
Inconsistentie binnen een pakket. Als vier documenten door vier vertalers worden vertaald, kan de naam van dezelfde instantie op vier manieren uitkomen. Daarom volgt één vertaler het pakket van één klant.
Voor welke documenten dit het zwaarst weegt
Juridisch
- Contracten en hun bijlagen
- Volmachten
- Processtukken en vonnissen
- Statuten en vennootschapsdocumenten
- Uittreksels uit het register
Medisch
- Formulier 100 en medische verklaringen
- Diagnose en ontslagbrief
- Uitslagen van laboratoriumonderzoek
- Documentatie van klinische studies
- Recepten en artsenvoorschriften
Wat er gebeurt als er toch een fout wordt gevonden
Geen enkel proces is onfeilbaar, en dat zeggen we openlijk. Wat wel gegarandeerd is, is wat er daarna gebeurt.
Een bevestigde fout wordt kosteloos gecorrigeerd, overeenkomstig de dienstvoorwaarden. Schrijf ons om welke plaats het precies gaat, en wij sturen u de gecorrigeerde versie.
Heeft een instantie het document teruggestuurd vanwege de vertaling, stuur ons dan de schriftelijke tekst van de weigering. We bereiden het pakket zonder extra betaling opnieuw voor en, als u weinig tijd heeft, met voorrang.
Ligt de fout niet bij ons - stond er bijvoorbeeld een onjuistheid in het origineel of heeft de instantie haar formulier gewijzigd - dan zeggen we u ook dat eerlijk en laten we zien hoe het op te lossen is. In dat geval wordt het herstelwerk apart geprijsd, maar altijd na voorafgaande afspraak.
Zo controleert u zelf een vertaling, zonder de taal te kennen
Tel de pagina's en de stempels
De vertaling moet evenveel pagina's hebben als het origineel en elk stempel moet zijn aangegeven. Staat er iets op de achterzijde van het origineel, dan moet dat ook in de vertaling terugkomen.
Vergelijk elk cijfer
Datums, documentnummer, persoonsnummer, bedragen. Dit deel kunt u ook zonder kennis van de taal controleren - en juist hier ontstaan de duurste fouten.
Controleer de naam aan de hand van het paspoort
Voornaam en achternaam moeten letter voor letter overeenkomen met het paspoort. Heeft u meerdere documenten, dan moeten ze allemaal dezelfde vorm gebruiken.
Kijk naar de structuur
De vertaling moet er visueel uitzien als het origineel: dezelfde tabellen, dezelfde nummering, dezelfde volgorde. Instanties leggen documenten vaak naast elkaar.
Heeft u een vraag over een concreet document of wilt u zien hoe onze vertaling eruitziet? Stuur ons een foto of bekijk de geanonimiseerde voorbeelden.
Bellen: 501 113 200Veelgestelde vragen over kwaliteit
Controleert een redacteur elk document?
Elk document doorloopt de controle van gegevens - namen, cijfers, datums, volledigheid. Een aparte redactiefase is verplicht voor juridische, medische, technische en meerpaginadocumenten. Bij een korte standaardverklaring worden deze twee functies vaak tegelijk uitgevoerd.
Hoe weet ik dat de vertaling goed is als ik de taal niet ken?
Drie praktische kenmerken. Ten eerste namen en cijfers: die kunt u zelf controleren, zonder de taal te kennen. Ten tweede de structuur: de vertaling moet er visueel uitzien als het origineel. Ten derde de volledigheid: tel de pagina's en de stempels. Wij controleren alle drie ook vóór levering, maar uw eigen controle is altijd nuttig.
Kan ik zien hoe uw vertaling eruitziet?
Ja. Op de pagina vertaalvoorbeelden staan geanonimiseerde pdf-voorbeelden van verschillende soorten documenten - akten, een diploma, een contract, een medisch document, notarieel gelegaliseerde versies en versies met apostille.
Gebruikt u machinevertaling?
Nee. We sturen de inhoud van het document van een klant niet naar systemen voor kunstmatige intelligentie en gebruiken geen AI om te vertalen - dat staat ook in het privacybeleid. Het hele proces wordt door mensen uitgevoerd. Ook in onze samenwerking met vertalers is het leveren van onbewerkte machinevertaling een reden om de samenwerking te beëindigen.
Mijn bedrijf heeft eigen terminologie. Houdt u daar rekening mee?
Ja, en dat heeft zelfs de voorkeur. Een vaste klant krijgt een termenbestand waarin de bedrijfsnaam, functies, productnamen en interne termen zijn vastgelegd. Heeft u al vaste formuleringen, stuur ze ons dan - we veranderen niet wat voor u al werkt.
Wordt de kwaliteitscontrole bij een spoedopdracht overgeslagen?
Nee, er wordt geen enkele fase overgeslagen. Bij spoed verandert alleen dat de opdracht naar voren schuift in de wachtrij en dat er meer mensen tegelijk aan werken. Wat niet kan veranderen, is het rooster van de notaris en het Huis van Justitie (Public Service Hall) - heeft u dus al een afspraak, vermeld het tijdstip dan in uw allereerste bericht, zodat we u de werkelijke termijn noemen en niet de termijn die u zou willen.
Er staat een fout in het origineel. Moeten we die in de vertaling verbeteren?
Nee, en dat is een principekwestie. Een officiële vertaling geeft het origineel woord voor woord weer, inclusief de onjuistheden - anders komen de documenten niet met elkaar overeen en wordt de instantie argwanend. Zien we een fout in het origineel, dan melden we die vóór levering, zodat u hem door de afgevende instantie kunt laten corrigeren. Pas daarna heeft vertalen zin.
Hoeveel vertraagt de kwaliteitscontrole het proces?
Bij een standaardverklaring vrijwel niet - die is dezelfde of de volgende dag klaar. Bij een diploma met supplement of een contract van meerdere pagina's voegt de redactiefase meestal één dag toe. Ook bij spoed wordt deze fase niet overgeslagen - maar we noemen u de termijn vooraf, zodat u zelf kunt beslissen.
Gerelateerde pagina's
Hoe we werken
- Ons team
- Vertaalvoorbeelden
- Vertrouwelijkheid
- Dienstvoorwaarden
- Redactie en correctie
- Juridische informatie