Πώς να βάλετε Apostille σε γεωργιανό πτυχίο και αναλυτική βαθμολογία;

Ένα πτυχίο, ένα παράρτημα ή ένα απολυτήριο για σπουδές, εργασία ή αναγνώριση προσόντων στο εξωτερικό απαιτεί σχεδόν πάντα δύο πράγματα: επιβεβαίωση της γνησιότητας του εγγράφου και μια κατανοητή μετάφραση. Το πρώτο το εξασφαλίζει η Apostille, το δεύτερο η μετάφραση, η οποία συχνά πρέπει να επικυρωθεί από συμβολαιογράφο.

Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε τι βεβαιώνει η Apostille, ποιος φορέας ασχολείται με τα εκπαιδευτικά έγγραφα, τι να ελέγξετε πριν από την αίτηση και με ποια σειρά να προχωρήσετε, ώστε ούτε να χάσετε χρόνο ούτε να χρειαστεί να επαναλάβετε την ίδια δουλειά.

Τι είναι η Apostille

Η Apostille είναι μια ειδική επικύρωση που θεσπίστηκε με τη Σύμβαση της Χάγης του 1961. Οι χώρες που είναι μέρη της Σύμβασης δέχονται τα δημόσια έγγραφα η μία της άλλης με Apostille και δεν απαιτούν πλέον πρόσθετη προξενική επικύρωση.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι βεβαιώνει η Apostille και τι όχι. Βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής και της σφραγίδας της αρχής ή του υπαλλήλου που εξέδωσε το έγγραφο. Η Apostille δεν ελέγχει και δεν αξιολογεί το περιεχόμενο του εγγράφου - βαθμούς, μαθήματα, πιστωτικές μονάδες. Γι' αυτό η Apostille δεν σημαίνει ότι ένα ξένο πανεπιστήμιο θα αναγνωρίσει αυτόματα τον τίτλο σας: η αναγνώριση είναι ξεχωριστή διαδικασία του φορέα υποδοχής.

Ποιος κάνει τι

Σύμφωνα με το μητρώο της Διάσκεψης της Χάγης, η Γεωργία έχει τρεις αρμόδιες αρχές για την Apostille, και η καθεμία ασχολείται με τα δικά της έγγραφα:

• Ο Οργανισμός Ανάπτυξης Δημόσιων Υπηρεσιών του Υπουργείου Δικαιοσύνης (Public Service Development Agency) - η γενική αρμόδια αρχή για όλα τα έγγραφα που δεν ανήκουν στις άλλες δύο, μεταξύ αυτών και για τις συμβολαιογραφικές πράξεις. Τις αιτήσεις τις παραλαμβάνει ο Οίκος Δικαιοσύνης (Public Service Hall)·
• Το Εθνικό Κέντρο Ανάπτυξης της Ποιότητας της Εκπαίδευσης (NCEQE) - η αρμόδια αρχή για την Apostille στα εκπαιδευτικά έγγραφα: πτυχίο, παράρτημα, απολυτήριο και άλλα·
• Η Υπηρεσία Εξυπηρέτησης του Υπουργείου Εσωτερικών (MIA Service Agency) - για τα έγγραφα που εκδίδει η ίδια, για παράδειγμα το πιστοποιητικό ποινικού μητρώου.

Για ένα εκπαιδευτικό έγγραφο συνεργάζονται δύο φορείς:

• Ο Οίκος Δικαιοσύνης (Οργανισμός Ανάπτυξης Δημόσιων Υπηρεσιών) - παραλαμβάνει την αίτηση. Δεν ελέγχει ο ίδιος το εκπαιδευτικό έγγραφο και διαβιβάζει την αίτηση ηλεκτρονικά στο Κέντρο·
• Το Εθνικό Κέντρο Ανάπτυξης της Ποιότητας της Εκπαίδευσης - η αρμόδια αρχή για την Apostille σε εκπαιδευτικό έγγραφο. Ελέγχει αν το έγγραφο εκδόθηκε από εξουσιοδοτημένο ίδρυμα και στο πρόσωπο που αναγράφεται σε αυτό, και αποφασίζει για την Apostille.

Ακριβώς γι' αυτό το εκπαιδευτικό έγγραφο ακολουθεί ξεχωριστή διαδρομή. Σε αντίθεση με τα άλλα έγγραφα, ο έλεγχος εδώ δεν περιορίζεται στην υπογραφή και τη σφραγίδα: το Κέντρο επιβεβαιώνει ότι το ίδρυμα είχε το δικαίωμα να εκδώσει τέτοιο έγγραφο και ότι το έγγραφο εκδόθηκε πράγματι σε αυτό το πρόσωπο. Αυτό απαιτεί επιπλέον χρόνο και πρέπει να ενταχθεί εκ των προτέρων στο σχέδιό σας.

Ποια έγγραφα καλύπτει

Ο κανόνας για τα εκπαιδευτικά έγγραφα ισχύει για όλα τα έγγραφα που βεβαιώνουν την ολοκλήρωση ή την πορεία των σπουδών. Στην πράξη, πιο συχνά πρόκειται για:

• Πτυχίο - πρώτου κύκλου, μεταπτυχιακό, διδακτορικό ή άλλου επιπέδου·
• Παράρτημα διπλώματος - μαθήματα, πιστωτικές μονάδες και βαθμοί. Αυτό ακριβώς διαβάζει ένα ξένο πανεπιστήμιο με τη μεγαλύτερη λεπτομέρεια·
• Απολυτήριο - το έγγραφο ολοκλήρωσης της γενικής εκπαίδευσης, που χρειάζεται για αίτηση σε προπτυχιακό πρόγραμμα·
• Αναλυτική βαθμολογία - απόσπασμα βαθμών, όταν ο φορέας υποδοχής τη ζητά χωριστά·
• Ακαδημαϊκή βεβαίωση - για παράδειγμα, βεβαίωση φοίτησης ή ολοκληρωμένων μαθημάτων.

Ο βασικός κανόνας: κάθε έγγραφο είναι ξεχωριστό, και το καθένα χρειάζεται ξεχωριστή Apostille. Μια Apostille που τέθηκε στο πτυχίο δεν καλύπτει το παράρτημα ούτε την αναλυτική βαθμολογία. Πριν υποβάλετε την αίτηση, ελέγξτε στις απαιτήσεις του φορέα υποδοχής ποια ακριβώς έγγραφα χρειάζονται Apostille και υποβάλετε την αίτηση για όλα μαζί.

Τι να ελέγξετε πριν από την αίτηση

Ένας έλεγχος λίγων λεπτών πριν πάτε στον Οίκο Δικαιοσύνης συχνά σας γλιτώνει μια περιττή επίσκεψη:

• Έγγραφο ταυτότητας - δελτίο ταυτότητας ή διαβατήριο·
• Πρωτότυπα - η Apostille τίθεται στο πρωτότυπο, οπότε φέρτε τα πρωτότυπα όλων των απαιτούμενων εγγράφων, όχι αντίγραφα·
• Όνομα και επώνυμο - συγκρίνετέ τα με το διαβατήριο. Αν το επώνυμο άλλαξε μετά τις σπουδές σας, έχετε διαθέσιμο το έγγραφο που επιβεβαιώνει την αλλαγή και ρωτήστε κατά την αίτηση αν χρειάζεται·
• Σφραγίδες και υπογραφές - πρέπει να είναι ευανάγνωστες. Μια φθαρμένη ή ξεθωριασμένη σφραγίδα δυσκολεύει τον έλεγχο·
• Η απαίτηση του φορέα υποδοχής - ποια έγγραφα χρειάζονται Apostille, αν χρειάζονται μετάφραση και συμβολαιογραφική επικύρωση και σε ποια γλώσσα.

Βήμα προς βήμα

1. Ελέγξτε το πρωτότυπο. Το όνομα και το επώνυμο πρέπει να συμφωνούν με το διαβατήριο, και οι σφραγίδες και οι υπογραφές πρέπει να είναι ευανάγνωστες. Το πτυχίο και το παράρτημα είναι χωριστά έγγραφα, και το καθένα χρειάζεται ξεχωριστή Apostille·
2. Υποβάλετε την αίτηση στον Οίκο Δικαιοσύνης με το έγγραφο ταυτότητας και τα πρωτότυπα·
3. Περιμένετε τον έλεγχο του Κέντρου. Το μητρώο της Διάσκεψης της Χάγης (ενημέρωση Οκτωβρίου 2023) αναφέρει 10 εργάσιμες ημέρες για εκπαιδευτικό έγγραφο. Ελέγξτε την τρέχουσα προθεσμία κατά την αίτηση·
4. Παραλάβετε το έγγραφο με την Apostille·
5. Μεταφράστε το έγγραφο μαζί με την Apostille και, αν χρειάζεται, επικυρώστε το από συμβολαιογράφο. Σε εμάς αυτό είναι έτοιμο την ίδια ή την επόμενη ημέρα.

Η μετάφραση μετά την Apostille

Η Apostille γίνεται μέρος του εγγράφου, οπότε πρέπει να αποτυπωθεί στη μετάφραση όπως ακριβώς το κείμενο του πτυχίου, οι σφραγίδες και οι υπογραφές. Μεταφράζουμε το πτυχίο, το παράρτημα και την αναλυτική βαθμολογία και το κείμενο της Apostille μαζί, από έναν μεταφραστή, ώστε οι τίτλοι των μαθημάτων και οι όροι να είναι ίδιοι σε όλα τα έγγραφα.

Οι βαθμοί μένουν στη μετάφραση όπως είναι στο πρωτότυπο: η μετατροπή τους σε άλλο σύστημα είναι δουλειά του φορέα υποδοχής, όχι του μεταφραστή. Δεν χρησιμοποιούμε τεχνητή νοημοσύνη στο περιεχόμενο των εγγράφων των πελατών. Η μετάφραση και η συμβολαιογραφική επικύρωση είναι έτοιμες την ίδια ή την επόμενη ημέρα. Αναλυτικά: μετάφραση πτυχίου και μετάφραση απολυτηρίου.

Apostille στο πτυχίο, όχι στη μετάφραση

Ορισμένες χώρες θέλουν να επιβεβαιωθεί και η μετάφραση, εκτός από το πτυχίο. Η Apostille τίθεται στο πτυχίο και βεβαιώνει τη γνησιότητα του εκπαιδευτικού εγγράφου· δεν καλύπτει τη μετάφραση. Στη Γεωργία δεν τίθεται Apostille σε μετάφραση με συμβολαιογραφική επικύρωση: ο συμβολαιογράφος βεβαιώνει μόνο την υπογραφή του μεταφραστή.

Αν ο φορέας υποδοχής χρειάζεται επιβεβαίωση της ίδιας της μετάφρασης, ο Οργανισμός Ανάπτυξης Δημόσιων Υπηρεσιών μπορεί να μεταφράσει το πτυχίο σε μία από οκτώ γλώσσες και να θέσει Apostille στη δική του μετάφραση. Διαφορετικά ρωτήστε τον φορέα υποδοχής αν αρκεί η δική μας μετάφραση με συμβολαιογραφική επικύρωση μαζί με το πτυχίο που φέρει Apostille, και εντάξτε αυτό το στάδιο στο σχέδιό σας. Τι βεβαιώνει η καθεμία: συμβολαιογραφική επικύρωση ή Apostille.

Πτυχίο από ίδρυμα της σοβιετικής εποχής ή από ίδρυμα που καταργήθηκε

Apostille μπορεί να τεθεί και σε πτυχίο που εκδόθηκε κατά τη σοβιετική περίοδο, αν και ο έλεγχος εδώ είναι πιο σύνθετος. Το Κέντρο πρέπει να επιβεβαιώσει ότι το έγγραφο εκδόθηκε από εξουσιοδοτημένο ίδρυμα και στο πρόσωπο που αναγράφεται σε αυτό. Όταν το ίδρυμα δεν υπάρχει πια, έχει αλλάξει όνομα ή έχει συγχωνευθεί με άλλο ίδρυμα, η επαλήθευση αυτών των στοιχείων μπορεί να πάρει περισσότερο χρόνο.

Κανείς δεν μπορεί να σας υποσχεθεί ακριβή προθεσμία σε μια τέτοια περίπτωση, οπότε η μόνη σωστή συμβουλή είναι η εξής: ξεκινήστε νωρίς. Αν το πτυχίο είναι παλιό ή φθαρμένο, ή αν το ίδρυμα έχει καταργηθεί, αναφέρετέ το εκ των προτέρων κατά την αίτηση και ρωτήστε τι μπορεί να απαιτήσει ο έλεγχος. Το μέρος της μετάφρασης δεν μπορούμε να το ξεκινήσουμε παράλληλα σε αυτό το διάστημα - ετοιμάζεται μετά την Apostille.

Συνηθισμένα λάθη

• Μετάφραση πριν από την Apostille. Τότε η Apostille δεν αποτυπώνεται στη μετάφραση, και πρέπει να ετοιμαστεί ξανά η μετάφραση·
• Apostille μόνο στο πτυχίο. Αν το πανεπιστήμιο απαιτεί και το παράρτημα, χρειάζεται και αυτό ξεχωριστή Apostille·
• Αναβολή για την τελευταία εβδομάδα. Ο έλεγχος ενός πτυχίου της σοβιετικής περιόδου ή ενός ιδρύματος που καταργήθηκε μπορεί να πάρει περισσότερο χρόνο.

Πότε δεν χρειάζεστε Apostille

Η Apostille ισχύει μόνο στις χώρες που είναι μέρη της Σύμβασης της Χάγης του 1961. Αν το έγγραφο προορίζεται για χώρα που δεν είναι μέλος της Σύμβασης, απαιτείται προξενική επικύρωση, και η διαδικασία είναι διαφορετική - αναλυτικά: Apostille ή νομιμοποίηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις η Apostille δεν χρειάζεται στην αρχή: πολλά πανεπιστήμια απαιτούν στο στάδιο της αίτησης μόνο μετάφραση με συμβολαιογραφική επικύρωση, και την Apostille μετά την εισαγωγή. Γι' αυτό διαβάστε πρώτα τις απαιτήσεις του παραλήπτη.

Πηγές

• HCCH: Georgia - Competent Authority (Art. 6)·
• Εθνικό Κέντρο Ανάπτυξης της Ποιότητας της Εκπαίδευσης.

Πώς να προγραμματίσετε τη διαδικασία

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές σελίδες