Che differenza c'è tra traduzione semplice e notarile del diploma?

Quando ci viene ordinata la traduzione di un diploma, la prima domanda che facciamo è: dove presenterete il documento? È proprio la risposta a questa domanda a stabilire se basta una traduzione semplice o se ne serve una autenticata dal notaio. La traduzione in sé si prepara in entrambi i casi con la stessa esattezza: cambia soltanto chi la attesta e in che modo.

In questo articolo vediamo che cosa significa ciascuna forma, che cosa serve al notaio, come leggere il requisito del destinatario, perché l'apostille si appone sull'originale e non sulla traduzione e dove si sbaglia più spesso. La regola generale è una sola: l'ultima parola spetta al destinatario, quindi verificate sempre le sue istruzioni.

La traduzione semplice

La traduzione semplice la prepara un traduttore o un'agenzia senza l'intervento del notaio. È adatta quando al destinatario basta capire il contenuto:

• la valutazione preliminare di un'università, quando il portale non richiede l'autenticazione;
• CV, lettera motivazionale, portfolio;
• una copia informativa per il datore di lavoro;
• per il vostro archivio personale.

Traduzione semplice non vuol dire "meno esatta". Il traduttore traduce nome, cognome, date, denominazione della specializzazione e qualifica conseguita con la stessa cura, perché spesso lo stesso testo passa poi anche all'autenticazione notarile. L'unica differenza è che la traduzione non è accompagnata da un atto notarile e il suo valore dipende dalla fiducia del destinatario.

La traduzione notarile

Nella traduzione notarile il traduttore firma davanti al notaio e il notaio attesta l'autenticità della firma del traduttore. Un dettaglio importante: il notaio non controlla il contenuto della traduzione. Dell'esattezza risponde il traduttore, mentre il notaio risponde del fatto che a firmare sia stato proprio quel traduttore.

La traduzione notarile serve quando il diploma viene usato in una procedura amministrativa o legale:

• l'iscrizione a un'università straniera, quando l'autenticazione è richiesta espressamente;
• il visto di lavoro e il riconoscimento delle qualifiche;
• la presentazione a un'ambasciata;
• il riconoscimento di un titolo di studio straniero in Georgia: il Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione (NCEQE) accetta un documento in lingua straniera solo con una traduzione notarile in georgiano.

Che cosa serve al notaio

Per l'autenticazione notarile servono alcune condizioni. Se le conoscete in anticipo, la procedura si svolgerà senza intoppi:

• L'originale o una sua copia. La traduzione è legata a un documento preciso, quindi deve essere visibile che cosa è stato tradotto. Quale forma va bene nel vostro caso lo chiariamo al momento dell'ordine;
• La presenza del traduttore. Il traduttore firma la traduzione in presenza del notaio, quindi una traduzione notarile richiede sempre la partecipazione personale del traduttore;
• La traduzione insieme al documento. Di regola la traduzione viene rilegata insieme al documento in un unico fascicolo che reca la formula di autenticazione del notaio. Così il destinatario vede che la traduzione appartiene proprio a quel documento;
• Il testo completo. Si traduce tutto ciò che compare sul documento: timbri, firme, sigilli e, se già apposta, anche l'apostille.

In questa fase il notaio verifica l'identità e la firma del traduttore, non l'esattezza linguistica della traduzione. Per questo la revisione del testo deve essere conclusa prima dell'autenticazione: dopo, modificare il testo significa già una nuova autenticazione.

Il confronto

• Chi attesta: la semplice, il traduttore o l'agenzia; la notarile, il notaio, che autentica la firma del traduttore;
• Responsabilità per l'esattezza: in entrambi i casi del traduttore;
• Enti statali: la semplice la accettano di rado, la notarile la accettano;
• Apostille sulla traduzione: in Georgia non si appone su nessuna delle due - l'apostille va sul diploma originale;
• Tempi presso TARGMANEBI: per entrambe in giornata o il giorno dopo.

Perché la traduzione notarile è più impegnativa

Correggere un errore in una traduzione notarile è più difficile. In una traduzione semplice il traduttore corregge la parola sbagliata e vi rimanda il file. In una traduzione notarile la traduzione è allegata a un atto notarile, quindi una correzione richiede spesso una nuova autenticazione, cioè un nuovo passaggio dal notaio. Proprio per questo, nella traduzione di un diploma, prima dell'autenticazione controlliamo separatamente nome, cognome, data di nascita e numero del diploma e, se viene accertato un nostro errore, lo correggiamo in giornata o il giorno lavorativo successivo.

Un altro principio vale per entrambe le forme: sul contenuto dei documenti dei clienti non usiamo l'intelligenza artificiale, e il traduttore riceve solo la parte che deve tradurre. Un diploma contiene dati personali e il suo testo arriva soltanto a chi ci lavora.

Una terza opzione: la traduzione certificata

Il Regno Unito, gli Stati Uniti e alcuni altri Paesi spesso non richiedono il notaio: basta una conferma scritta del traduttore o dell'agenzia che la traduzione è completa ed esatta. In dettaglio: traduzione certificata.

La forma la stabilisce il destinatario, non voi e non l'agenzia. Prima di ordinare, cercate nei requisiti del portale o dell'ambasciata le parole "notarized", "certified" o "sworn".

Come leggere il requisito del destinatario

Università, ambasciate e datori di lavoro usano termini diversi, e la stessa parola può significare cose diverse in Paesi diversi. L'indicazione generale è questa:

• "notarized translation" - di solito indica una traduzione in cui il notaio autentica la firma del traduttore. In Georgia è proprio la traduzione notarile;
• "certified translation" - spesso basta una conferma scritta del traduttore o dell'agenzia che la traduzione è completa ed esatta. Alcuni destinatari, però, con questa parola intendono anche l'autenticazione notarile;
• "sworn translation" - nei Paesi in cui esiste l'istituto del traduttore giurato, è la traduzione di un traduttore abilitato da quel Paese. Se questa parola compare nel requisito, verificate se verrà accettata una traduzione autenticata dal notaio in Georgia;
• "official translation" - la formulazione più vaga, che può indicare sia la traduzione notarile sia quella certificata. In questo caso la cosa migliore è chiedere direttamente al destinatario.

Se il requisito dice soltanto "translation", senza altre parole, spesso basta una traduzione semplice. Ma se avete dubbi, è meglio chiedere in anticipo al destinatario piuttosto che vedervi restituire il documento e perdere la scadenza.

L'apostille sul diploma, non sulla traduzione

In Georgia una traduzione notarile non riceve l'apostille: il notaio autentica soltanto la firma del traduttore, e l'apostille va sul documento originale (o sulla sua copia autenticata dal notaio).

L'apostille sul diploma è una procedura diversa: la decisione spetta al Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione, e la domanda si presenta tramite la Casa della Giustizia (Public Service Hall). Questa apostille si appone sull'originale e va fatta prima della traduzione, in modo che compaia nella traduzione. In dettaglio: apostille sul diploma e apostille e legalizzazione.

Alcuni destinatari vogliono che sia confermata anche la traduzione stessa. In tal caso l'Agenzia per lo sviluppo dei servizi pubblici (Public Service Development Agency) può tradurre il diploma in una di otto lingue e apporre l'apostille sulla propria traduzione; altrimenti chiedete al destinatario se basta la nostra traduzione notarile accanto al diploma con apostille. La differenza tra i due passaggi è spiegata a parte nella pagina autenticazione notarile o apostille.

Gli errori più comuni

• Un'autenticazione superflua. CV, lettera motivazionale e portfolio non sono documenti ufficiali e, di regola, non richiedono il notaio. L'autenticazione non dà a questi testi un valore maggiore;
• La traduzione prima dell'apostille. Se il diploma è stato tradotto prima e l'apostille è stata apposta dopo, l'apostille non compare nella traduzione. Il destinatario può considerare incompleto un pacchetto del genere, e la traduzione potrebbe servirvi di nuovo;
• Un nome diverso da quello del passaporto. Un nome georgiano si può traslitterare in caratteri latini in più modi. Nella traduzione nome e cognome devono coincidere lettera per lettera con il passaporto, altrimenti il destinatario può chiedersi se si tratti della stessa persona. Per questo, quando ordinate, inviateci anche una copia del passaporto;
• Scegliere la forma a intuito. C'è chi ordina la notarile "per sicurezza" e chi, al contrario, la semplice sperando che venga accettata. In entrambi i casi è meglio leggere prima il requisito del destinatario;
• Il diploma senza il supplemento. Il transcript o supplemento è spesso richiesto insieme al diploma. Se li traduce entrambi lo stesso traduttore, la terminologia e la grafia del nome saranno le stesse.

Come si prepara una traduzione notarile

Domande frequenti

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