Questo articolo ha un solo obiettivo: che questa situazione non capiti a voi. Qui sotto trovate i motivi concreti che incontriamo nella pratica e una verifica che richiede un minuto e vi evita una giornata persa.
Prima di arrivare ai motivi, bisogna chiarire una cosa: che cosa attesta esattamente il notaio. Fraintendere questo punto è già di per sé la fonte di molti problemi.
Che cosa attesta davvero il notaio
Una traduzione notarile è una traduzione su cui il notaio attesta l'autenticità della firma del traduttore. Questa è la formulazione esatta, e capirla spiega molte cose.
Il notaio non verifica se la traduzione sia corretta. Può anche non conoscere affatto la lingua della traduzione. La sua funzione è confermare che questo documento è stato firmato da una persona precisa e qualificata, di cui ha accertato l'identità.
Per questo la responsabilità del contenuto della traduzione resta all'agenzia e al traduttore, ed è proprio per questo che da noi la fase di revisione è obbligatoria: numeri e nomi vengono confrontati con l'originale.
E per lo stesso motivo non dovete essere presenti dal notaio. Firma il traduttore, non voi. La vostra presenza è necessaria solo quando siete voi stessi a firmare il documento, come nel caso di una procura o di un consenso.
Ciò di cui il notaio ha davvero bisogno è il documento originale. E quasi tutti i motivi di rifiuto sono legati proprio all'originale.
Otto motivi per cui il notaio rifiuta
Lo stato del documento
- Non è stato presentato l'originale, ma solo una fotocopia
- Il documento è danneggiato o in parte illeggibile
- È plastificato: apporvi un timbro è fisicamente impossibile
- Il sigillo è poco chiaro o sbavato
Vizi formali
- Al documento manca la firma o il sigillo dell'ente che lo ha rilasciato
- Una correzione non è stata convalidata nel modo dovuto
- Il documento stesso richiede una previa autenticazione
- Un documento straniero è privo di apostille o di legalizzazione
Ciò che non riguarda la traduzione
- Tutti questi motivi stanno nel documento, non nella traduzione
- Rifare la traduzione non serve a nulla
- Prima bisogna mettere in regola il documento
- Solo dopo ha senso tradurlo
La plastificazione merita un discorso a parte, perché è il caso più doloroso. Molti pensano che plastificare un documento lo protegga. In realtà spesso lo rende inutilizzabile: il notaio non può autenticare un documento plastificato e non vi si può apporre l'apostille, perché il timbro va applicato fisicamente sulla carta. Se avete un documento importante, non plastificatelo.
I documenti stranieri - un caso a parte
Con un documento portato dall'estero, il motivo del rifiuto è quasi sempre lo stesso: il documento non ha l'apostille o la legalizzazione consolare.
La logica è semplice. Un ente georgiano non ha modo di stabilire se, per esempio, il sigillo di un comune greco sia autentico. Per questo serve una conferma rilasciata dal Paese che ha emesso il documento: è l'apostille.
Un dettaglio decisivo che fa perdere tempo a molti: l'apostille si appone solo nel Paese che ha rilasciato il documento. Su un documento tedesco in Germania, su uno turco in Turchia. In Georgia è impossibile farlo, per quanto la questione sia urgente.
Quindi un documento georgiano riceve l'apostille in Georgia, e uno straniero nel Paese che lo ha rilasciato. Se state portando un documento straniero in Georgia, sistemate la sua apostille lì, prima di partire. Se vi trovate all'estero e un documento georgiano ha bisogno dell'apostille, la strada è una procura: la procedura in Georgia la svolgerà un rappresentante autorizzato oppure noi. Noi operiamo solo in Georgia, quindi l'apostille su un documento straniero la ottenete nel Paese di rilascio voi stessi o un vostro rappresentante sul posto.
Una spiegazione completa di che cosa serve nel vostro caso: apostille o legalizzazione.
La verifica di cinque minuti che cambia tutto
Prima di ordinare la traduzione, passate il documento attraverso questo elenco. Richiede pochi minuti e spesso vi risparmia l'intero ciclo.
1. Avete l'originale? Non una scansione, non una fotocopia, non una foto: l'originale cartaceo. Se non lo avete, richiedete prima un nuovo estratto all'ente che lo rilascia.
2. È tutto leggibile? Testo, sigilli, firme, date. Se un punto è consumato o sbavato, il notaio può rifiutare.
3. È plastificato? Se sì, procuratevi prima una nuova copia. Con un documento plastificato la procedura è spesso impossibile.
4. Controllate il retro. Un sigillo, un'annotazione, un'apostille: molti certificati riportano informazioni importanti sul retro.
5. È scaduto? I certificati del casellario giudiziale e gli estratti hanno un periodo di validità. Se il destinatario ne chiede uno nuovo, quello vecchio non servirà né al notaio né all'ente.
Se avete dubbi su un qualsiasi punto, inviateci una foto prima di pagare qualunque cosa. Questa verifica non costa nulla.
L'ordine dei documenti - dove nasce il problema
La seconda grande fonte di rifiuti non è il documento in sé, ma l'ordine in cui svolgete le fasi. Tre scenari tipici che incontriamo nella pratica.
Primo scenario: l'apostille per ultima. Una persona ha fatto tradurre il documento, lo ha fatto autenticare dal notaio e poi è andata a chiedere l'apostille, e si è scoperto che l'apostille andava apposta sull'originale, prima della traduzione. Il risultato è che il testo dell'apostille non compare nella traduzione e il Paese destinatario non accetta il pacchetto. Il ciclo ricomincia da capo.
Secondo scenario: prima il certificato, poi la scadenza. Hanno ottenuto il certificato del casellario giudiziale, lo hanno fatto apostillare, tradurre e autenticare, e prima di arrivare al consolato il certificato è scaduto. Ogni fase era corretta, ma il calendario no. Per questo un processo con documenti a validità limitata va pianificato a ritroso partendo dalla fine, non dall'inizio.
Terzo scenario: il pacchetto a pezzi. Tre documenti su cinque sono stati fatti in un mese, due il mese successivo, presso un'altra agenzia. Il risultato è che il nome è scritto in due modi diversi e l'ente vede due persone diverse. Il notaio questo non lo verifica: emerge dopo la presentazione, presso il destinatario.
Tutti e tre i casi si evitano con una sola domanda: a chi è destinato il documento ed entro quale data. È proprio per questo che la poniamo all'inizio di ogni ordine, e non per curiosità.
Che cosa fare se avete già ricevuto un rifiuto
Fatevi dire il motivo esatto
Chiedete al notaio quale sia esattamente il problema e annotatevi la formulazione. "Non va bene" non basta: serve il motivo preciso, così da capire come risolverlo.
Scriveteci il motivo
Inviateci la risposta del notaio e una foto del documento. Vi diremo se si può rimediare o se serve una nuova copia, e questa consulenza è gratuita.
Mettete in regola il documento
Un nuovo estratto, la convalida dell'ente che lo ha rilasciato o un'apostille: esattamente ciò che manca. In questa fase di solito non serve rifare la traduzione.
Autenticazione del documento corretto
Se la traduzione l'abbiamo fatta noi e il documento è stato messo in regola solo sul piano formale, non pagate di nuovo la traduzione: si ripete soltanto la procedura di autenticazione.
Il notaio ha rifiutato, oppure non siete sicuri che il vostro documento vada bene? Inviateci una foto: la verifica preliminare è gratuita e spesso vi risparmia l'intero ciclo.
Chiama: 501 113 200Domande frequenti
Il notaio verifica la qualità della traduzione?
No. Il notaio attesta l'autenticità della firma del traduttore e può anche non conoscere affatto la lingua di arrivo. Del contenuto della traduzione rispondono l'agenzia e il singolo traduttore. È proprio per questo che da noi c'è una fase di revisione separata, in cui numeri e nomi vengono confrontati con l'originale.
Devo essere presente dal notaio?
Per l'autenticazione di una traduzione, no. Firma il traduttore, non voi. La vostra presenza personale è necessaria solo quando siete voi stessi a firmare il documento: una procura, un consenso, una dichiarazione. In quel caso il notaio accerta la vostra identità e la vostra volontà.
Ho un diploma plastificato. Che cosa faccio?
Purtroppo su un documento plastificato spesso sono impossibili sia l'autenticazione notarile sia l'apostille, perché il timbro va applicato fisicamente sulla carta. La soluzione è richiedere una nuova copia o un duplicato all'istituto che lo ha rilasciato. Non consigliamo di togliere la plastificazione: di solito danneggia il documento e peggiora la situazione.
Una fotocopia davvero non va bene?
Una fotocopia semplice, no. Va bene una copia autenticata dal notaio, su cui il notaio ha attestato la conformità all'originale. È una procedura a parte e si usa quando l'originale deve restare a voi. Nel dettaglio: copia autenticata di un documento.
Ho un documento straniero senza apostille. Quali sono le opzioni?
L'unica strada è far apporre l'apostille nel Paese che ha rilasciato il documento: in Georgia è impossibile. Se non potete andarci, risolvete con una procura: lo farà sul posto un rappresentante autorizzato. In alcuni casi l'ambasciata di quel Paese a Tbilisi rilascia un certificato che può rivelarsi una soluzione: chiamateci e valuteremo la vostra situazione concreta.
Devo pagare di nuovo la traduzione?
Se la traduzione l'abbiamo fatta noi e il motivo del rifiuto sta nello stato formale del documento, no. Dopo che il documento è stato messo in regola, si ripete soltanto la procedura di autenticazione. Se avete ottenuto una nuova copia con un contenuto diverso, per esempio una nuova data e un nuovo numero, la traduzione va aggiornata, ma di solito si tratta di una piccola correzione, non di un lavoro nuovo.