Tłumaczenie dokumentacji przetargowej

TARGMANEBI tłumaczy dokumentację przetargową w obu kierunkach: warunki zagranicznego przetargu na język gruziński, aby Państwa zespół dokładnie zrozumiał wymagania, oraz Państwa ofertę na język obcy, aby komisja przetargowa mogła ją w pełni ocenić. Przy dużym pakiecie angażujemy jednocześnie zespół tłumaczy i przekazujemy tłumaczenie tego samego lub następnego dnia.

Trzy warstwy pakietu przetargowego

Część prawna: jedno słowo przesądza o zobowiązaniu

Jeśli w warunkach umowy pomyli się „shall” i „may”, zobowiązanie zamienia się w zalecenie. „Liquidated damages” to kara z góry określona w umowie, po gruzińsku „pirgasamtekhlo” (kara umowna), a nie dosłowne „likvidirebuli zarali” („zlikwidowana szkoda”). „Employer”, „Contractor” i „Engineer” to konkretne role w umowach typu FIDIC (Zamawiający, Wykonawca, Inżynier) i w całym pakiecie muszą być nazywane jednakowo.

Część prawną opracowuje tłumacz z doświadczeniem w tłumaczeniach prawniczych. Tłumaczenie i poświadczenie dokumentów rejestrowych spółki: tłumaczenie odpisu z rejestru.

Część finansowa: liczby się nie zmieniają

W części finansowej nie może się zmienić żadna liczba, jednostka ani separator dziesiętny. Formuły Excel, struktura arkuszy i odwołania do komórek pozostają bez zmian; tłumaczymy wyłącznie pola tekstowe: nazwy robót, jednostki i uwagi.

W przedmiarze nazwa pozycji robót musi dokładnie odpowiadać specyfikacji technicznej. Jeśli w specyfikacji widnieje „betonis mosamzadebeli pena” (warstwa podbetonu), przedmiar użyje dokładnie tej samej formy, aby oceniający mógł łatwo zestawić oba dokumenty.

Część techniczna

Opis przedmiotu zamówienia i specyfikacje to rdzeń przetargu: to według nich ocenia się, czy oferta spełnia wymagania. Każdy punkt opisu przedmiotu zamówienia tłumaczymy w całości, aby Państwa zespół nie pominął żadnego „wymogu obowiązkowego”.

Rysunki przetargowe tłumaczymy bezpośrednio w pliku CAD, z zachowaniem warstw i wymiarów: tłumaczenie rysunków technicznych. Instrukcje i karty katalogowe urządzeń tłumaczymy w tej samej terminologii co specyfikację.

Jak dostarczamy duży pakiet w napiętym terminie

Dużego pakietu przetargowego nie można powierzyć jednemu tłumaczowi. Nasz proces opiera się na pracy zespołowej, która nie traci spójności:

• Kierownik projektu przyjmuje pakiet, ustala objętość i dzieli go na bloki prawny, finansowy i techniczny;
• Baza terminologiczna powstaje przed rozpoczęciem pracy: nazwy zamawiającego, projektu, obiektów i kluczowych pojęć ustalamy raz;
• Tłumaczenie równoległe - każdy blok opracowuje tłumacz o odpowiedniej specjalizacji. Wszyscy korzystają w czasie rzeczywistym z jednej pamięci tłumaczeniowej;
• Jednolita redakcja - jeden redaktor czyta cały pakiet, aby terminy i role były oddane jednakowo w każdym dokumencie;
• Kontrola formatu - formularze przetargowe wracają dokładnie w strukturze wymaganej przez organizatora: z tą samą numeracją, polami i miejscami na podpis.

Nieodwracalne błędy, które sprawdzamy

• Niepełna odpowiedź na wymóg - pominięty punkt opisu przedmiotu zamówienia może stać się podstawą do odrzucenia oferty;
• Niespójne terminy - ta sama robota musi mieć tę samą nazwę w ofercie technicznej i w formularzu cenowym;
• Błędy w liczbach - terminy, ilości, procenty i jednostki sprawdzamy z oryginałem na osobnym etapie;
• Zmienione formularze - jeśli organizator wymaga konkretnego formularza, zachowujemy jego strukturę i nie tworzymy własnej wersji.

Państwa oferta w języku obcym: co czyta komisja

Gdy gruzińska firma bierze udział w międzynarodowym przetargu, komisja przetargowa widzi ofertę wyłącznie w tłumaczeniu. Ocena techniczna zależy od tego, jak jasno oferta pokazuje, że firma spełnia każdy wymóg. Dlatego przy tłumaczeniu oferty stosujemy kilka zasad:

• Odzwierciedlenie języka opisu przedmiotu zamówienia - jeśli w Terms of Reference widnieje „The Contractor shall provide”, odpowiedź zaczyna się od tego samego terminu, aby oceniający w kilka sekund powiązał wymóg z odpowiedzią;
• Macierz zgodności - jeśli organizator żąda Compliance Matrix, każdy wiersz tabeli tłumaczymy z numerem punktu oryginału;
• Ton metodologii - tekst piszemy w aktywnych, konkretnych sformułowaniach, co jest zwykłym standardem dla międzynarodowego oceniającego;
• CV i doświadczenie - stanowiska, nazwy projektów i klientów brzmią jednakowo w każdym CV i w tabeli doświadczenia.

Dobrze przetłumaczona oferta nie skłania komisji do wezwania o dodatkowe wyjaśnienia, co oszczędza czas na etapie oceny i zmniejsza ryzyko.

Oferty dwujęzyczne i język rozstrzygający

Niektórzy organizatorzy wymagają oferty w dwóch językach, na przykład gruzińskim i angielskim, i określają w umowie, który język jest rozstrzygający w razie rozbieżności. W takim przypadku obie wersje muszą być swoim lustrzanym odbiciem: ta sama struktura, numeracja, tabele i liczby.

Dokumenty dwujęzyczne przygotowujemy w równoległych kolumnach lub jako osobne pliki, zgodnie z wymogami organizatora, a na końcu porównujemy obie wersje punkt po punkcie. Szczególną uwagę zwracamy na liczby, terminy i brzmienie zobowiązań, bo właśnie tam rozbieżność prowadzi do sporu.

Wyjaśnienia, zmiany i ostatnie godziny przed terminem

Warunki przetargu często zmieniają się przed złożeniem ofert. Organizator publikuje zmiany (Addenda), odpowiedzi na pytania wykonawców (Clarifications) i zmienione formularze. Każdy taki dokument może zmienić termin, zakres lub wymóg techniczny.

• zmiany tłumaczymy z tą samą bazą terminologiczną co główny pakiet, dzięki czemu modyfikacja jest od razu widoczna;
• Państwa pytania do organizatora tłumaczymy zwięźle i precyzyjnie, z odwołaniami do punktów opisu przedmiotu zamówienia;
• jeśli zmiana dotyczy dokumentu już przetłumaczonego, poprawiamy tylko zmienioną część i osobno zaznaczamy Państwu zmiany.

Po przetargu: etap realizacji umowy

Po wygranej objętość tłumaczeń często rośnie: umowa do podpisu, projekty technologii robót (Method Statements), raporty z postępu prac, korespondencja z Inżynierem i protokoły odbioru.

Pamięć tłumaczeniowa i baza terminologiczna utworzone na etapie przetargu działają dalej na etapie realizacji umowy. Dzięki temu ta sama robota, obiekt i rola mają tę samą nazwę w umowie, raportach i korespondencji, co ma szczególne znaczenie w razie sporu.

Poświadczenie notarialne, apostille i poufność

Niektóre przetargi wymagają tłumaczenia dokumentów spółki poświadczonego notarialnie lub apostille. Poświadczenie notarialne organizujemy równolegle z tłumaczeniem, dzięki czemu pakiet zostaje ukończony w jednym harmonogramie. Czas wydania apostille określa właściwy organ państwowy i trzeba go zaplanować osobno. Więcej: poświadczenie notarialne i apostille.

Oferta przetargowa zawiera tajemnice handlowe: ceny, metodologię i dane podwykonawców. Dostęp do plików ma wyłącznie zespół projektu, a na życzenie podpisujemy NDA.

Najczęściej tłumaczymy z gruzińskiego na angielski i z angielskiego na gruziński, a także z i na rosyjski, turecki, niemiecki i francuski. Znaczna część przetargów finansowanych przez międzynarodowe instytucje finansowe prowadzona jest w języku angielskim.

Jak zaplanować tłumaczenie przetargowe

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane strony