Este artículo tiene un solo objetivo: que esta situación no le ocurra a usted. A continuación encontrará los motivos concretos que vemos en la práctica y una comprobación que lleva un minuto y le ahorra un día perdido.
Antes de pasar a los motivos, hay que tener clara una cosa: qué certifica realmente un notario. No entender esta cuestión es en sí el origen de muchos problemas.
Qué certifica realmente un notario
Una traducción notarial es aquella en la que el notario certifica la autenticidad de la firma del traductor. Esa es la formulación exacta, y entenderla explica muchas cosas.
El notario no comprueba si la traducción es correcta. Puede que ni siquiera entienda el idioma de la traducción. Su función es confirmar que este documento lo firmó una persona concreta y cualificada cuya identidad ha comprobado.
Por eso la responsabilidad por el contenido de la traducción recae en la agencia y en el traductor, y precisamente por eso tenemos una etapa de revisión obligatoria, en la que las cifras y los nombres se cotejan con el original.
Y por la misma razón: no necesita presentarse ante el notario. Firma el traductor, no usted. Su presencia solo es necesaria cuando usted mismo es el firmante del documento, como en el caso de un poder o de un consentimiento.
Lo que el notario sí necesita es el documento original. Y casi todos los motivos de negativa están relacionados precisamente con el original.
Ocho motivos por los que un notario se niega
El estado del documento
- No se presentó el original, solo una fotocopia
- El documento está dañado o es parcialmente ilegible
- Está plastificado: estampar un sello es físicamente imposible
- El sello no es nítido o está borroso
Defectos formales
- Al documento le falta la firma o el sello de la autoridad emisora
- Una corrección no se ha certificado debidamente
- El propio documento necesita una certificación previa
- Un documento extranjero no tiene apostilla ni legalización
Lo que no tiene nada que ver con la traducción
- Todos estos motivos están en el documento, no en la traducción
- Rehacer la traducción no sirve de nada
- Primero hay que poner el documento en regla
- Solo después tiene sentido traducir
La plastificación merece una mención aparte, porque es el caso más doloroso. Mucha gente cree que plastificar protege el documento. En realidad, a menudo lo inutiliza: un notario no puede certificar un documento plastificado y tampoco se le puede colocar la apostilla, porque el sello debe estamparse físicamente sobre el papel. Si tiene un documento importante, no lo plastifique.
Documentos extranjeros: un caso aparte
Con un documento traído del extranjero, el motivo de la negativa es casi siempre el mismo: el documento no tiene apostilla ni legalización consular.
La lógica es sencilla. Una autoridad georgiana no tiene forma de saber si, por ejemplo, el sello de un ayuntamiento griego es auténtico. Por eso se necesita una confirmación expedida por el propio país emisor: eso es la apostilla.
Un detalle crucial que retrasa a mucha gente: la apostilla solo se coloca en el país emisor. En un documento alemán, en Alemania; en uno turco, en Turquía. Es imposible hacerlo en Georgia, por urgente que sea el asunto.
Así que un documento georgiano se apostilla en Georgia, y uno extranjero, en el país que lo expidió. Si trae un documento extranjero, resuelva su apostilla allí, antes de viajar. Si está en el extranjero y un documento georgiano necesita apostilla, la vía es un poder: un representante autorizado o nosotros realizaremos el trámite en Georgia. Solo actuamos en Georgia, así que la apostilla de un documento extranjero la obtiene en el país emisor usted o un representante suyo allí.
Una explicación completa de cuál necesita en su caso: apostilla o legalización.
La comprobación de cinco minutos que lo cambia todo
Antes de encargar la traducción, repase el documento con esta lista. Lleva unos minutos y a menudo le ahorra todo el ciclo.
1. ¿Tiene el original? No un escaneo, no una fotocopia, no una foto: el original físico. Si no lo tiene, obtenga primero un extracto nuevo de la autoridad emisora.
2. ¿Se lee todo? El texto, los sellos, las firmas, las fechas. Si algún punto está desgastado o borroso, el notario puede negarse.
3. ¿Está plastificado? Si es así, obtenga primero un ejemplar nuevo. Con uno plastificado, el trámite a menudo es imposible.
4. Revise el reverso. Un sello, una anotación, una apostilla: muchos certificados tienen información importante en el reverso.
5. ¿Ha caducado? Los certificados de antecedentes penales y los extractos tienen un plazo de validez. Si el receptor pide uno nuevo, uno antiguo no le servirá ni al notario ni a la autoridad.
Si tiene dudas sobre cualquier punto, envíenos una foto antes de pagar nada. Esta comprobación no cuesta nada.
El orden de los documentos: donde nace el problema
La segunda gran fuente de negativas no es el documento en sí, sino el orden en que se hacen las etapas. Tres escenarios típicos que vemos en la práctica.
Primer escenario: la apostilla al final. Una persona hizo traducir el documento, lo certificó ante notario y después fue a por la apostilla, y resultó que la apostilla debía ir sobre el original, antes de la traducción. Como consecuencia, el texto de la apostilla no figura en la traducción y el país receptor no acepta el expediente. El ciclo vuelve a empezar.
Segundo escenario: primero el certificado, después el plazo. Obtuvieron el certificado de antecedentes penales, lo apostillaron, lo tradujeron y lo certificaron ante notario, y antes de llegar al consulado el certificado caducó. Cada etapa fue correcta, pero el calendario no. Por eso un proceso con documentos de validez limitada debe planificarse hacia atrás desde el final, no desde el principio.
Tercer escenario: el expediente por partes. Tres de cinco documentos se hicieron un mes y los otros dos al mes siguiente, en otra agencia. Como resultado, el nombre aparece escrito de dos maneras distintas y la autoridad ve a dos personas diferentes. El notario no lo comprobará: sale a la luz después de la presentación, en el receptor.
Los tres casos se evitan con una sola pregunta: para quién es el documento y para qué fecha. Precisamente por eso la hacemos al inicio de cada encargo, y no por curiosidad.
Qué hacer si ya le han dicho que no
Averigüe el motivo exacto
Pregunte al notario cuál es exactamente el problema y recuerde la formulación. "No sirve" no basta: se necesita el motivo exacto para poder ver cómo resolverlo.
Escríbanos el motivo
Envíenos la respuesta del notario y una foto del documento. Le diremos si se puede subsanar o si hace falta un ejemplar nuevo, y esta consulta es gratuita.
Ponga el documento en regla
Un extracto nuevo, la certificación de la autoridad emisora o una apostilla: lo que falte exactamente. En esta etapa normalmente no hace falta rehacer la traducción.
Certificación del documento subsanado
Si la traducción la hicimos nosotros y el documento solo se puso en regla formalmente, no paga de nuevo la traducción: solo se repite el trámite de certificación.
¿Un notario se ha negado o no está seguro de si su documento servirá? Envíenos una foto: la comprobación previa es gratuita y a menudo ahorra todo el ciclo.
Llamar: 501 113 200Preguntas frecuentes
¿El notario comprueba la calidad de la traducción?
No. El notario certifica la autenticidad de la firma del traductor y puede que ni siquiera entienda el idioma de destino. De la exactitud de la traducción responden la agencia y el traductor concreto. Precisamente por eso tenemos una etapa de revisión aparte, en la que las cifras y los nombres se cotejan con el original.
¿Tengo que presentarme ante el notario?
Para certificar una traducción, no. Firma el traductor, no usted. Su presencia personal solo es necesaria cuando usted mismo es el firmante del documento: un poder, un consentimiento, una declaración. En ese caso el notario comprueba su identidad y su voluntad.
Tengo un título plastificado. ¿Qué hago?
Lamentablemente, en un documento plastificado a menudo son imposibles tanto la certificación notarial como la apostilla, porque el sello debe estamparse físicamente sobre el papel. La solución es obtener un ejemplar nuevo o un duplicado de la institución emisora. No recomendamos quitar el plastificado: normalmente daña el documento y empeora las cosas.
¿De verdad no sirve una fotocopia?
Una fotocopia simple, no. Sirve una copia certificada ante notario, en la que el notario ha confirmado que coincide con el original. Es un trámite aparte y se utiliza cuando el original debe quedarse con usted. En detalle: certificación de la copia de un documento.
Tengo un documento extranjero sin apostilla. ¿Qué opciones hay?
La única vía es colocar la apostilla en el país que expidió el documento: en Georgia es imposible. Si no puede viajar allí, resuélvalo mediante un poder: un representante autorizado lo hará en el lugar. En algunos casos, la embajada de ese país en Tiflis expide un certificado que puede ser una solución; llámenos y estudiaremos su situación concreta.
¿Tengo que pagar de nuevo la traducción?
Si la traducción la hicimos nosotros y el motivo de la negativa está en el estado formal del documento, no. Una vez puesto en regla el documento, solo se repite el trámite de certificación. Si obtuvo un ejemplar nuevo y su contenido es distinto (por ejemplo, una nueva fecha y un nuevo número), la traducción necesita actualizarse, pero suele ser una pequeña corrección, no un trabajo nuevo.