Czym różni się zwykłe tłumaczenie dyplomu od poświadczonego notarialnie?

Gdy ktoś zamawia tłumaczenie dyplomu, pierwsze pytanie, jakie zadajemy, brzmi: gdzie złożą Państwo dokument? Właśnie odpowiedź na to pytanie decyduje, czy wystarczy tłumaczenie zwykłe, czy potrzebne jest tłumaczenie poświadczone notarialnie. Samo tłumaczenie w obu przypadkach przygotowuje się z taką samą dokładnością - różni się tylko to, kto je potwierdza i w jaki sposób.

W tym artykule omawiamy, co oznacza każda z form, czego potrzebuje notariusz, jak czytać wymóg odbiorcy, dlaczego apostille umieszcza się na oryginale, a nie na tłumaczeniu, i gdzie najczęściej popełnia się błędy. Ogólna zasada jest jedna: ostatnie słowo należy do odbiorcy, dlatego zawsze prosimy sprawdzać jego instrukcje.

Tłumaczenie zwykłe

Tłumaczenie zwykłe przygotowuje tłumacz lub biuro bez udziału notariusza. Nadaje się tam, gdzie odbiorca musi jedynie zrozumieć treść:

• wstępna ocena na uczelni, gdy portal nie wymaga poświadczenia;
• CV, list motywacyjny, portfolio;
• kopia informacyjna dla pracodawcy;
• do własnej dokumentacji.

Tłumaczenie zwykłe nie oznacza „mniej dokładne”. Tłumacz z taką samą starannością przekłada imię, nazwisko, daty, nazwę kierunku i nadany tytuł zawodowy, ponieważ ten sam tekst często trafia później także do poświadczenia notarialnego. Jedyna różnica polega na tym, że do tłumaczenia nie dołącza się czynności notarialnej, a jego moc zależy od zaufania odbiorcy.

Tłumaczenie poświadczone notarialnie

Przy tłumaczeniu poświadczonym notarialnie tłumacz podpisuje się przed notariuszem, a notariusz poświadcza autentyczność podpisu tłumacza. Ważny szczegół: notariusz nie sprawdza treści tłumaczenia. Za dokładność odpowiada tłumacz, a notariusz odpowiada za to, że podpisał się właśnie ten tłumacz.

Tłumaczenie poświadczone notarialnie jest potrzebne, gdy dyplom wykorzystuje się w procedurze administracyjnej lub prawnej:

• przyjęcie na zagraniczną uczelnię, gdy poświadczenie jest wyraźnie wymagane;
• wiza pracownicza i uznanie kwalifikacji;
• złożenie dokumentów w ambasadzie;
• uznanie zagranicznego wykształcenia w Gruzji - Narodowe Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji (NCEQE) przyjmuje dokument w języku obcym wyłącznie z tłumaczeniem na gruziński poświadczonym notarialnie.

Czego potrzebuje notariusz

Do poświadczenia notarialnego potrzebnych jest kilka warunków. Jeśli znają je Państwo z wyprzedzeniem, proces przebiegnie sprawnie:

• Oryginał lub jego kopia. Tłumaczenie jest powiązane z konkretnym dokumentem, więc musi być widać, co zostało przetłumaczone. Która forma jest odpowiednia w Państwa przypadku, ustalamy przy zamówieniu;
• Obecność tłumacza. Tłumacz podpisuje tłumaczenie w obecności notariusza, dlatego tłumaczenie poświadczone notarialnie zawsze wymaga osobistego udziału tłumacza;
• Tłumaczenie razem z dokumentem. Z reguły tłumaczenie zszywa się z dokumentem w jedną całość opatrzoną klauzulą poświadczenia notarialnego. Dzięki temu odbiorca widzi, że tłumaczenie należy właśnie do tego dokumentu;
• Pełny tekst. Tłumaczy się wszystko, co znajduje się na dokumencie: pieczęcie, podpisy, stemple oraz - jeśli została już umieszczona - także apostille.

Na tym etapie notariusz sprawdza tożsamość i podpis tłumacza, a nie poprawność językową tłumaczenia. Dlatego sprawdzanie tekstu musi zostać zakończone przed poświadczeniem - później zmiana tekstu oznacza już nowe poświadczenie.

Porównanie

• Kto potwierdza: zwykłe - tłumacz lub biuro; poświadczone notarialnie - notariusz, podpis tłumacza;
• Odpowiedzialność za dokładność: w obu przypadkach tłumacz;
• Instytucje państwowe: zwykłe przyjmują rzadko, poświadczone notarialnie przyjmują;
• Apostille na tłumaczeniu: w Gruzji nie umieszcza się jej na żadnym z nich - apostille trafia na oryginał dyplomu;
• Termin w TARGMANEBI: w obu przypadkach tego samego lub następnego dnia.

Dlaczego tłumaczenie notarialne jest bardziej wymagające

Poprawienie błędu w tłumaczeniu poświadczonym notarialnie jest trudniejsze. W tłumaczeniu zwykłym tłumacz poprawia błędne słowo i wysyła Państwu plik ponownie. W tłumaczeniu notarialnym tłumaczenie jest dołączone do czynności notarialnej, więc poprawka często wymaga nowego poświadczenia - czyli kolejnej wizyty u notariusza. Właśnie dlatego w tłumaczeniu dyplomu przed poświadczeniem osobno sprawdzamy imię, nazwisko, datę urodzenia i numer dyplomu, a jeśli nasz błąd zostanie potwierdzony, poprawiamy go tego samego lub następnego dnia roboczego.

Jeszcze jedna zasada, która dotyczy obu form: nie używamy sztucznej inteligencji do treści dokumentu klienta, a tłumacz otrzymuje tylko tę część, którą ma przetłumaczyć. Dyplom zawiera dane osobowe, a jego tekst trafia wyłącznie do osoby, która nad nim pracuje.

Trzecia możliwość: tłumaczenie uwierzytelnione (certified)

Wielka Brytania, USA i niektóre inne kraje często nie wymagają notariusza - wystarcza pisemne potwierdzenie tłumacza lub biura, że tłumaczenie jest pełne i dokładne. Szczegóły: tłumaczenie uwierzytelnione.

Formę określa odbiorca, a nie Państwo i nie biuro. Przed zamówieniem prosimy poszukać w wymogach portalu lub ambasady słów „notarized”, „certified” lub „sworn”.

Jak czytać wymóg odbiorcy

Uczelnie, ambasady i pracodawcy posługują się różnymi terminami, a to samo słowo może w różnych krajach oznaczać różne rzeczy. Ogólna wskazówka jest taka:

• „notarized translation” - zwykle oznacza tłumaczenie, na którym notariusz poświadcza podpis tłumacza. W Gruzji jest to właśnie tłumaczenie poświadczone notarialnie;
• „certified translation” - często wystarcza pisemne potwierdzenie tłumacza lub biura, że tłumaczenie jest pełne i dokładne. Niektórzy odbiorcy rozumieją jednak pod tym słowem także poświadczenie notarialne;
• „sworn translation” - w krajach, w których istnieje instytucja tłumacza przysięgłego, jest to tłumaczenie wykonane przez tłumacza upoważnionego przez to państwo. Jeśli to słowo pojawia się w wymogu, prosimy sprawdzić, czy zostanie przyjęte tłumaczenie poświadczone notarialnie w Gruzji;
• „official translation” - najbardziej nieostre sformułowanie, które może oznaczać zarówno tłumaczenie notarialne, jak i uwierzytelnione. W takim przypadku najlepiej zapytać bezpośrednio odbiorcę.

Jeśli wymóg mówi tylko o „tłumaczeniu”, bez dodatkowego określenia, często wystarcza tłumaczenie zwykłe. Jeśli jednak mają Państwo wątpliwości, lepiej zapytać odbiorcę z wyprzedzeniem, niż dostać dokument z powrotem i nie zdążyć w terminie.

Apostille na dyplomie, nie na tłumaczeniu

W Gruzji na tłumaczeniu poświadczonym notarialnie nie umieszcza się apostille: notariusz poświadcza jedynie podpis tłumacza, a apostille trafia na oryginał dokumentu (lub jego notarialnie poświadczoną kopię).

Apostille na dyplomie to inna procedura: decyzję o niej podejmuje Narodowe Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji, a wniosek składa się za pośrednictwem Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall). Tę apostille umieszcza się na oryginale i trzeba ją uzyskać przed tłumaczeniem, aby znalazła odzwierciedlenie w tłumaczeniu. Szczegóły: apostille na dyplomie oraz apostille i legalizacja.

Niektórzy odbiorcy chcą, by potwierdzone zostało także samo tłumaczenie. W takim przypadku Agencja Rozwoju Usług Publicznych (Public Service Development Agency) może sama przetłumaczyć dyplom na jeden z ośmiu języków i opatrzyć apostille własne tłumaczenie; w przeciwnym razie prosimy zapytać odbiorcę, czy wystarczy nasze tłumaczenie poświadczone notarialnie dołączone do dyplomu z apostille. Różnicę między tymi dwoma krokami wyjaśniamy osobno na stronie poświadczenie notarialne czy apostille.

Częste błędy

• Zbędne poświadczenie. CV, list motywacyjny i portfolio nie są dokumentami urzędowymi i z reguły nie wymagają notariusza. Poświadczenie nie nadaje takiemu tekstowi większej mocy;
• Tłumaczenie przed apostille. Jeśli dyplom najpierw przetłumaczono, a apostille umieszczono później, apostille nie ma w tłumaczeniu. Odbiorca może uznać taki pakiet za niekompletny i tłumaczenie może być potrzebne ponownie;
• Imię i nazwisko inne niż w paszporcie. Gruzińskie imię można transliterować na alfabet łaciński na kilka sposobów. W tłumaczeniu imię i nazwisko muszą zgadzać się z paszportem co do litery, w przeciwnym razie odbiorca może się zastanawiać, czy chodzi o tę samą osobę. Dlatego przy zamówieniu prosimy przesłać nam także kopię paszportu;
• Wybór formy na oko. Jedni zamawiają tłumaczenie notarialne „na wszelki wypadek”, inni odwrotnie - zwykłe, licząc, że zostanie przyjęte. W obu przypadkach lepiej najpierw przeczytać wymóg odbiorcy;
• Dyplom bez suplementu. Razem z dyplomem często wymagany jest wykaz ocen lub suplement. Jeśli oba dokumenty tłumaczy jeden tłumacz, terminologia i pisownia imienia i nazwiska będą takie same.

Jak przygotowuje się tłumaczenie poświadczone notarialnie

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane strony