Ten artykuł ma jeden cel: aby taka sytuacja Państwa nie spotkała. Poniżej znajdą Państwo konkretne powody, z którymi spotykamy się w praktyce, oraz kontrolę, która zajmuje minutę i oszczędza stracony dzień.
Zanim przejdziemy do powodów, jedna rzecz musi być jasna - co właściwie poświadcza notariusz. Niezrozumienie tej kwestii samo w sobie jest źródłem wielu problemów.
Co właściwie poświadcza notariusz
Tłumaczenie poświadczone notarialnie to takie, w którym notariusz poświadcza autentyczność podpisu tłumacza. To dokładne sformułowanie i jego zrozumienie wiele wyjaśnia.
Notariusz nie sprawdza, czy tłumaczenie jest poprawne. Może w ogóle nie znać języka tłumaczenia. Jego zadaniem jest potwierdzenie, że dokument podpisała konkretna, wykwalifikowana osoba, której tożsamość ustalił.
Dlatego odpowiedzialność za treść tłumaczenia spoczywa na biurze i tłumaczu - i właśnie dlatego mamy obowiązkowy etap redakcji, na którym liczby i nazwiska porównuje się z oryginałem.
Z tego samego powodu: nie muszą Państwo być obecni u notariusza. Podpisuje tłumacz, a nie Państwo. Państwa obecność jest wymagana tylko wtedy, gdy to Państwo sami podpisują dokument - w przypadku pełnomocnictwa lub zgody.
Tym, czego notariusz naprawdę potrzebuje, jest oryginał dokumentu. I prawie każdy powód odmowy wiąże się właśnie z oryginałem.
Osiem powodów, dla których notariusz odmawia
Stan dokumentu
- Nie przedstawiono oryginału - tylko kserokopię
- Dokument jest uszkodzony lub częściowo nieczytelny
- Jest zalaminowany - przybicie na nim pieczęci jest fizycznie niemożliwe
- Pieczęć jest niewyraźna lub rozmazana
Wady formalne
- Na dokumencie brakuje podpisu lub pieczęci urzędu, który go wydał
- Poprawione miejsce nie zostało należycie poświadczone
- Sam dokument wymaga wcześniejszego poświadczenia
- Dokument zagraniczny nie ma apostille ani legalizacji
Co nie ma związku z tłumaczeniem
- Wszystkie te powody tkwią w dokumencie, a nie w tłumaczeniu
- Ponowne tłumaczenie w niczym nie pomoże
- Najpierw trzeba uporządkować dokument
- Dopiero potem tłumaczenie ma sens
Laminowaniu należy się osobne słowo, bo to najbardziej przykry przypadek. Wiele osób sądzi, że laminowanie chroni dokument. W rzeczywistości często czyni go bezużytecznym: notariusz nie może poświadczyć zalaminowanego dokumentu i nie da się na nim umieścić apostille, ponieważ pieczęć musi zostać fizycznie przybita na papierze. Jeśli mają Państwo ważny dokument - prosimy go nie laminować.
Dokumenty zagraniczne - osobny przypadek
W przypadku dokumentu przywiezionego z zagranicy powód odmowy jest prawie zawsze ten sam: dokument nie ma apostille ani legalizacji konsularnej.
Logika jest prosta. Gruziński urząd nie ma możliwości ustalenia, czy na przykład pieczęć greckiej gminy jest autentyczna. Dlatego potrzebne jest potwierdzenie wydane przez samo państwo, które wydało dokument - i tym właśnie jest apostille.
Kluczowy szczegół, na którym potyka się wiele osób: apostille umieszcza się wyłącznie w państwie, które wydało dokument. Na dokumencie niemieckim - w Niemczech, na tureckim - w Turcji. W Gruzji jest to niemożliwe, niezależnie od tego, jak pilna jest sprawa.
Gruziński dokument otrzymuje więc apostille w Gruzji, a zagraniczny - w państwie, które go wydało. Jeśli przywożą Państwo dokument zagraniczny, prosimy załatwić jego apostille na miejscu, przed wyjazdem. Jeśli przebywają Państwo za granicą, a gruziński dokument potrzebuje apostille, drogą jest pełnomocnictwo: proces w Gruzji przeprowadzi osoba upoważniona albo my. Działamy wyłącznie w Gruzji, dlatego apostille na dokumencie zagranicznym uzyskują w państwie wydania Państwo sami lub Państwa przedstawiciel na miejscu.
Pełne wyjaśnienie, czego potrzebują Państwo w swoim przypadku: apostille czy legalizacja.
Pięciominutowa kontrola, która zmienia wszystko
Zanim zamówią Państwo tłumaczenie, prosimy sprawdzić dokument według tej listy. Zajmuje to kilka minut i często oszczędza cały cykl.
1. Czy mają Państwo oryginał? Nie skan, nie kserokopię, nie zdjęcie - fizyczny oryginał. Jeśli nie, najpierw prosimy uzyskać nowy odpis w urzędzie, który wydał dokument.
2. Czy wszystko jest czytelne? Tekst, pieczęcie, podpisy, daty. Jeśli jakieś miejsce jest wytarte lub rozmazane, notariusz może odmówić.
3. Czy dokument jest zalaminowany? Jeśli tak, najpierw prosimy uzyskać nowy egzemplarz. W przypadku zalaminowanego procedura często jest niemożliwa.
4. Prosimy sprawdzić odwrotną stronę. Pieczęć, adnotacja, apostille - na wielu zaświadczeniach ważne informacje znajdują się na odwrocie.
5. Czy dokument nie stracił ważności? Zaświadczenia o niekaralności i odpisy mają termin ważności. Jeśli odbiorca żąda nowego, stary nie przyda się ani notariuszowi, ani urzędowi.
Jeśli mają Państwo wątpliwości co do któregokolwiek punktu, prosimy przesłać nam zdjęcie, zanim za cokolwiek Państwo zapłacą. Ta kontrola nic nie kosztuje.
Kolejność dokumentów - tu rodzi się problem
Drugim dużym źródłem odmów nie jest sam dokument, lecz kolejność, w jakiej wykonuje się poszczególne etapy. Trzy typowe scenariusze, z którymi spotykamy się w praktyce.
Scenariusz pierwszy: apostille na końcu. Ktoś przetłumaczył dokument, poświadczył go notarialnie, potem poszedł po apostille - i okazało się, że apostille powinna była znaleźć się na oryginale, przed tłumaczeniem. W efekcie tekst apostille nie pojawia się w tłumaczeniu, a państwo przyjmujące nie przyjmuje pakietu. Cykl zaczyna się od nowa.
Scenariusz drugi: najpierw zaświadczenie, termin potem. Ktoś uzyskał zaświadczenie o niekaralności, opatrzył je apostille, przetłumaczył i poświadczył notarialnie - a zanim dotarł do konsulatu, zaświadczenie straciło ważność. Każdy etap był poprawny, ale harmonogram nie. Dlatego proces z dokumentami o ograniczonej ważności trzeba planować wstecz, od końca, a nie od początku.
Scenariusz trzeci: pakiet po kawałku. Trzy z pięciu dokumentów zrobiono w jednym miesiącu, dwa w następnym, w innym biurze. W rezultacie nazwisko zapisano na dwa różne sposoby, a urząd widzi dwie różne osoby. Notariusz tego nie sprawdzi - wychodzi to na jaw po złożeniu dokumentów, u odbiorcy.
Wszystkich trzech przypadków można uniknąć jednym pytaniem: dla kogo jest dokument i na kiedy. Właśnie dlatego zadajemy je na początku każdego zlecenia - nie z ciekawości.
Co zrobić, jeśli już Państwu odmówiono
Ustalić dokładny powód
Prosimy zapytać notariusza, na czym dokładnie polega problem, i zapamiętać sformułowanie. "Nie nadaje się" to za mało - potrzebny jest dokładny powód, abyśmy mogli ustalić, jak go usunąć.
Przesłać nam powód
Prosimy przesłać nam odpowiedź notariusza i zdjęcie dokumentu. Powiemy, czy da się to naprawić, czy potrzebny jest nowy egzemplarz - a ta konsultacja jest bezpłatna.
Uporządkować dokument
Nowy odpis, poświadczenie przez urząd, który wydał dokument, albo apostille - cokolwiek dokładnie brakuje. Ponowne tłumaczenie na tym etapie zwykle nie jest potrzebne.
Poświadczenie poprawionego dokumentu
Jeśli tłumaczenie wykonaliśmy my, a dokument został jedynie uporządkowany pod względem formalnym, nie płacą Państwo ponownie za tłumaczenie - powtarza się tylko procedurę poświadczenia.
Notariusz odmówił albo nie są Państwo pewni, czy dokument się nada? Prosimy przesłać nam zdjęcie - wstępna kontrola jest bezpłatna i często oszczędza cały cykl.
Zadzwoń: 501 113 200Najczęściej zadawane pytania
Czy notariusz sprawdza jakość tłumaczenia?
Nie. Notariusz poświadcza autentyczność podpisu tłumacza i może w ogóle nie znać języka docelowego. Za treść tłumaczenia odpowiadają biuro i konkretny tłumacz. Właśnie dlatego mamy osobny etap redakcji, na którym liczby i nazwiska porównuje się z oryginałem.
Czy muszę być obecny u notariusza?
Przy poświadczeniu tłumaczenia - nie. Podpisuje tłumacz, a nie Państwo. Osobista obecność jest wymagana tylko wtedy, gdy to Państwo sami podpisują dokument: pełnomocnictwo, zgodę, oświadczenie. W takim przypadku notariusz ustala Państwa tożsamość i wolę.
Mam zalaminowany dyplom. Co robić?
Niestety na zalaminowanym dokumencie często niemożliwe jest zarówno poświadczenie notarialne, jak i apostille, ponieważ pieczęć musi zostać fizycznie przybita na papierze. Wyjściem jest uzyskanie nowego egzemplarza lub duplikatu w instytucji, która wydała dokument. Nie zalecamy zdejmowania laminatu - zwykle uszkadza to dokument i pogarsza sytuację.
Czy kserokopia naprawdę się nie nada?
Zwykła kserokopia - nie. Nada się kopia poświadczona notarialnie, na której notariusz potwierdził jej zgodność z oryginałem. To osobna procedura, stosowana wtedy, gdy oryginał musi pozostać u Państwa. Szczegóły: poświadczenie kopii dokumentu.
Mam dokument zagraniczny bez apostille. Jakie są możliwości?
Jedyną drogą jest umieszczenie apostille w państwie, które wydało dokument - w Gruzji jest to niemożliwe. Jeśli nie mogą Państwo tam pojechać, prosimy załatwić to przez pełnomocnictwo: osoba upoważniona zrobi to na miejscu. W niektórych przypadkach ambasada danego państwa w Tbilisi wydaje zaświadczenie, które może okazać się rozwiązaniem - prosimy zadzwonić, a przyjrzymy się Państwa konkretnej sytuacji.
Czy muszę ponownie zapłacić za tłumaczenie?
Jeśli tłumaczenie wykonaliśmy my, a powód odmowy tkwi w formalnym stanie dokumentu - nie. Po uporządkowaniu dokumentu powtarza się tylko procedurę poświadczenia. Jeśli uzyskali Państwo nowy egzemplarz i jego treść jest inna - na przykład nowa data i numer - tłumaczenie wymaga aktualizacji, ale zwykle jest to drobna poprawka, a nie nowa praca.