Главное различие такое: нотариус подтверждает соответствие копии источнику, а не подлинность, законность источника или правильность изложенных в нём фактов. Даже заверенная копия паспорта, удостоверения личности или водительского удостоверения не заменяет сам документ. Поэтому сначала нужно выяснить, что именно требует принимающая организация: оригинал, нотариальную копию, перевод, апостиль или их сочетание.
TARGMANEBI - сервисный центр документов и переводов, а не нотариальная контора. Мы смотрим документ, выясняем его назначение, готовим нужную копию и перевод и организуем заверение у уполномоченного нотариуса. Окончательное нотариальное решение и удостоверительную надпись делает нотариус. Наш адрес - проспект Давида Агмашенебели, 118, Тбилиси; консультация по телефону 501 113 200.
Что нотариус подтверждает и чего не подтверждает
Выражения «заверение копии», «засвидетельствование верности копии оригиналу» и бытовое «нотариальная ксерокопия» обычно описывают одну цель: получатель должен видеть, что представленная копия по виду или по тексту соответствует документу, который предъявили нотариусу для сравнения. Нотариальная надпись указывает, на каком основании и в какой форме подтверждено соответствие.
Это действие отвечает на узкий, но практически важный вопрос: перенесены ли на копию те же сведения и реквизиты, что есть в представленном документе? Например, на копии диплома имя, квалификация, номер, дата, изображение подписи и печати должны совпадать с оригиналом. У договора страницы, текст, подписи и приложения отражаются в том объёме, в каком копия готовится и заверяется.
Нотариальное заверение не превращает недостоверный документ в подлинный. Действующая инструкция прямо разъясняет, что подтверждение соответствия копии не означает подтверждения законности и подлинности оригинала или заверенной копии. Одной нотариальной печатью на копии нельзя доказать, что диплом действительно выдал конкретный университет, договор действует, паспорт действителен или описанный в документе факт верен. При необходимости это проверяется в выдавшем учреждении, в реестре или в другом уполномоченном органе.
Что подтверждает
- Копия соответствует представленному оригиналу
- Или соответствует уже заверенной копии
- В пределах страниц, изображённых на копии
- В пределах деталей, видимых на копии
- В форме, указанной в нотариальной надписи
Чего не подтверждает
- Подлинность оригинала
- Законность документа
- Правильность содержания
- Действие договора
- Полномочия того, кто выдал документ
Кто решает о приёме
- Университет
- Банк
- Посольство или консульство
- Суд, работодатель или ведомство
- Каждый сам решает, хватит ли копии или нужен оригинал
Когда нужен оригинал и можно ли заверить копию с копии
Если в нотариальной надписи должно быть подтверждено соответствие копии оригиналу, нотариус должен лично увидеть и сравнить оригинал. Фото в WhatsApp, PDF по электронной почте, цветная распечатка или сделанная дома ксерокопия функцию оригинала не выполняют. Прислать их всё же полезно: мы заранее посчитаем страницы, заметим приложения, оценим, нужен ли перевод, и скажем, что именно принести.
Закон знает и вторую возможность: нотариус может подтвердить соответствие копии уже заверенной копии. По сути это заверение «копии с копии». Поэтому фраза «оригинал нужен всегда» слишком общая. Правильный ответ: оригинал нужен, когда сравнение должно идти с оригиналом, а надлежащим образом заверенная копия может быть самостоятельным основанием для новой копии. Простая незаверенная копия к этой категории не относится.
Прежде чем пересылать оригинал из другого города или страны, спросите получателя, нужна ли ему нотариальная копия и принимает ли он копию с копии: одним нужен новый дубликат, другим хватит цветной нотариальной копии, третьим - электронная проверка у выдавшего органа.
Что взять с собой в Тбилиси
- Физический оригинал или заверенную копию, с которой сравнивается новая копия
- Действующий документ, удостоверяющий личность, если он нужен для действия или дальнейших услуг
- Письмо, чек-лист или ссылку принимающей организации, если форма, язык и страницы копии заданы
- Нужное латинское написание имени, если к копии прилагается перевод
- Все приложения, оборотные стороны, вкладыши и листы оценок, которые войдут в пакет
Копии каких документов можно заверить
Заверение копии не ограничивается документами государственных органов или уже нотариальными бумагами. По инструкции то, что оригинал не заверен нотариально или административным органом и не является публичным актом, само по себе препятствием не является. Поэтому можно заверить и копию частного документа, если он технически позволяет сравнение и изготовление копии.
Образование и гражданское состояние
- Диплом, аттестат, сертификат, студенческая справка
- Лист оценок, транскрипт, приложения к диплому
- Свидетельство о рождении, браке, разводе или смерти
- Документ о смене имени
- Повторные свидетельства
Личные документы и сделки
- Паспорт, удостоверение личности, вид на жительство, водительское удостоверение - копия не заменяет оригинал
- Договор, доверенность, согласие, заявление
- Акт приёма-передачи, соглашение
- Судебный документ
- Другой частный акт
Компания и прочее
- Устав, решение партнёров или директора, протокол, приказ
- Сертификат, лицензия, подписанные рабочие документы
- Медицинская справка, рекомендация
- Справка с работы, архивный документ
- Другие материалы, форму которых оценит нотариус
Самая частая ошибка с дипломом - заверить только лицевую сторону, когда университет, работодатель или квалификационный орган требует и приложение. Диплом, лист оценок и транскрипт могут считаться разными документами. Если на обороте есть запись, серия, регистрационный номер или печать, их тоже нужно проверить на включение в копию.
Особенности отдельных документов
Диплом, аттестат и лист оценок. Для подачи за границу не начинайте с фразы «мне нужна копия диплома». Пришлите требование получателя: он просит certified copy, notarized copy, apostilled original, официальный перевод диплома или запечатанный университетом конверт. Эти термины не всегда означают одну и ту же процедуру, и мы выстроим цепочку по требованию. Свидетельства о рождении, браке и другие. Сначала выясняется, нужна ли получателю нотариальная копия старого оригинала или новое повторное свидетельство, выданное уполномоченным органом. За рубежом часто смотрят на дату выдачи, апостиль и перевод. Заверение копии не делает документ «свежевыданным» и не обновляет устаревшие данные. Паспорт, удостоверение личности, водительское удостоверение. Заверить фотокопию таких документов можно, но нотариальная копия не приобретает силу оригинала: по ней нельзя пересечь границу, она не заменяет обязанность предъявить документ, а банк или ведомство всё равно могут потребовать действующий оригинал. Заранее решите, какие страницы паспорта нужны: только страница с фото и данными, конкретные страницы с визами или штампами, все заполненные страницы или весь паспорт. Меньше страниц - пакет может оказаться неполным, лишние страницы увеличат цену и объём личных данных. Договор, доверенность и документы компании. В многостраничном договоре важны порядок страниц, приложения, подписи и печати на последней странице и последующие дополнительные соглашения. Копия одной подписанной последней страницы, как правило, не показывает, к какому тексту относится подпись. Для документа компании могут возникнуть вопросы о полномочиях подписанта, выписке из реестра или актуальности документа - заверение копии этого автоматически не проверяет. Если цель - тендер, банк, иностранный партнёр или суд, мы заранее разделяем заверение копии, заверение подписи и другие требуемые формы.Фотокопия, текстовая копия и выписка
Грузинские нотариальные правила знают две основные формы копии. Фотокопия с фотографической точностью повторяет вид документа: видны расположение, подпись, печать, приписки и другие визуальные реквизиты. На практике это копия со сканера или копировального аппарата, которую нотариус сравнивает с источником.
Текстовая копия точно передаёт текст, но не повторяет визуально все реквизиты: подпись, печать или приписка отражаются описательной записью. Смешивать фотокопию и текстовую копию в одной копии нельзя. Какая форма удобнее, зависит от цели, качества документа и требования получателя. Выписка - не полная копия. Она выделяет определённую часть документа и подтверждает её верность в установленном порядке. Выбирайте её, только если содержание документа можно разделить на части и получатель принимает именно выписку. Скрыть конфиденциальные сведения или по своему усмотрению вынуть несколько страниц - ещё не значит получить нотариальную выписку. Исправления, повреждения, ламинирование. Неоговорённое исправление в оригинале не всегда означает отказ: правила допускают заверение фотокопии, если дефект или исправление ясно видны и на копии; текстовая копия здесь не подходит, потому что визуальный дефект может потеряться. Выцветшая печать, загнутый край, утраченная часть, стёртый текст, плохое ламинирование или склеенные страницы затрудняют сравнение. Фото пришлите заранее, но решающей остаётся проверка оригинала на месте, а окончательное решение принимает нотариус. Если существенные сведения уже не читаются, надёжнее получить дубликат или новую справку.Для документа, созданного техническими средствами, есть ещё один нюанс: кроме книг, газет, журналов и других печатных изданий, на нём обычно должны быть подпись, собственноручная приписка, исправление или иной индивидуальный признак. Распечатка безымянного неподписанного текста может вообще не быть достаточным источником для заверения.
Нотариальная копия, перевод и апостиль: как собрать пакет для заграницы
Нотариальная копия, нотариальный перевод и апостиль - разные вещи. Заверение копии подтверждает её соответствие источнику. Перевод передаёт содержание на другом языке, и обычно заверяется подпись переводчика, а не «правильность содержания» в абстрактном смысле. Апостиль - международная форма подтверждения происхождения публичного документа между странами, где действует соответствующий гаагский режим.
Последовательность зависит от документа и страны: иногда апостиль ставится на оригинал и переводится вместе с ним, иногда требуют заверенную копию и её перевод, а иногда иностранное ведомство принимает только форму своего нотариуса, консульства или сертифицированного переводчика.
Поэтому универсальная формула «сначала копия, потом апостиль» небезопасна. Прежде чем платить, получите письменное требование получателя и покажите его нам. Подробнее - на страницах о нотариальных услугах, о нотариальном заверении и об апостиле.
Иностранный документ в Грузии. То, что документ составлен на иностранном языке и нотариус этот язык не знает, по действующей инструкции само по себе не исключает заверение копии: сравнивается визуальное или текстовое соответствие. Но для юридического использования в Грузии может понадобиться апостиль или легализация в стране происхождения и затем грузинский перевод. Особое внимание - транслитерации имени: латинская запись в паспорте, форма в дипломе и прежние переводы могут различаться, а заверение копии этого не исправляет. До перевода покажите действующий паспорт и, если есть, ранее полученный официальный документ с нужным написанием.Можно ли заверить копию онлайн
Суть заверения копии - сравнение источника и копии. Поэтому фото в WhatsApp или лист, показанный по видеосвязи, обычно не равнозначны предъявлению нотариусу оригинала или заверенной копии. «Онлайн» для клиента может означать дистанционный старт заказа, расчёт цены и координацию, но само нотариальное действие имеет свои формальные требования.
Вместе с тем в Грузии есть возможность нотариально заверить электронную копию материального документа. По разъяснению Нотариальной палаты такую электронную копию можно использовать, например, для загрузки в единую электронную систему государственных закупок. Это специальная процедура, и любой скан в телефоне автоматически нотариальной копией не становится.
Для тендера или электронной платформы напишите её название и требуемый формат файла - мы выясним, какая форма нужна. См. также онлайн-нотариус.
10 ошибок, которых стоит избежать
1. Прийти без оригинала. Если сравнение идёт с оригиналом, фото в телефоне не хватит. 2. Не уточнить требование получателя. «Нотариальная копия» для него может означать форму другой страны, копию с апостилем или копию, запечатанную выдавшим органом. 3. Пропустить приложение. Лист оценок, приложение к договору и оборот свидетельства часто так же важны, как первая страница. 4. Считать копию оригиналом. Даже качественная цветная копия - обычная копия без официального заверения. 5. Лишние или недостающие страницы паспорта. Заранее решите, нужна страница с данными, заполненные страницы или весь документ. 6. Использовать заверенную копию вместо оригинала. Копия уникального документа личности оригинал не заменяет, несмотря на печать нотариуса. 7. Путать перевод и заверение копии. Это самостоятельные действия с разной ценой, надписью и целью. 8. Добавлять апостиль автоматически. Он нужен не всем документам и странам, а иногда ставится на оригинал, а не на готовый пакет. 9. Скрывать повреждения. Стёртости, исправления и нечёткие печати покажите заранее. 10. Считать бюджет только по базовому тарифу. Отдельно уточните НДС, изготовление копии, техническую работу, перевод, апостиль и доставку.Почему готовить документ с TARGMANEBI
Сложность для клиента обычно не в том, чтобы снять ксерокопию, а в выборе правильной цепочки. В заявке может быть написано «notarized certified copy with apostille and translation», но у каждого из четырёх слов свой смысл и своё место в последовательности. Мы начинаем с назначения: куда идёт документ, что пишет получатель, какой оригинал у вас есть и на каком языке нужен результат.
При предварительной оценке мы считаем страницы, проверяем приложения, сверяем написание имён и определяем, по каким вопросам нужен дополнительный ответ получателя. Затем готовим читаемые копии и перевод и организуем нотариальный этап у уполномоченного нотариуса. Если требование доходит до апостиля или международной доставки, планируем процесс целиком. Хорошая услуга - это реалистичный ответ: что есть, чего не хватает, кого спросить и какой шаг сделать первым.
Как проходит заверение копии
Цель и требование получателя
Сообщите, куда, в какой стране, на каком языке и в какой срок подаётся документ. Инструкцию, письмо или чек-лист пришлите полностью - так сразу разделяются заверение копии, перевод, апостиль и другие процедуры.
Оценка по фото или PDF
По чёткому материалу в WhatsApp видно число страниц, приложения, язык, повреждения и написание личных данных. Это экономит время на месте, но электронное фото не заменяет физический оригинал.
Оригинал, копия и надпись нотариуса
Принесите все нужные страницы и приложения. Готовится фотокопия или, где уместно, текстовая копия; уполномоченный нотариус сравнивает её с источником и делает удостоверительную надпись.
Перевод, апостиль или выдача
Для Грузии процесс может на этом закончиться. Для заграницы по требованию продолжаем переводом, заверением подписи переводчика, апостилем или легализацией.
Стоимость и сроки
Нотариальный тариф за заверение верности копии или выписки установлен законом и Нотариальной палатой Грузии и зависит прежде всего от количества страниц; для отдельных льготных категорий предусмотрена сниженная ставка. Конкретную сумму для вашего документа удобно посчитать в калькуляторе нотариальных тарифов. У нотариуса - плательщика НДС добавляется НДС.
Тариф нотариуса - это не полная цена заказа. На итог могут повлиять цветная или крупноформатная копия, необычные приложения, количество документов, перевод, апостиль, курьер. Наша работа (копии, перевод, координация) оценивается по договорённости, после просмотра всех страниц и цели. Сравнивая предложения, спрашивайте, включена ли только нотариальная плата или ещё изготовление копии, НДС и перевод: самая низкая цифра часто просто неполная.
Небольшой, чёткий и полностью представленный документ часто оформляется быстро, но срок зависит от числа страниц, изготовления копии, загрузки нотариуса и того, нужен ли перевод или другая процедура.
Нужно заверить копию диплома, свидетельства, паспорта или договора? Пришлите фото и назначение - скажем, что принести и как выстроить процесс.
Позвонить: 501 113 200Частые вопросы о заверении копии
Обязателен ли оригинал для нотариального заверения копии?
Если копию сравнивают с оригиналом, нотариусу нужно предъявить именно оригинал. По закону сравнение возможно и с уже заверенной копией, то есть можно заверить копию с копии. Обычный скан, фото или незаверенная ксерокопия основанием для сравнения не являются.
Что нотариус подтверждает на копии документа?
Что изготовленная копия соответствует предъявленному оригиналу или заверенной копии. Это не подтверждение законности, подлинности, правильности содержания или действия оригинала.
Можно ли заверить фото или PDF из телефона?
Фото или PDF подходят для предварительной оценки и расчёта, но обычный электронный файл не заменяет оригинал или заверенную копию. Заверение электронной копии материального документа - отдельная нотариальная процедура, её нужно согласовать заранее.
Сколько стоит заверение копии?
Нотариальный тариф установлен законом и зависит от числа страниц; для вашего документа его можно посчитать в калькуляторе нотариальных тарифов. Может добавиться НДС и стоимость технической работы, а наши услуги по копии и переводу оцениваются по договорённости.
Можно ли заверить копию паспорта или удостоверения личности?
Да, заверить фотокопию паспорта, удостоверения личности и водительского удостоверения можно. Но такая копия не заменяет сам паспорт, удостоверение или права.
Можно ли заверить копию документа на иностранном языке?
Закон не считает иностранный язык препятствием, поскольку предмет действия - соответствие копии источнику. Для подачи в грузинское или иностранное учреждение может отдельно понадобиться перевод и заверение подписи переводчика.
Везде ли принимают нотариальную копию вместо оригинала?
Нет. Принимающая организация решает, примет ли заверенную копию, потребует оригинал или электронную проверку. Заверенная копия паспорта и других уникальных документов по закону не заменяет оригинал.
Заверяется ли вместе с дипломом лист оценок?
Заверяются только те страницы и приложения, которые вы предъявили и хотите скопировать. Диплом и лист оценок часто отдельные документы, поэтому полный пакет стоит заранее уточнить в университете или ведомстве.
Нужен ли апостиль копии для заграницы?
Возможно, но не всегда. Это зависит от страны выдачи, страны назначения, типа документа и правил получателя. Заверение копии, перевод и апостиль - три разные процедуры.
Можно ли заверить копию повреждённого документа или документа с исправлениями?
Иногда да. Если неоговорённое исправление ясно видно на фотокопии, закон допускает заверение в форме фотокопии. Состояние документа и возможность действия в итоге оценивает нотариус.
TARGMANEBI сам заверяет копии?
Нет. Мы сервисный центр документов и переводов: оцениваем пакет, готовим копию и перевод и организуем процесс у уполномоченного нотариуса. Нотариальное действие совершает только нотариус.