لهذا المقال هدف واحد: ألا تقعوا في هذا الموقف. ستجدون أدناه الأسباب المحددة التي نصادفها في الممارسة العملية، وفحصاً يستغرق دقيقة ويوفر عليكم يوماً ضائعاً.
وقبل أن ننتقل إلى الأسباب، يجب توضيح أمر واحد - ما الذي يوثقه كاتب العدل فعلاً. فسوء فهم هذه المسألة هو في حد ذاته مصدر كثير من المشكلات.
ما الذي يوثقه كاتب العدل فعلاً
الترجمة الموثقة لدى كاتب العدل هي ترجمة يصادق فيها كاتب العدل على صحة توقيع المترجم. هذه هي الصيغة الدقيقة، وفهمها يفسر الكثير.
كاتب العدل لا يتحقق من صحة الترجمة. بل قد لا يفهم لغة الترجمة إطلاقاً. فوظيفته أن يؤكد أن هذه الوثيقة وقّعها شخص محدد مؤهل تحقق كاتب العدل من هويته.
ولهذا تبقى المسؤولية عن مضمون الترجمة على المكتب والمترجم - ولهذا السبب تحديداً لدينا مرحلة تحرير إلزامية تُطابَق فيها الأرقام والأسماء مع الأصل.
وللسبب نفسه: لا يلزم حضوركم لدى كاتب العدل. فالمترجم هو من يوقّع، لا أنتم. ولا يُشترط حضوركم إلا عندما تكونون أنتم أنفسكم الموقّعين على الوثيقة - في حالة التوكيل أو الموافقة.
أما ما يحتاج إليه كاتب العدل حقاً فهو الوثيقة الأصلية. وتكاد جميع أسباب الرفض ترتبط بالأصل تحديداً.
ثمانية أسباب لرفض كاتب العدل
حالة الوثيقة
- لم يُقدَّم الأصل - بل صورة ضوئية فقط
- الوثيقة تالفة أو غير مقروءة جزئياً
- الوثيقة مغلفة بالبلاستيك - ووضع ختم عليها مستحيل مادياً
- الختم غير واضح أو ملطخ
عيوب شكلية
- تخلو الوثيقة من توقيع الجهة المصدِرة أو ختمها
- موضع مصحح لم يُصادَق عليه كما يجب
- الوثيقة نفسها تحتاج إلى تصديق مسبق
- وثيقة أجنبية ليس عليها أبوستيل أو تصديق
ما لا علاقة له بالترجمة
- كل هذه الأسباب في الوثيقة، لا في الترجمة
- إعادة الترجمة لا تفيد إطلاقاً
- يجب ترتيب وضع الوثيقة أولاً
- ولا يكون للترجمة معنى إلا بعد ذلك
التغليف بالبلاستيك يستحق كلمة منفصلة، لأنه الحالة الأكثر إيلاماً. يظن كثيرون أن التغليف يحمي الوثيقة. لكنه في الواقع كثيراً ما يجعلها غير صالحة للاستخدام: فكاتب العدل لا يستطيع توثيق وثيقة مغلفة، ولا يمكن وضع الأبوستيل عليها، لأن الختم يجب أن يوضع على الورق نفسه. إذا كانت لديكم وثيقة مهمة - فلا تغلفوها بالبلاستيك.
الوثائق الأجنبية - حالة منفصلة
مع الوثيقة الواردة من الخارج، يكون سبب الرفض واحداً في أغلب الأحيان: ليس على الوثيقة أبوستيل أو تصديق قنصلي.
والمنطق بسيط. فليس لدى الجهة الجورجية أي وسيلة للتحقق مما إذا كان ختم بلدية يونانية مثلاً حقيقياً. ولهذا يلزم تأكيد يصدر عن البلد المصدِر نفسه - وهذا هو الأبوستيل.
وتفصيل حاسم يؤخر كثيرين: الأبوستيل لا يوضع إلا في البلد المصدِر. فعلى الوثيقة الألمانية - في ألمانيا، وعلى التركية - في تركيا. ومن المستحيل فعل ذلك في جورجيا، مهما كان الأمر مستعجلاً.
إذن الوثيقة الجورجية يوضع عليها الأبوستيل في جورجيا، والأجنبية في البلد الذي أصدرها. فإذا كنتم ستحضرون وثيقة أجنبية، فرتبوا أمر الأبوستيل عليها هناك قبل السفر. وإذا كنتم في الخارج وتحتاج وثيقة جورجية إلى أبوستيل، فالطريق هو التوكيل: يتولى ممثل مفوض أو نحن الإجراء في جورجيا. ونحن نعمل في جورجيا فقط، لذلك يُستخرج الأبوستيل على الوثيقة الأجنبية في البلد المصدِر بواسطتكم أو بواسطة ممثل هناك.
شرح كامل لما تحتاجون إليه في حالتكم: الأبوستيل أم التصديق.
فحص الدقائق الخمس الذي يغير كل شيء
قبل أن تطلبوا الترجمة، راجعوا الوثيقة وفق هذه القائمة. فهذا يستغرق بضع دقائق وكثيراً ما يوفر عليكم الدورة كلها.
1. هل لديكم الأصل؟ لا نسخة ممسوحة، ولا صورة ضوئية، ولا صورة بالهاتف - بل الأصل الورقي. وإن لم يكن لديكم، فاستخرجوا أولاً مستخرجاً جديداً من الجهة المصدِرة.
2. هل كل شيء مقروء؟ النص والأختام والتواقيع والتواريخ. فإذا كان أي موضع باهتاً أو ملطخاً، فقد يرفض كاتب العدل.
3. هل هي مغلفة بالبلاستيك؟ إذا كانت كذلك، فاستخرجوا أولاً نسخة جديدة. فمع الوثيقة المغلفة يكون الإجراء مستحيلاً في أغلب الأحيان.
4. افحصوا الوجه الخلفي. ختم، أو ملاحظة، أو أبوستيل - فكثير من الشهادات تحمل معلومات مهمة على ظهرها.
5. هل انتهت صلاحيتها؟ لشهادات عدم المحكومية والمستخرجات مدة صلاحية. فإذا طلبت الجهة المستقبِلة وثيقة جديدة، فلن تنفع الوثيقة القديمة لا كاتب العدل ولا تلك الجهة.
إذا كان لديكم شك في أي نقطة، فأرسلوا إلينا صورة قبل أن تدفعوا أي شيء. هذا الفحص لا يكلف شيئاً.
ترتيب الوثائق - حيث تولد المشكلة
المصدر الكبير الثاني لحالات الرفض ليس الوثيقة نفسها، بل الترتيب الذي تنجزون به المراحل. وإليكم ثلاثة سيناريوهات نموذجية نصادفها في الممارسة العملية.
السيناريو الأول: الأبوستيل في النهاية. ترجم شخص الوثيقة ووثقها لدى كاتب العدل، ثم ذهب لوضع الأبوستيل - فاتضح أن الأبوستيل كان يجب أن يوضع على الأصل قبل الترجمة. والنتيجة أن نص الأبوستيل لا يظهر في الترجمة، ولا يقبل البلد المستقبِل الملف. وتبدأ الدورة من جديد.
السيناريو الثاني: الشهادة أولاً والموعد لاحقاً. استخرجوا شهادة عدم المحكومية، ووضعوا عليها الأبوستيل، وترجموها ووثقوها لدى كاتب العدل - وقبل أن يصلوا إلى القنصلية انتهت صلاحية الشهادة. كانت كل مرحلة صحيحة، لكن الجدول الزمني لم يكن كذلك. ولهذا يجب التخطيط للعملية التي تتضمن وثائق محدودة الصلاحية بالعد التنازلي من النهاية، لا من البداية.
السيناريو الثالث: الملف قطعة قطعة. أُنجزت ثلاث من خمس وثائق في شهر، واثنتان في الشهر التالي في مكتب آخر. والنتيجة أن الاسم كُتب بطريقتين مختلفتين، فترى الجهة شخصين مختلفين. ولن يتحقق كاتب العدل من ذلك - بل يظهر بعد التقديم، لدى الجهة المستقبِلة.
وتُتجنب الحالات الثلاث كلها بسؤال واحد: لمن الوثيقة، وبحلول أي تاريخ. ولهذا السبب تحديداً نطرحه في بداية كل طلب - لا بدافع الفضول.
ماذا تفعلون إذا رُفضت وثيقتكم بالفعل
اعرفوا السبب الدقيق
اسألوا كاتب العدل عن المشكلة بالضبط، واحفظوا صيغتها. فعبارة "لا تصلح" لا تكفي - بل تحتاجون إلى السبب الدقيق لكي نحدد كيف نعالجه.
اكتبوا إلينا السبب
أرسلوا إلينا جواب كاتب العدل وصورة الوثيقة. وسنخبركم ما إذا كان يمكن إصلاحها أم تلزم نسخة جديدة - وهذه الاستشارة مجانية.
رتبوا وضع الوثيقة
مستخرج جديد، أو تصديق من الجهة المصدِرة، أو أبوستيل - أياً كان الناقص بالضبط. وإعادة الترجمة لا تلزم في العادة في هذه المرحلة.
توثيق الوثيقة بعد تصحيحها
إذا كنا نحن من أنجز الترجمة، ورُتّب وضع الوثيقة شكلياً فقط، فلا تدفعون مقابل ترجمتها مرة أخرى - بل يُعاد إجراء التوثيق وحده.
هل رفض كاتب العدل وثيقتكم، أم لستم متأكدين مما إذا كانت ستصلح؟ أرسلوا إلينا صورة - فالفحص المبدئي مجاني وكثيراً ما يوفر عليكم الدورة كلها.
اتصلوا بنا: 501 113 200الأسئلة الشائعة
هل يتحقق كاتب العدل من جودة الترجمة؟
لا. يصادق كاتب العدل على صحة توقيع المترجم، وقد لا يفهم اللغة المترجم إليها إطلاقاً. والمسؤول عن مضمون الترجمة هو المكتب والمترجم المعني. ولهذا السبب تحديداً لدينا مرحلة تحرير منفصلة تُطابَق فيها الأرقام والأسماء مع الأصل.
هل يلزم حضوري لدى كاتب العدل؟
لتوثيق الترجمة - لا. فالمترجم هو من يوقّع، لا أنتم. ولا يُشترط حضوركم الشخصي إلا عندما تكونون أنتم أنفسكم الموقّعين على الوثيقة: توكيل، أو موافقة، أو إقرار. وفي هذه الحالة يتحقق كاتب العدل من هويتكم ومن إرادتكم.
لديّ شهادة جامعية مغلفة بالبلاستيك. ماذا أفعل؟
للأسف، كثيراً ما يكون التوثيق لدى كاتب العدل ووضع الأبوستيل كلاهما مستحيلاً على وثيقة مغلفة، لأن الختم يجب أن يوضع على الورق نفسه. والمخرج هو استخراج نسخة جديدة أو نسخة بدل فاقد من المؤسسة المصدِرة. ولا ننصح بنزع التغليف - فهو في العادة يتلف الوثيقة ويزيد الأمر سوءاً.
ألا تصلح الصورة الضوئية فعلاً؟
الصورة الضوئية العادية - لا. لكن تصلح النسخة الموثقة لدى كاتب العدل، التي أكد فيها كاتب العدل مطابقتها للأصل. وهذا إجراء منفصل يُلجأ إليه عندما يجب أن يبقى الأصل معكم. وبالتفصيل: توثيق نسخة الوثيقة.
لديّ وثيقة أجنبية من دون أبوستيل. ما الخيارات؟
الطريق الوحيد هو وضع الأبوستيل في البلد الذي أصدر الوثيقة - فهذا مستحيل في جورجيا. وإذا لم تستطيعوا الذهاب إلى هناك، فرتبوا الأمر بتوكيل: يتولاه ممثل مفوض في المكان نفسه. وفي بعض الحالات تصدر سفارة ذلك البلد في تبليسي إفادة قد تكون حلاً - اتصلوا بنا وسننظر في حالتكم المحددة.
هل عليّ أن أدفع مقابل الترجمة مرة أخرى؟
إذا كنا نحن من أنجز الترجمة وكان سبب الرفض في الحالة الشكلية للوثيقة - فلا. فبعد ترتيب وضع الوثيقة يُعاد إجراء التوثيق وحده. أما إذا استخرجتم نسخة جديدة يختلف مضمونها - كتاريخ ورقم جديدين مثلاً - فتحتاج الترجمة إلى تحديث، لكن هذا يكون في العادة تصحيحاً صغيراً، لا عملاً جديداً.