Překlad tendrové dokumentace

TARGMANEBI překládá tendrovou dokumentaci oběma směry: podmínky zahraničního tendru do gruzínštiny, aby váš tým přesně rozuměl požadavkům, a vaši nabídku do cizího jazyka, aby ji hodnoticí komise mohla posoudit v plném rozsahu. Na velký balík nasazujeme současně tým překladatelů a překlad předáváme týž nebo následující den.

Tři vrstvy tendrového balíku

Právní část: o povinnosti rozhoduje jedno slovo

Pokud se ve smluvních podmínkách zamění „shall“ a „may“, z povinnosti se stane doporučení. „Liquidated damages“ je smluvní pokuta předem stanovená smlouvou, gruzínsky „pirgasamtekhlo“, nikoli doslovné „likvidirebuli zarali“ („likvidovaná škoda“). „Employer“, „Contractor“ a „Engineer“ jsou ve smlouvách typu FIDIC konkrétní role (objednatel, zhotovitel, správce stavby) a v celém balíku musí být pojmenovány stejně.

Právní část zpracovává překladatel se zkušenostmi s právním překladem. Překlad a ověření registračních dokumentů společnosti: překlad výpisu z rejstříku.

Finanční část: čísla se nemění

Ve finanční části se nesmí změnit žádné číslo, jednotka ani desetinný oddělovač. Vzorce v Excelu, struktura listů i odkazy na buňky zůstávají beze změny; překládají se jen textová pole: názvy prací, jednotky a poznámky.

Název položky ve výkazu výměr se musí přesně shodovat s technickou specifikací. Pokud specifikace uvádí „betonis mosamzadebeli pena“ (podkladní beton), výkaz výměr použije přesně stejný tvar, takže hodnotitel oba dokumenty snadno spáruje.

Technická část

Zadání (Terms of Reference) a specifikace jsou jádrem tendru: právě podle nich se posuzuje, zda nabídka splňuje požadavky. Každý bod ToR se překládá v plném znění, aby vašemu týmu neunikl jediný „povinný požadavek“.

Tendrové výkresy překládáme přímo v souboru CAD se zachováním hladin a kót: překlad technických výkresů. Návody k zařízení a technické listy překládáme ve stejné terminologii jako specifikaci.

Jak dodáme velký balík v napjatém termínu

Velký tendrový balík nelze svěřit jednomu překladateli. Náš postup stojí na týmové práci, která neztrácí jednotnost:

• Projektový manažer převezme balík, spočítá rozsah a rozdělí ho na právní, finanční a technické bloky;
• Terminologická databáze vzniká ještě před zahájením práce: názvy zadavatele, projektu, objektů a klíčové pojmy se zafixují jednou;
• Souběžný překlad - každý blok zpracovává překladatel s příslušnou specializací. Všichni v reálném čase používají jednu překladovou paměť (Translation Memory);
• Jednotná redakce - celý balík čte jeden redaktor, aby pojmy a role byly ve všech dokumentech vyjádřeny stejně;
• Kontrola formátu - tendrové formuláře se vracejí přesně ve struktuře, kterou zadavatel požadoval: stejné číslování, pole i místa pro podpis.

Nevratné chyby, které kontrolujeme

• Neúplná odpověď na požadavek - vynechaný bod ToR se může stát důvodem k vyřazení nabídky;
• Nejednotné pojmy - táž práce musí mít stejný název v technické nabídce i v cenové tabulce;
• Chyby v číslech - lhůty, množství, procenta a jednotky se porovnávají s originálem v samostatném kroku;
• Pozměněné formuláře - pokud zadavatel vyžaduje konkrétní formulář, zachováme jeho strukturu a nevytváříme vlastní verzi.

Vaše nabídka v cizím jazyce: co čte komise

Když se gruzínská společnost účastní mezinárodního tendru, hodnoticí komise vidí nabídku jen v překladu. Technické hodnocení závisí na tom, jak jasně nabídka ukazuje, že společnost splňuje každý požadavek. Proto se při překladu nabídky držíme několika pravidel:

• Zrcadlit jazyk ToR - pokud zadání uvádí „The Contractor shall provide“, odpověď začíná stejným pojmem, takže hodnotitel propojí požadavek a odpověď během několika vteřin;
• Matice souladu - pokud zadavatel požaduje Compliance Matrix, každý řádek tabulky se překládá s číslem bodu originálu;
• Tón metodiky - text je psán aktivními a konkrétními formulacemi, což je u mezinárodního hodnotitele obvyklý standard;
• Životopisy a reference - pozice, názvy projektů a klienti jsou v každém životopisu i v tabulce zkušeností pojmenovány stejně.

Dobře přeložená nabídka nenutí komisi žádat o další vysvětlení, což šetří čas ve fázi hodnocení a snižuje riziko.

Dvojjazyčné nabídky a rozhodující jazyk

Někteří zadavatelé vyžadují nabídku ve dvou jazycích, například v gruzínštině a angličtině, a ve smlouvě stanoví, který jazyk je při rozporu rozhodující. V takovém případě se obě verze musí zrcadlit: stejná struktura, číslování, tabulky i čísla.

Dvojjazyčné dokumenty připravujeme v souběžných sloupcích nebo jako samostatné soubory, jak zadavatel požaduje, a na závěr obě verze porovnáme bod po bodu. Zvláštní pozornost věnujeme číslům, lhůtám a formulaci povinností, protože právě tam vede nesoulad ke sporu.

Vysvětlení, dodatky a poslední hodiny před lhůtou

Podmínky tendru se před podáním často mění. Zadavatel zveřejňuje dodatky (Addenda), odpovědi na dotazy uchazečů (Clarifications) a upravené formuláře. Každý takový dokument může změnit lhůtu, rozsah nebo technický požadavek.

• dodatky překládáme se stejnou terminologickou databází jako hlavní balík, takže změna je vidět okamžitě;
• vaše dotazy zadavateli překládáme stručně a přesně, s odkazy na body ToR;
• pokud dodatek mění již přeložený dokument, opravíme jen změněnou část a změny vám zvlášť vyznačíme.

Po tendru: fáze realizace smlouvy

Po vítězství objem překladů často roste: smlouva k podpisu, technologické postupy (Method Statements), zprávy o postupu prací, korespondence se správcem stavby (Engineer) a předávací protokoly.

Překladová paměť a terminologická databáze vytvořené ve fázi tendru fungují dál i při realizaci smlouvy. Tatáž práce, objekt i role se tak ve smlouvě, ve zprávách i v korespondenci jmenují stejně, což je zvlášť důležité v případě sporu.

Notářské ověření, apostila a důvěrnost

Některé tendry vyžadují notářsky ověřený překlad firemních dokumentů nebo apostilu. Notářské ověření zajišťujeme souběžně s překladem, takže balík je hotový v jednom harmonogramu. Lhůtu pro vydání apostily stanoví příslušný státní orgán a je třeba ji naplánovat zvlášť. Podrobněji: notářské ověření a apostila.

Tendrová nabídka obsahuje obchodní tajemství: ceny, metodiku a údaje o subdodavatelích. K souborům má přístup jen projektový tým a na požádání podepisujeme NDA.

Nejčastěji překládáme z gruzínštiny do angličtiny a z angličtiny do gruzínštiny, dále z a do ruštiny, turečtiny, němčiny a francouzštiny. Velká část tendrů financovaných mezinárodními finančními institucemi probíhá v angličtině.

Jak naplánovat překlad tendru

Často kladené otázky

Související stránky