Kontrola jakości nie jest dla nas subiektywną oceną. To konkretna, powtarzalna lista kontrolna i pięcioetapowy proces, przez który przechodzi każdy dokument urzędowy. Im ważniejszy dokument - prawny, medyczny, techniczny - tym więcej etapów obejmuje.
Ten proces jest niezbędny, gdy dokument trafia do ambasady, konsulatu, sądu, firmy, kliniki, uczelni lub urzędu państwowego innego kraju. Innymi słowy - niemal zawsze.
Pięć etapów
1. Analiza dokumentu. Ustalamy rodzaj dokumentu, cel jego wykorzystania, kierunek tłumaczenia, termin i wymaganą formę poświadczenia. Właśnie tutaj pada pytanie, które oszczędza nam najwięcej problemów: dla kogo jest ten dokument? To odbiorca decyduje zarówno o stylu, jak i o formie.
2. Tłumaczenie dopasowane do dziedziny. Dokument trafia do doświadczonego tłumacza z danej dziedziny - prawnej, medycznej, technicznej, finansowej lub innej. Jeśli klient ma kilka dokumentów, wszystkie tłumaczy jedna osoba.
3. Kontrola terminologii. Sprawdzamy terminy fachowe, sformułowania prawne, pojęcia medyczne i techniczne oraz słowa istotne dla danej dziedziny. W przypadku stałego klienta weryfikacja odbywa się według jego bazy terminologicznej, a nie ogólnego słownika.
4. Weryfikacja danych. Szczególnej kontroli podlegają imiona, nazwiska, daty, liczby, adresy, kody i wpisy urzędowe. Ten etap jest celowo mechaniczny: redaktor nie czyta oryginału i tłumaczenia, lecz porównuje je pozycja po pozycji.
5. Ostateczny format i oddanie. Plik sprawdzamy w ostatecznym formacie - tabele, numerację, kolejność załączników, adnotacje opisujące pieczęcie i podpisy. W razie potrzeby przygotowujemy go do poświadczenia notarialnego lub apostille.
Co dokładnie sprawdzamy
Kompletność dokumentu
- Wszystkie strony, łącznie z odwrotnymi stronami
- Każda pieczęć jest oznaczona i opisana
- Podpisy i ich umiejscowienie
- Pieczęć apostille, jeśli dokument ją ma
- Miejsca przekreślone lub poprawione
Nazwiska i zapis
- Imię i nazwisko dokładnie jak w paszporcie
- Ten sam zapis co we wcześniejszych tłumaczeniach klienta
- Spójne nazwy geograficzne
- Oficjalne nazwy urzędów i organizacji
- Nazwa firmy zgodna z bazą terminologiczną
Liczby i kody
- Daty i ich format właściwy dla kraju docelowego
- Numery i serie dokumentów
- Numery osobowe i kody identyfikacyjne
- Kwoty, waluta i jednostki
- Powierzchnie, kody katastralne, dawkowanie leków
Najczęstszej przyczyny zwrotu dokumentu przez urząd nie ma na żadnej z tych list - jest nią zapis nazwiska. Jeśli pakiet zawiera trzy dokumenty, a w każdym nazwisko zapisano inaczej, urząd widzi trzy różne osoby. Dlatego Państwa zapis utrwalamy już przy pierwszym zamówieniu i stosujemy tę samą formę także po latach.
Typowe błędy i ich przyczyny
Ogólny odpowiednik terminu specjalistycznego. Najbardziej podstępny błąd, ponieważ tekst brzmi gramatycznie bez zarzutu. W języku medycznym, prawnym i technicznym wiele terminów ma tylko jeden poprawny odpowiednik i nie istnieje dla nich synonim. Dlatego taki tekst zawsze sprawdza redaktor.
Format daty. W gruzińskim dokumencie datę często zapisuje się słownie. Forma europejska wymaga cyfr w kolejności dzień-miesiąc-rok, amerykańska miesiąc-dzień-rok. Te same cyfry oznaczają w obu systemach dwie różne daty.
Brak odwrotnej strony. Wiele zaświadczeń ma na odwrocie pieczęć, apostille lub adnotację. Przy skanowaniu często się ją pomija, a klient również o niej zapomina. Dlatego sprawdzamy, czy dokument ma odwrotną stronę, i prosimy o nią przed rozpoczęciem tłumaczenia.
Utrata formatu. Tabela, która w oryginale ma trzy kolumny, w tłumaczeniu zamieniła się w zwykły tekst. W przypadku dokumentu urzędowego to problem: urząd porównuje dokument wizualnie z oryginałem, a inna struktura budzi podejrzenia.
Niespójność w obrębie pakietu. Gdy cztery dokumenty tłumaczy czterech tłumaczy, nazwa tego samego urzędu może zostać oddana na cztery różne sposoby. Dlatego pakiet jednego klienta prowadzi jeden tłumacz.
W przypadku jakich dokumentów ma to największe znaczenie
Prawne
- Umowy i załączniki do nich
- Pełnomocnictwa
- Materiały sądowe i orzeczenia
- Umowy spółki, statuty i dokumenty korporacyjne
- Odpisy z rejestru
Medyczne
- Formularz nr 100 i zaświadczenia lekarskie
- Diagnoza i karta wypisowa
- Wyniki badań laboratoryjnych
- Dokumentacja badań klinicznych
- Recepty i zalecenia lekarskie
Co się dzieje, jeśli mimo wszystko zostanie znaleziony błąd
Żaden proces nie jest nieomylny i mówimy o tym otwarcie. Gwarantujemy natomiast to, co dzieje się dalej.
Potwierdzony błąd poprawiamy bezpłatnie, zgodnie z warunkami świadczenia usług. Prosimy napisać nam, o które dokładnie miejsce chodzi, a prześlemy poprawioną wersję.
Jeśli urząd zwrócił dokument z powodu tłumaczenia, prosimy przesłać nam pisemną treść odmowy. Pakiet przygotujemy ponownie bez dodatkowej opłaty, a jeśli brakuje Państwu czasu - w pierwszej kolejności.
Jeśli błąd nie leży po naszej stronie - na przykład w oryginale była nieścisłość albo urząd zmienił swój formularz - również powiemy to uczciwie i pokażemy, jak rozwiązać problem. W takim przypadku poprawki są wyceniane osobno, ale zawsze po wcześniejszym uzgodnieniu.
Jak samodzielnie sprawdzić tłumaczenie bez znajomości języka
Policzyć strony i pieczęcie
Tłumaczenie musi mieć tyle samo stron co oryginał, a każda pieczęć musi być oznaczona. Jeśli na odwrocie oryginału coś jest zapisane, musi się to znaleźć także w tłumaczeniu.
Porównać każdą liczbę
Daty, numer dokumentu, numer osobowy, kwoty. To część, którą mogą Państwo sprawdzić nawet bez znajomości języka - i właśnie tu zdarzają się najbardziej kosztowne błędy.
Sprawdzić nazwisko z paszportem
Imię i nazwisko muszą zgadzać się z paszportem co do litery. Jeśli mają Państwo kilka dokumentów, we wszystkich musi być zastosowana ta sama forma.
Przyjrzeć się strukturze
Tłumaczenie musi wizualnie przypominać oryginał: te same tabele, ta sama numeracja, ta sama kolejność. Urzędy często porównują dokumenty, kładąc je obok siebie.
Mają Państwo pytanie dotyczące konkretnego dokumentu albo chcą zobaczyć, jak wygląda nasze tłumaczenie? Prosimy przesłać zdjęcie lub obejrzeć zanonimizowane przykłady.
Zadzwoń: 501 113 200Najczęściej zadawane pytania o jakość
Czy każdy dokument sprawdza redaktor?
Każdy dokument przechodzi weryfikację danych - nazwisk, liczb, dat i kompletności. Odrębny etap redakcji jest obowiązkowy w przypadku dokumentów prawnych, medycznych, technicznych i wielostronicowych. Przy krótkim standardowym zaświadczeniu obie te funkcje są często wykonywane jednocześnie.
Skąd mam wiedzieć, że tłumaczenie jest dobre, jeśli nie znam języka?
Są trzy praktyczne oznaki. Po pierwsze - nazwiska i liczby: te mogą Państwo sprawdzić sami, bez znajomości języka. Po drugie - struktura: tłumaczenie musi wizualnie przypominać oryginał. Po trzecie - kompletność: prosimy policzyć strony i pieczęcie. My również sprawdzamy wszystkie trzy elementy przed oddaniem, ale własna kontrola zawsze się przydaje.
Czy mogę zobaczyć, jak wygląda Państwa tłumaczenie?
Tak. Na stronie przykładowe tłumaczenia znajdują się zanonimizowane wzory w formacie PDF dla różnych rodzajów dokumentów - zaświadczeń, dyplomu, umowy, dokumentu medycznego, a także wersji poświadczonych notarialnie i opatrzonych apostille.
Czy korzystają Państwo z tłumaczenia maszynowego?
Nie. Nie przekazujemy treści dokumentów klientów systemom sztucznej inteligencji i nie używamy AI do tłumaczenia - jest to zapisane także w polityce prywatności. Cały proces wykonują ludzie. Również we współpracy z tłumaczami oddanie nieredagowanego tłumaczenia maszynowego jest podstawą do zakończenia współpracy.
Moja firma ma własną terminologię. Czy ją Państwo uwzględnią?
Tak, a nawet jest to wskazane. Stały klient otrzymuje bazę terminologiczną, w której zapisane są nazwa firmy, stanowiska, nazwy produktów i terminy wewnętrzne. Jeśli mają już Państwo utrwalone sformułowania, prosimy je przesłać - nie zmieniamy tego, co się u Państwa sprawdza.
Czy przy pilnym zamówieniu pomija się kontrolę jakości?
Nie, żaden etap nie jest pomijany. W trybie pilnym zmienia się tylko to, że zamówienie przesuwa się w kolejce do przodu i pracuje nad nim jednocześnie więcej osób. Nie da się natomiast zmienić harmonogramu notariusza i Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall) - dlatego jeśli mają już Państwo umówioną wizytę, prosimy podać godzinę w pierwszej wiadomości, abyśmy podali rzeczywisty termin, a nie taki, jaki chcieliby Państwo usłyszeć.
W oryginale jest błąd. Czy poprawić go w tłumaczeniu?
Nie, i jest to kwestia zasady. Tłumaczenie urzędowe oddaje oryginał słowo w słowo, łącznie z jego nieścisłościami - w przeciwnym razie dokumenty nie będą się ze sobą zgadzać, a urząd nabierze podejrzeń. Jeśli zauważymy błąd w oryginale, informujemy o tym przed oddaniem tłumaczenia, aby mogli Państwo poprosić organ wydający o jego poprawienie. Dopiero potem warto tłumaczyć.
Na ile kontrola jakości wydłuża proces?
Przy standardowym zaświadczeniu praktycznie wcale - jest gotowe tego samego lub następnego dnia. Przy dyplomie z suplementem lub wielostronicowej umowie etap redakcji zwykle dodaje jeden dzień. Nawet w trybie pilnym ten etap nie jest pomijany - ale termin podajemy z wyprzedzeniem, aby mogli Państwo podjąć decyzję.
Powiązane strony
Jak pracujemy
- Nasz zespół
- Przykładowe tłumaczenia
- Poufność
- Warunki świadczenia usług
- Redakcja i korekta
- Informacje prawne