¿Qué diferencia hay entre la traducción simple y la traducción notarial de un título universitario?

Cuando se encarga la traducción de un título, la primera pregunta que hacemos es: ¿dónde va a presentar el documento? Es precisamente la respuesta a esta pregunta la que determina si basta con una traducción simple o si necesita una certificada ante notario. La traducción en sí se prepara con la misma exactitud en ambos casos: lo único que cambia es quién la certifica y cómo.

En este artículo vemos qué significa cada forma, qué necesita el notario, cómo leer el requisito del destinatario, por qué la apostilla se coloca sobre el original y no sobre la traducción, y dónde se cometen errores con más frecuencia. La regla general es una sola: la última palabra la tiene el destinatario, así que compruebe siempre sus instrucciones.

Traducción simple

La traducción simple la prepara un traductor o una agencia sin intervención de un notario. Es adecuada cuando el destinatario solo necesita entender el contenido:

• la evaluación preliminar de una universidad, cuando el portal no exige certificación;
• un CV, una carta de motivación, un portafolio;
• una copia informativa para un empleador;
• para su propio archivo.

Una traducción simple no significa «menos exacta». El traductor traduce el nombre, el apellido, las fechas, la denominación de la especialidad y la cualificación otorgada con el mismo cuidado, porque ese mismo texto a menudo pasa después también a la certificación notarial. La única diferencia es que la traducción no va acompañada de un acto notarial y su validez depende de la confianza del destinatario.

Traducción notarial

En la traducción notarial, el traductor firma ante notario y el notario da fe de la autenticidad de la firma del traductor. Un detalle importante: el notario no revisa el contenido de la traducción. El traductor responde de la exactitud, y el notario, de que fue precisamente ese traductor quien firmó.

La traducción notarial se necesita cuando el título se utiliza en un procedimiento administrativo o jurídico:

• la admisión en una universidad extranjera, cuando se exige expresamente la certificación;
• un visado de trabajo y el reconocimiento de cualificaciones;
• la presentación en una embajada;
• el reconocimiento de estudios extranjeros en Georgia: el Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa (NCEQE) solo acepta un documento en idioma extranjero con una traducción notarial al georgiano.

Qué necesita el notario

Para la certificación notarial se necesitan varias condiciones. Si las conoce de antemano, el proceso irá sin contratiempos:

• El original o una copia. La traducción está vinculada a un documento concreto, así que debe verse qué se ha traducido. Qué forma es adecuada en su caso se lo aclaramos al hacer el pedido;
• La presencia del traductor. El traductor firma la traducción en presencia del notario, por lo que una traducción notarial siempre requiere la participación personal del traductor;
• La traducción junto con el documento. Por regla general, la traducción se encuaderna con el documento formando un solo documento con la diligencia de certificación del notario. Así el destinatario ve que la traducción corresponde precisamente a ese documento;
• El texto íntegro. Se traduce todo lo que figura en el documento: sellos, firmas, timbres y, si ya se ha colocado, también la apostilla.

En esta fase, el notario comprueba la identidad y la firma del traductor, no la exactitud lingüística de la traducción. Por eso la revisión del texto debe terminarse antes de la certificación: después, cambiar el texto ya supone una nueva certificación.

Comparación

• Quién certifica: la simple, el traductor o la agencia; la notarial, el notario, que da fe de la firma del traductor;
• Responsabilidad por la exactitud: en ambos casos, el traductor;
• Organismos estatales: rara vez aceptan la simple; aceptan la notarial;
• Apostilla sobre la traducción: en Georgia no se coloca en ninguna de las dos; la apostilla va sobre el título original;
• Plazo en TARGMANEBI: ambas, en el mismo día o al día siguiente.

Por qué la traducción notarial es más exigente

Corregir un error en una traducción notarial es más difícil. En una traducción simple, el traductor corrige la palabra equivocada y le vuelve a enviar el archivo. En una traducción notarial, la traducción va unida a un acto notarial, así que una corrección a menudo requiere una nueva certificación, es decir, una nueva visita al notario. Precisamente por eso, en la traducción de un título revisamos por separado el nombre, el apellido, la fecha de nacimiento y el número del título antes de la certificación y, si se confirma un error nuestro, lo corregimos en el mismo día o al día hábil siguiente.

Otro principio que se aplica a ambas formas: no utilizamos inteligencia artificial con el contenido de los documentos de los clientes, y el traductor recibe solo la parte que debe traducir. Un título contiene datos personales y su texto solo llega a la persona que trabaja con él.

Una tercera opción: la traducción certificada

El Reino Unido, Estados Unidos y algunos otros países a menudo no exigen notario: basta con una confirmación escrita del traductor o de la agencia de que la traducción es completa y exacta. En detalle: traducción certificada.

La forma la fija el destinatario, no usted ni la agencia. Antes de hacer el pedido, busque en los requisitos del portal o de la embajada las palabras «notarized», «certified» o «sworn».

Cómo leer el requisito del destinatario

Las universidades, las embajadas y los empleadores usan términos distintos, y una misma palabra puede significar cosas diferentes en distintos países. La orientación general es la siguiente:

• «notarized translation»: normalmente se refiere a una traducción en la que el notario da fe de la firma del traductor. En Georgia, esto es precisamente una traducción notarial;
• «certified translation»: a menudo basta con una confirmación escrita del traductor o de la agencia de que la traducción es completa y exacta. No obstante, algunos destinatarios entienden también por esta palabra la certificación notarial;
• «sworn translation»: en los países donde existe la figura del traductor jurado, es la traducción hecha por un traductor habilitado por ese país. Si esta palabra figura en el requisito, compruebe si se aceptará una traducción certificada ante notario en Georgia;
• «official translation»: la formulación más vaga, que puede significar tanto notarial como certificada. En ese caso, lo mejor es preguntar directamente al destinatario.

Si el requisito dice solo «translation», sin ninguna palabra adicional, a menudo basta con una traducción simple. Pero si tiene dudas, es mejor preguntar de antemano al destinatario que ver cómo le devuelven el documento y se le pasa el plazo.

Apostilla en el título, no en la traducción

En Georgia una traducción notarial no se apostilla: el notario solo certifica la firma del traductor, y la apostilla se coloca sobre el documento original (o su copia notarial).

La apostilla en el título es otro procedimiento: la decisión la toma el Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa, y la solicitud se presenta a través de la Casa de Justicia (Public Service Hall). Esta apostilla se coloca sobre el original y debe hacerse antes de la traducción, para que quede reflejada en ella. En detalle: apostilla en el título y apostilla y legalización.

Algunos destinatarios quieren que también se confirme la propia traducción. En ese caso, la Agencia de Desarrollo de los Servicios Públicos (Public Service Development Agency) puede traducir el título a uno de ocho idiomas y apostillar su propia traducción; de lo contrario, pregunte al destinatario si basta con nuestra traducción notarial junto al título apostillado. La diferencia entre los dos pasos se explica aparte en la página certificación notarial o apostilla.

Errores frecuentes

• Certificación innecesaria. Un CV, una carta de motivación y un portafolio no son documentos oficiales y, por regla general, no necesitan notario. La certificación no da más validez a ese tipo de texto;
• Traducción antes de la apostilla. Si primero se tradujo el título y después se colocó la apostilla, la apostilla no aparece en la traducción. El destinatario puede considerar incompleto ese paquete, y puede que tenga que volver a encargar la traducción;
• Un nombre distinto del pasaporte. Un nombre georgiano puede transcribirse al alfabeto latino de varias maneras. En la traducción, el nombre y el apellido deben coincidir letra por letra con el pasaporte; de lo contrario, el destinatario puede preguntarse si se trata de la misma persona. Por eso, al hacer el pedido, envíenos también una copia del pasaporte;
• Elegir la forma a ciegas. Unos encargan la notarial «por si acaso»; otros, al contrario, la simple, con la esperanza de que se la acepten. En ambos casos, es mejor leer primero el requisito del destinatario;
• Un título sin suplemento. El certificado de calificaciones o suplemento se exige a menudo junto con el título. Si los dos los traduce un mismo traductor, la terminología y la grafía del nombre serán las mismas.

Cómo se prepara una traducción notarial

Preguntas frecuentes

Páginas relacionadas