Dit verschil werkt twee kanten op. Enerzijds bespaart het geld: de kosten van de notaris vallen in dit geval weg. Anderzijds brengt het ook een risico mee: gaat de vertaling niet vergezeld van een verklaring, of is de verklaring onvolledig, dan aanvaardt UKVI het document niet - en niet vanwege de kwaliteit van de vertaling, maar vanwege een formeel gebrek.
Hieronder bekijken we welke onderdelen de verklaring moet bevatten, welke documenten het vaakst worden vertaald en waar het misgaat.
Wat UKVI van een vertaling verlangt
Volgens de Britse norm moet elke vertaling vergezeld gaan van een bevestiging die vier verplichte onderdelen bevat.
Vier verplichte onderdelen
- Bevestiging dat het een juiste en volledige vertaling van het origineel is
- De datum waarop de vertaling is gemaakt
- De volledige naam en de handtekening van de vertaler
- De contactgegevens van het vertaalbureau
Wat dit in de praktijk betekent
- Alleen het stempel van het bureau is niet genoeg
- Een machinaal vertaald bestand volstaat niet
- De vertaler moet identificeerbaar zijn
- UKVI moet contact kunnen opnemen om te controleren
Wat niet nodig is
- Notariële legalisatie - meestal niet
- Een apostille op de vertaling - meestal niet
- Een officiële status van "beëdigd vertaler" - het VK kent zo'n systeem niet
- Een vertaling die in het VK is gemaakt - nee, die kan ook in Georgië worden gemaakt
Hier valt echt te besparen. Veel klanten komen in de overtuiging dat ze een notaris nodig hebben, omdat dat bij elk ander visum zo was. Bij UKVI is een notaris echter in de regel een overbodige uitgave. Controleer wel altijd de instructies voor uw concrete aanvraag - er bestaan uitzonderingen.
Welke documenten het vaakst worden vertaald
De lijst hangt af van het soort visum, maar vier categorieën komen bijna altijd terug.
Financiële documenten. Een bankafschrift om financiële stabiliteit aan te tonen - vaak met een geschiedenis van enkele maanden. Twee details zijn hier cruciaal: elke pagina moet worden vertaald, zonder iets weg te laten, en ook het stempel en de handtekening van de bank moeten in de vertaling worden weergegeven.
Werkgeversverklaring. Met de functie, het salaris en de duur van het dienstverband. Is de functienaam specifiek, dan moet het Engelse equivalent zorgvuldig worden gekozen - een mechanische vertaling levert hier vaak onzin op.
Eigendomsdocumenten. Een uittreksel uit het register voor onroerend goed, wanneer u uw banden met Georgië moet aantonen. Kadastrale codes en oppervlakten moeten cijfer voor cijfer overeenkomen.
Gezinsdocumenten. Geboorteakten en huwelijksakten, vooral als u met uw gezin reist of een familieband aantoont.
Voor een studentenvisum komen daar het diploma en het supplement, het schooldiploma en vaak de financiële documenten van de sponsor bij.
De vijf meest voorkomende fouten
1. Gedeeltelijke vertaling. De klant denkt dat van het bankafschrift alleen het eindsaldo nodig is en vraagt om de vertaling van één pagina. UKVI heeft het volledige document nodig. Een gedeeltelijke vertaling is een directe reden voor weigering.
2. Geen verklaring. De vertaling is goed en heeft een stempel, maar er is geen verklaring bijgevoegd, of die is onvolledig. Dit is het meest voorkomende formele gebrek.
3. Verkeerde spelling van de naam. Een Georgische naam staat in het paspoort in een bepaalde vorm in Latijnse letters. Gebruikt de vertaling een andere vorm, dan ziet de ambtenaar twee verschillende personen. De regel is eenvoudig: altijd de spelling uit het paspoort.
4. Geldigheid van het document. Het bankafschrift en de werkgeversverklaring moeten recent zijn. Een foutloze vertaling kan geen document redden dat op het moment van de aanvraag al verouderd is.
5. Te laat beginnen. Veel mensen wachten op de bevestiging van hun afspraak en beginnen pas dan met de vertaling. Gaat het om meerdere documenten en moet een ervan opnieuw worden aangevraagd, dan is die tijd vaak niet genoeg.
Soort visum en wat er in het pakket verandert
De vier hoofdroutes delen een gemeenschappelijke logica, maar de nadruk verschilt - en juist die nadruk bepaalt welk document de meeste aandacht verdient.
Bezoeker (Standard Visitor). De belangrijkste vraag waarop de ambtenaar een antwoord zoekt, is: waarom zal deze persoon terugkeren? Daarom zijn hier de documenten die uw banden met Georgië laten zien het belangrijkst - werk, eigendom, gezin. Het bankafschrift dient dezelfde logica.
Student. Hier ligt de nadruk op de onderwijsdocumenten en de financiële stabiliteit van de sponsor. Het diploma en het supplement, het schooldiploma, het taalcertificaat, het bankafschrift van de sponsor en het document dat de familieband met hem aantoont.
Werk. De documenten van de werkgever zijn meestal in het Engels en hoeven niet vertaald te worden. In plaats daarvan worden de Georgische kwalificatiedocumenten vertaald en soms verklaringen die werkervaring aantonen.
Gezin. Het soort met de meeste documenten: huwelijksakte, geboorteakten van de kinderen, materiaal dat een gezamenlijk leven aantoont. Consistentie van namen is hier bijzonder belangrijk, omdat één pakket de documenten van meerdere personen bevat.
Hoe we een UKVI-pakket voorbereiden
Wanneer we aan een UKVI-pakket werken, worden alle documenten door één vertaler gedaan. Dat is belangrijk, omdat in één aanvraag dezelfde namen, organisaties en functietitels vaak in vijf of zes documenten terugkomen - en ze moeten overal hetzelfde zijn.
Elk document gaat vergezeld van een verklaring met alle vier vereiste onderdelen. Heeft uw aanvraag een specifieke formulering nodig - bijvoorbeeld omdat een advocaat of een bureau u een bepaalde tekst heeft gegeven - stuur die dan naar ons, dan stellen we de verklaring op in precies die vorm.
De redacteur controleert de cijfers: rekeningnummers, bedragen, datums, salarisbedragen, kadastrale codes. Het volledige proces staat beschreven op de pagina kwaliteitscontrole.
De levering is meestal elektronisch, omdat de UKVI-aanvraag online wordt geüpload. Heeft u ook een gedrukte versie nodig, dan kunt u die ophalen op het kantoor in Tbilisi aan de David Aghmashenebeli-laan 118 of per koerier ontvangen.
In welke volgorde u te werk gaat
Verzamel alle documenten
Verzamel eerst het volledige pakket en stuur het ons daarna in één keer. Zo werkt één vertaler aan alles en zijn de namen overal hetzelfde.
Controleer of de documenten recent zijn
Het bankafschrift en de werkgeversverklaring moeten recent zijn. Zijn ze oud, vraag dan eerst nieuwe aan - de vertaling volgt daarna, in één keer.
Stuur ons ook de instructies voor de aanvraag
Heeft een advocaat of een bureau u een specifieke formulering voor de verklaring gegeven, stuur die dan naar ons. We stellen de verklaring op in precies die vorm.
Vergelijk de naam met het paspoort
Controleer bij het ophalen van de vertaling of uw voor- en achternaam in elk document letter voor letter overeenkomen met het paspoort. Deze controle doet u zelf.
Prijs en doorlooptijd
De prijs wordt in overleg vastgesteld nadat we het materiaal hebben gezien. In een UKVI-pakket heeft het bankafschrift de meeste invloed op de kosten, omdat het meestal het grootst in omvang is - een geschiedenis van enkele maanden met tientallen transacties.
Goed nieuws voor het budget: omdat een notaris meestal niet nodig is, dekken de kosten die u uitspaart vaak een flink deel van de vertaalkosten. Het honorarium van de notaris en de leges voor de apostille komen in dit pakket in de regel helemaal niet voor.
Doorlooptijd: standaarddocumenten - dezelfde of de volgende dag; een bankafschrift van meerdere pagina's - afhankelijk van de omvang, meestal een tot twee dagen. Richtprijzen: vertaalprijzen.
Vraagt u een visum aan voor het Verenigd Koninkrijk? Stuur ons foto's van uw documenten - we maken een certified translation met verklaring, zonder overbodige kosten voor een notaris.
Bellen: 501 113 200Veelgestelde vragen
Verlangt UKVI notariële legalisatie?
Meestal niet. Het Britse systeem vraagt niet om een notaris, maar om een verklaring van de vertaler - een verklaring dat de vertaling volledig en juist is, met de datum, de naam en handtekening van de vertaler en de contactgegevens van het bureau. Zo bespaart u het honorarium van de notaris. Controleer wel altijd de instructies voor uw concrete aanvraag.
Moet het bankafschrift volledig worden vertaald?
Ja, volledig. Een gedeeltelijke vertaling - bijvoorbeeld alleen van het eindsaldo - is een directe reden voor weigering. UKVI bekijkt het totaalbeeld van de transacties, niet alleen het laatste bedrag. Ook het stempel en de handtekening van de bank moeten in de vertaling worden weergegeven.
Heb ik een apostille nodig?
Voor een visumaanvraag bij UKVI meestal niet - daarvoor is geen internationale bevestiging van de echtheid van het document nodig; een certified translation volstaat. Een apostille kan wel nodig zijn voor andere procedures, bijvoorbeeld bij inschrijving aan een Britse universiteit of de registratie van een huwelijk. Het precieze antwoord staat in de instructies van de betreffende ontvanger.
Moet de vertaling in het Verenigd Koninkrijk worden gemaakt?
Nee. Het VK kent geen systeem van "beëdigde vertalers", dus de vertaling kan in elk land door een professioneel bureau worden gemaakt, mits ze vergezeld gaat van een correcte verklaring. Een pakket dat in Georgië is voorbereid, is volledig aanvaardbaar.
Volstaat een elektronische versie?
De UKVI-aanvraag wordt online geüpload, dus in de meeste gevallen wel - een pdf-bestand is genoeg. Een gedrukte versie heeft u nodig als u uw documenten persoonlijk bij een visumcentrum indient. Beide vormen zijn mogelijk.
Hoe lang is een vertaling geldig?
De vertaling zelf heeft geen vervaldatum, het document wel. Heeft u een jaar geleden een bankafschrift laten vertalen, dan is de vertaling in orde, maar het afschrift verouderd - u heeft een nieuw afschrift en de vertaling daarvan nodig. Bij een geboorteakte daarentegen volstaat ook een oude vertaling.