مراقبة الجودة عندنا ليست تقييماً ذاتياً. إنها قائمة تحقق محددة وقابلة للتكرار، وعملية من خمس مراحل تمر بها كل وثيقة رسمية. وكلما كانت الوثيقة أكثر حساسية - قانونية أو طبية أو تقنية - زاد عدد المراحل التي تشارك فيها.
وهذه العملية ضرورية عندما تُستخدم الوثيقة في سفارة أو قنصلية أو محكمة أو شركة أو عيادة أو جامعة أو جهة حكومية في بلد أجنبي. أي في جميع الحالات تقريباً.
خمس مراحل
1. تحليل الوثيقة. نحدد نوع الوثيقة والغرض من استخدامها واتجاه اللغة والموعد النهائي وصيغة التصديق المطلوبة. وفي هذه المرحلة يُطرح السؤال الذي يجنبنا أكثر المشكلات: لمن الوثيقة؟ فالجهة المستقبِلة هي التي تحدد الأسلوب والصيغة معاً.
2. الترجمة وفق المجال. تُسند الوثيقة إلى مترجم ذي خبرة في المجال المعني: القانوني أو الطبي أو التقني أو المالي أو غيره. وإذا كانت لدى العميل عدة وثائق، فإن مترجماً واحداً يتولاها جميعاً.
3. مراقبة المصطلحات. نتحقق من المصطلحات المهنية والصيغ القانونية والمفاهيم الطبية والتقنية والكلمات ذات الأهمية في المجال. وبالنسبة إلى العميل الدائم، يجري هذا التحقق وفق قاعدة مصطلحاته الخاصة، لا وفق قاموس عام.
4. التحقق من البيانات. تخضع الأسماء والألقاب والتواريخ والأرقام والعناوين والرموز والقيود الرسمية لتحقق خاص. وهذه المرحلة آلية عن قصد: فالمحرر يقارن الأصل بالترجمة بنداً بنداً بدلاً من قراءتهما.
5. التنسيق النهائي والتسليم. يُفحص الملف بصيغته النهائية: الجداول والترقيم وترتيب الملاحق والملاحظات التي تشير إلى الأختام والتوقيعات. وعند الحاجة يُجهَّز للتوثيق لدى كاتب العدل أو للأبوستيل.
ما الذي نتحقق منه بالتحديد
اكتمال الوثيقة
- وجود جميع الصفحات، بما فيها الوجه الخلفي
- الإشارة إلى كل ختم ووصفه
- التوقيعات ومواضعها
- ختم الأبوستيل، إن وُجد على الوثيقة
- المواضع المشطوبة أو المصححة
الأسماء وطريقة كتابتها
- الاسم واللقب تماماً كما في جواز السفر
- الكتابة نفسها المستخدمة في الترجمات السابقة للعميل
- توحيد الأسماء الجغرافية
- الأسماء الرسمية للجهات والمؤسسات
- اسم الشركة وفق قاعدة المصطلحات
الأرقام والرموز
- التواريخ وصيغتها في البلد المستقبِل
- أرقام الوثائق وسلاسلها
- الأرقام الشخصية ورموز التعريف
- المبالغ والعملة ووحدات القياس
- المساحات والرموز المساحية والجرعات الطبية
من بين كل ما في هذه القوائم، فإن أكثر سبب شائع لإعادة الجهة للوثيقة هو طريقة كتابة الاسم. فإذا كانت الحزمة تضم ثلاث وثائق وكُتب الاسم بشكل مختلف في كل منها، فإن الجهة ترى ثلاثة أشخاص مختلفين. ولهذا نسجل طريقة كتابة اسمكم منذ طلبكم الأول، ونستخدم الصيغة نفسها حتى بعد سنوات.
الأخطاء الشائعة وأسباب حدوثها
مقابل عام لمصطلح متخصص. وهو أخبث الأخطاء، لأن النص يبدو سليماً تماماً من الناحية اللغوية. ففي اللغة الطبية والقانونية والتقنية كثير من المصطلحات ليس لها إلا مقابل صحيح واحد، ولا مرادف لها. ولهذا يراجع المحرر مثل هذا النص دائماً.
صيغة التاريخ. كثيراً ما تكتب الوثيقة الجورجية التاريخ بالكلمات. أما الصيغة الأوروبية فتتطلب أرقاماً بترتيب يوم - شهر - سنة، والصيغة الأمريكية بترتيب شهر - يوم - سنة. والأرقام نفسها تعني تاريخين مختلفين في النظامين.
وجه خلفي مفقود. كثير من الشهادات تحمل على وجهها الخلفي ختماً أو أبوستيلاً أو ملاحظة. وكثيراً ما يُغفل هذا الوجه عند المسح الضوئي، وينساه العميل أيضاً. ولذلك نتحقق مما إذا كان للوثيقة وجه خلفي، ونطلبه منكم قبل أن نترجم.
ضياع التنسيق. جدول من ثلاثة أعمدة في الأصل يتحول في الترجمة إلى نص عادي. وهذه مشكلة في الوثيقة الرسمية: فالجهة تقارن الوثيقة بصرياً بالأصل، والبنية المختلفة تثير الشك.
عدم الاتساق داخل الحزمة. عندما يترجم أربعة مترجمين أربع وثائق، قد يظهر اسم الجهة نفسها بأربع صيغ مختلفة. ولهذا يتابع مترجم واحد حزمة العميل الواحد.
الوثائق التي تزداد فيها أهمية ذلك
الوثائق القانونية والتقنية
- العقود وملاحقها
- التوكيلات
- المواد القضائية والأحكام
- النظام الأساسي ووثائق الشركات
- مستخرجات السجل
- المواصفات التقنية
الوثائق الطبية
- النموذج 100 والشهادات الطبية
- التشخيص وملخص الخروج من المستشفى
- نتائج التحاليل المخبرية
- وثائق التجارب السريرية
- الوصفات الطبية وتعليمات الطبيب
الوثائق الرسمية والتعليمية
ماذا يحدث إذا اكتُشف خطأ رغم ذلك
لا توجد عملية معصومة من الخطأ، ونقول ذلك بصراحة. أما المضمون فهو ما يحدث بعد ذلك.
يُصحَّح الخطأ المؤكد مجاناً، وفقاً لـشروط الخدمة. اكتبوا لنا الموضع المقصود بالتحديد، وسنرسل إليكم النسخة المصححة.
وإذا أعادت الجهة الوثيقة بسبب الترجمة، فأرسلوا لنا النص المكتوب للرفض. وسنعيد تجهيز الحزمة دون مقابل إضافي، وبأولوية إذا كان الوقت ضيقاً لديكم.
وإذا لم يكن الخطأ من جانبنا - كأن يكون في الأصل خطأ ما، أو تكون الجهة قد غيّرت نموذجها - فسنخبركم بذلك أيضاً بصراحة، ونوضح لكم كيفية حل المشكلة. وفي هذه الحالة تُسعَّر إعادة العمل بشكل منفصل، ولكن دائماً باتفاق مسبق.
كيف تتحققون من الترجمة بأنفسكم دون معرفة اللغة
عدّوا الصفحات والأختام
يجب أن يكون عدد صفحات الترجمة مساوياً لعدد صفحات الأصل، وأن يُشار إلى كل ختم. وإذا كان على الوجه الخلفي للأصل شيء مكتوب، فيجب أن يظهر في الترجمة أيضاً.
قارنوا كل رقم
التواريخ ورقم الوثيقة والرقم الشخصي والمبالغ. وهذا هو الجزء الذي يمكنكم التحقق منه حتى دون معرفة اللغة - وهنا تحديداً تقع أكثر الأخطاء كلفة.
طابقوا الاسم مع جواز السفر
يجب أن يتطابق الاسم واللقب مع جواز السفر حرفاً بحرف. وإذا كانت لديكم عدة وثائق، فيجب أن تُستخدم الصيغة نفسها في الوثائق الثلاث كلها.
انظروا إلى البنية
يجب أن تبدو الترجمة بصرياً مثل الأصل: الجداول نفسها والترقيم نفسه والترتيب نفسه. فالجهات كثيراً ما تقارن الوثائق جنباً إلى جنب.
هل لديكم سؤال عن وثيقة محددة، أو تريدون أن تروا كيف تبدو ترجمتنا؟ أرسلوا لنا صورة، أو اطلعوا على النماذج المجهولة الهوية.
اتصلوا بنا: 501 113 200الأسئلة الشائعة عن الجودة
هل يراجع المحرر كل وثيقة؟
تمر كل وثيقة بمرحلة التحقق من البيانات: الأسماء والأرقام والتواريخ والاكتمال. أما مرحلة التحرير المنفصلة فهي إلزامية للوثائق القانونية والطبية والتقنية والوثائق المتعددة الصفحات. وفي الشهادة القياسية القصيرة كثيراً ما تُؤدى هاتان الوظيفتان في الوقت نفسه.
كيف أعرف أن الترجمة جيدة إذا كنت لا أعرف اللغة؟
ثلاث علامات عملية. الأولى - الأسماء والأرقام: يمكنكم التحقق منها بأنفسكم دون معرفة اللغة. الثانية - البنية: يجب أن تبدو الترجمة بصرياً مثل الأصل. الثالثة - الاكتمال: عدّوا الصفحات والأختام. ونحن نتحقق من الثلاث كلها قبل التسليم أيضاً، لكن تحققكم بأنفسكم مفيد دائماً.
هل يمكنني أن أرى كيف تبدو ترجمتكم؟
نعم. تضم صفحة نماذج الترجمة نماذج PDF مجهولة الهوية لأنواع مختلفة من الوثائق: الشهادات والشهادة الجامعية والعقد والوثيقة الطبية، والنسخ الموثقة لدى كاتب العدل والمصدقة بالأبوستيل.
هل تستخدمون الترجمة الآلية؟
لا. نحن لا نرسل محتوى وثيقة العميل إلى أنظمة الذكاء الاصطناعي، ولا نستخدم الذكاء الاصطناعي في الترجمة - وهذا مكتوب أيضاً في سياسة الخصوصية. فالعملية كلها يؤديها أشخاص. وفي تعاوننا مع المترجمين أيضاً، يُعد تسليم ترجمة آلية غير محررة سبباً لإنهاء التعاون.
لشركتي مصطلحاتها الخاصة. هل ستأخذونها في الحسبان؟
نعم، بل هذا هو الأفضل. يحصل العميل الدائم على قاعدة مصطلحات تُسجَّل فيها تسمية الشركة والمناصب وأسماء المنتجات والمصطلحات الداخلية. وإذا كانت لديكم صيغ معتمدة بالفعل، فأرسلوها إلينا - فنحن لا نغيّر ما ينجح لديكم.
هل تُتجاوز مراقبة الجودة في الطلب المستعجل؟
لا، لا تُتجاوز أي مرحلة. ففي الوضع المستعجل لا يتغير إلا أن الطلب يتقدم في قائمة الانتظار، ويعمل عليه عدد أكبر من الأشخاص في الوقت نفسه. أما ما لا يمكن تغييره فهو جدول كاتب العدل ودار العدالة (Public Service Hall)، ولذلك إذا كان لديكم موعد محدد بالفعل، فاكتبوا وقته في رسالتكم الأولى، لكي نخبركم بالموعد الحقيقي لا بالموعد الذي تتمنونه.
في الأصل خطأ. هل يجب تصحيحه في الترجمة؟
لا، وهذه مسألة مبدأ. فالترجمة الرسمية تعكس الأصل كلمة بكلمة، بما في ذلك أخطاؤه، وإلا فلن تتطابق الوثائق فيما بينها وستثير شك الجهة. وإذا لاحظنا خطأ في الأصل، نخبركم به قبل التسليم لكي تتمكنوا من تصحيحه لدى الجهة المصدِرة. وبعد ذلك فقط تكون الترجمة مجدية.
إلى أي حد تُبطئ مراقبة الجودة العملية؟
في الشهادة القياسية لا تُبطئها عملياً، إذ تكون جاهزة في اليوم نفسه أو في اليوم التالي. أما في الشهادة الجامعية مع ملحقها أو العقد المتعدد الصفحات، فإن مرحلة التحرير تضيف عادة يوماً واحداً. وحتى في الوضع المستعجل لا تُتجاوز هذه المرحلة، لكننا نخبركم بالموعد مسبقاً لكي تتخذوا قراركم.