Cet article poursuit un seul but : que cette situation ne vous arrive pas. Vous trouverez ci-dessous les raisons concrètes que nous rencontrons dans la pratique, ainsi qu’une vérification qui prend une minute et vous épargne une journée perdue.
Avant d’en venir aux raisons, un point doit être clair : ce que certifie réellement un notaire. Le malentendu sur cette question est en soi la source de nombreux problèmes.
Ce que certifie réellement un notaire
Une traduction notariée est une traduction pour laquelle le notaire certifie l’authenticité de la signature du traducteur. C’est la formulation exacte, et la comprendre explique beaucoup de choses.
Le notaire ne vérifie pas si la traduction est correcte. Il peut même ne pas comprendre du tout la langue de la traduction. Sa fonction est de confirmer que ce document a été signé par une personne précise et qualifiée, dont il a établi l’identité.
C’est pourquoi la responsabilité du contenu de la traduction reste celle de l’agence et du traducteur - et c’est précisément pour cela que nous avons une étape de révision obligatoire, au cours de laquelle les chiffres et les noms sont comparés à l’original.
Et pour la même raison : votre présence chez le notaire n’est pas nécessaire. C’est le traducteur qui signe, pas vous. Votre présence n’est requise que lorsque vous êtes vous-même le signataire du document - dans le cas d’une procuration ou d’un consentement.
Ce dont le notaire a réellement besoin, c’est du document original. Et presque tous les motifs de refus sont liés justement à l’original.
Huit raisons pour lesquelles un notaire refuse
L’état du document
- L’original n’a pas été présenté - seulement une photocopie
- Le document est abîmé ou partiellement illisible
- Il est plastifié - y apposer un cachet est physiquement impossible
- Le sceau est flou ou maculé
Les vices de forme
- Le document ne porte pas la signature ou le sceau de l’autorité qui l’a délivré
- Une correction n’a pas été dûment certifiée
- Le document lui-même doit d’abord être certifié
- Un document étranger n’a ni apostille ni légalisation
Ce qui n’a rien à voir avec la traduction
- Toutes ces raisons tiennent au document, pas à la traduction
- Refaire la traduction ne sert absolument à rien
- Il faut d’abord mettre le document en ordre
- Ce n’est qu’ensuite que la traduction a un sens
La plastification mérite un mot à part, car c’est le cas le plus désolant. Beaucoup pensent que la plastification protège un document. En réalité, elle le rend souvent inutilisable : un notaire ne peut pas certifier un document plastifié et aucune apostille ne peut y être apposée, car le cachet doit être appliqué physiquement sur le papier. Si vous avez un document important, ne le faites pas plastifier.
Les documents étrangers - un cas à part
Pour un document rapporté de l’étranger, la cause du refus est presque toujours la même : le document n’a ni apostille ni légalisation consulaire.
La logique est simple. Une autorité géorgienne n’a aucun moyen d’établir si, par exemple, le sceau d’une municipalité grecque est authentique. Il faut donc une confirmation délivrée par le pays émetteur lui-même - c’est l’apostille.
Un détail crucial qui retarde beaucoup de monde : l’apostille ne s’appose que dans le pays qui a délivré le document. Sur un document allemand, en Allemagne ; sur un document turc, en Turquie. Il est impossible de le faire en Géorgie, aussi urgente que soit l’affaire.
Donc, un document géorgien est apostillé en Géorgie, et un document étranger dans le pays qui l’a délivré. Si vous apportez un document étranger, réglez la question de son apostille sur place, avant votre départ. Si vous êtes à l’étranger et qu’un document géorgien doit être apostillé, la solution est une procuration : un mandataire ou nous-mêmes mènerons la démarche en Géorgie. Nous n’intervenons qu’en Géorgie : l’apostille sur un document étranger est donc obtenue dans le pays de délivrance, par vous-même ou par un représentant sur place.
Une explication complète de ce qu’il vous faut dans votre cas : apostille ou légalisation.
La vérification de cinq minutes qui change tout
Avant de commander la traduction, passez le document au crible de cette liste. Cela prend quelques minutes et vous épargne souvent tout un cycle.
1. Avez-vous l’original ? Pas un scan, pas une photocopie, pas une photo - l’original physique. Sinon, obtenez d’abord un nouvel extrait auprès de l’autorité émettrice.
2. Tout est-il lisible ? Le texte, les sceaux, les signatures, les dates. Si un passage est effacé ou maculé, le notaire peut refuser.
3. Est-il plastifié ? Si oui, obtenez d’abord un nouvel exemplaire. Avec un document plastifié, la procédure est souvent impossible.
4. Regardez le verso. Un sceau, une mention, une apostille - de nombreux certificats portent des informations importantes au verso.
5. Est-il périmé ? Les extraits de casier judiciaire et les extraits de registre ont une durée de validité. Si le destinataire en demande un récent, l’ancien ne servira ni au notaire ni à l’administration.
Si vous avez un doute sur l’un de ces points, envoyez-nous une photo avant de payer quoi que ce soit. Cette vérification ne coûte rien.
L’ordre des démarches - là où naît le problème
La deuxième grande source de refus n’est pas le document lui-même, mais l’ordre dans lequel vous effectuez les étapes. Voici trois scénarios typiques que nous rencontrons dans la pratique.
Premier scénario : l’apostille en dernier. Une personne a fait traduire son document, l’a fait certifier par un notaire, puis est allée demander l’apostille - et il s’est avéré que l’apostille devait figurer sur l’original, avant la traduction. Résultat : le texte de l’apostille n’apparaît pas dans la traduction et le pays destinataire n’accepte pas le dossier. Tout est à recommencer.
Deuxième scénario : le certificat d’abord, l’échéance ensuite. On a obtenu un extrait de casier judiciaire, on l’a fait apostiller, traduire et certifier chez le notaire - et avant d’arriver au consulat, l’extrait avait expiré. Chaque étape était correcte, mais pas le calendrier. C’est pourquoi une démarche impliquant des documents à durée limitée doit se planifier à rebours, à partir de la fin, et non à partir du début.
Troisième scénario : le dossier pièce par pièce. Trois documents sur cinq ont été faits un mois, deux le mois suivant, dans une autre agence. Résultat : le nom est orthographié de deux façons différentes et l’administration voit deux personnes distinctes. Le notaire ne le vérifiera pas - cela apparaît après le dépôt, chez le destinataire.
Ces trois cas s’évitent par une seule question : à qui le document est-il destiné, et pour quelle date. C’est précisément pour cela que nous la posons au début de chaque commande - pas par curiosité.
Que faire si vous avez déjà essuyé un refus
Renseignez-vous sur la raison exacte
Demandez au notaire quel est exactement le problème et retenez la formulation. « Ça ne va pas » ne suffit pas - il faut la raison exacte pour que nous puissions trouver comment la résoudre.
Communiquez-nous la raison
Envoyez-nous la réponse du notaire et une photo du document. Nous vous dirons s’il est possible d’y remédier ou s’il faut un nouvel exemplaire - et cette consultation est gratuite.
Mettez le document en ordre
Un nouvel extrait, une certification par l’autorité émettrice ou une apostille - selon ce qui manque exactement. Refaire la traduction n’est généralement pas nécessaire à ce stade.
Certification du document régularisé
Si c’est nous qui avons fait la traduction et que le document a seulement été régularisé sur la forme, vous ne payez pas une nouvelle traduction - seule la procédure de certification est répétée.
Un notaire a refusé, ou vous n’êtes pas sûr que votre document convienne ? Envoyez-nous une photo - la vérification préalable est gratuite et épargne souvent tout un cycle.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes
Le notaire vérifie-t-il la qualité de la traduction ?
Non. Le notaire certifie l’authenticité de la signature du traducteur et peut ne pas comprendre du tout la langue cible. C’est l’agence et le traducteur concerné qui répondent du contenu de la traduction. C’est précisément pour cela que nous avons une étape de révision distincte, au cours de laquelle les chiffres et les noms sont comparés à l’original.
Dois-je être présent chez le notaire ?
Pour la certification d’une traduction - non. C’est le traducteur qui signe, pas vous. Votre présence personnelle n’est requise que lorsque vous êtes vous-même le signataire du document : une procuration, un consentement, une déclaration. Dans ce cas, le notaire établit votre identité et votre volonté.
Mon diplôme est plastifié. Que faire ?
Malheureusement, la certification notariale comme l’apostille sont souvent impossibles sur un document plastifié, car le cachet doit être appliqué physiquement sur le papier. La solution consiste à obtenir un nouvel exemplaire ou un duplicata auprès de l’établissement émetteur. Nous déconseillons de retirer la plastification - cela abîme généralement le document et aggrave la situation.
Une photocopie ne suffit-elle vraiment pas ?
Une simple photocopie - non. Une copie certifiée conforme par un notaire, sur laquelle celui-ci a confirmé la conformité à l’original, convient en revanche. C’est une procédure distincte, utilisée lorsque l’original doit rester en votre possession. En détail : copie certifiée conforme d’un document.
J’ai un document étranger sans apostille. Quelles sont les options ?
La seule solution est de faire apposer l’apostille dans le pays qui a délivré le document - c’est impossible en Géorgie. Si vous ne pouvez pas vous y rendre, réglez la question par procuration : un mandataire s’en chargera sur place. Dans certains cas, l’ambassade de ce pays à Tbilissi délivre une attestation qui peut constituer une solution - appelez-nous et nous examinerons votre situation concrète.
Dois-je payer la traduction une seconde fois ?
Si c’est nous qui avons fait la traduction et que le motif du refus tient à l’état formel du document - non. Une fois le document régularisé, seule la procédure de certification est répétée. Si vous avez obtenu un nouvel exemplaire dont le contenu diffère - par exemple une nouvelle date et un nouveau numéro - la traduction doit être mise à jour, mais il s’agit généralement d’une petite correction, pas d’un nouveau travail.