Ten artykuł skupia się na części, którą załatwia się w Gruzji: jaki dokument, w jakiej formie i w jakiej kolejności. Włoską stronę procedury omawiamy tylko w takim zakresie, w jakim wpływa ona na część gruzińską.
Jedno od razu: w przypadku Włoch apostille nie jest opcjonalna. Włochy są stroną Konwencji haskiej i każdy gruziński dokument musi mieć apostille. Bez niej pakiet w ogóle nie zostanie rozpatrzony - nawet jeśli tłumaczenie jest bez zarzutu.
Nulla Osta - od tego wszystko się zaczyna
Proces zaczyna się nie w Gruzji, lecz we Włoszech. Członek rodziny, który tam mieszka, musi zwrócić się do jednolitego punktu obsługi imigrantów (Sportello Unico per l'Immigrazione) i wystąpić o Nulla Osta - zgodę na łączenie rodzin.
Aby ją uzyskać, sam musi spełnić kilka warunków: mieć status pobytowy, wystarczający poziom dochodów zależny od liczby członków rodziny oraz mieszkanie spełniające wymogi zaświadczenia o przydatności lokalu.
Dopiero po wydaniu Nulla Osta członkowie rodziny w Gruzji mogą złożyć w ambasadzie Włoch wniosek o wizę. To ważne przy planowaniu: dopóki nie ma Nulla Osta, wniosku wizowego złożyć nie można - ale gruzińskie dokumenty można już zacząć przygotowywać i lepiej to zrobić.
Sama Nulla Osta jest wydawana po włosku i często warto przetłumaczyć ją także na gruziński - aby dokładnie wiedzieć, jakie warunki są w niej zapisane i którzy członkowie rodziny figurują w dokumencie.
Jakie dokumenty przygotowuje się w Gruzji
Lista zależy od tego, kto wyjeżdża: współmałżonek, małoletnie dziecko, dorosłe dziecko czy rodzic.
W każdym przypadku
- Akt urodzenia - jako dowód pokrewieństwa
- Paszport
- Zaświadczenie o stanie cywilnym
- Zdjęcia i formularz wniosku wizowego
Dla współmałżonka
- Akt małżeństwa
- Akt rozwodu, jeśli wcześniej było inne małżeństwo
- Zaświadczenie, że nie pozostaje się w innym związku małżeńskim
- Zaświadczenie o niekaralności
Dla dziecka
- Akt urodzenia z danymi obojga rodziców
- Zgoda drugiego rodzica poświadczona notarialnie, jeśli z dzieckiem wyjeżdża tylko jeden rodzic
- Orzeczenie sądu w sprawie opieki, jeśli zostało wydane
- Świadectwo szkolne, jeśli planowana jest nauka we Włoszech
Najczęstsza luka dotyczy dokumentów dziecka: zgoda drugiego rodzica istnieje, ale albo nie wskazano w niej kraju, albo okres jest za krótki, albo uprawnienia sformułowano tak wąsko, że strona włoska nie widzi w niej konkretnego zezwolenia. Prosimy powiedzieć nam dokładnie, do jakiej procedury jest potrzebna, a dostosujemy do niej treść.
Apostille, tłumaczenie, poświadczenie - właściwa kolejność
W przypadku Włoch procedura ma trzy etapy, a ich kolejność się nie zmienia.
Etap 1: apostille na oryginale. Najpierw uzyskują Państwo oryginał dokumentu - nowy odpis, a nie stare zaświadczenie - i umieszczają na nim apostille w Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall). Termin wydania apostille to kilka dni roboczych; istnieje szybszy, płatny termin, także tego samego dnia, dlatego ten etap warto zaplanować osobno i z wyprzedzeniem.
Etap 2: tłumaczenie na włoski. Tłumaczy się dokument już opatrzony apostille, łącznie z tekstem samej pieczęci apostille. Właśnie dlatego tych dwóch etapów nie można odwrócić.
Etap 3: poświadczenie notarialne. Tłumaczenie poświadcza notariusz. W niektórych przypadkach ambasada wymaga, aby tłumaczenie wykonał tłumacz akredytowany, ale w większości przypadków tłumaczenie poświadczone notarialnie w zupełności wystarcza. Ten wymóg należy sprawdzić w aktualnych wytycznych ambasady.
Łączny czas: kilka dni na apostille, jeden dzień roboczy na tłumaczenie jednego dokumentu, pół dnia na poświadczenie notarialne. Jeśli chodzi o cztery lub pięć dokumentów, bezpiecznie jest zaplanować jeden-dwa tygodnie.
Co będzie potrzebne już we Włoszech
Wiza to środek procesu, a nie jego koniec. Po przyjeździe członkowie rodziny muszą zarejestrować się w Comune i złożyć wniosek o permesso di soggiorno.
Na tym etapie często ponownie wymaga się tych samych dokumentów - aktów urodzenia i małżeństwa - ale już według zasad strony włoskiej. Niektóre Comuni przyjmują tłumaczenie poświadczone notarialnie przygotowane w Gruzji, inne stawiają własne wymogi.
Wniosek praktyczny jest taki sam jak w przypadku innych kierunków: koniecznie prosimy zabrać ze sobą oryginały z apostille. Apostille umieszcza się wyłącznie w Gruzji, a załatwienie jej z Włoch jest trudne i kosztowne - wymaga pełnomocnictwa, upoważnionej osoby i dodatkowych tygodni.
Jeśli są już Państwo w takiej sytuacji, jest wyjście: na podstawie pełnomocnictwa możemy zająć się zarówno uzyskaniem dokumentu, jak i apostille oraz tłumaczeniem, a następnie wysłać Państwu gotowy pakiet.
Imiona i nazwiska - tu pakiet się rozpada
Najczęstszym problemem pakietu rodzinnego nie jest terminologia, lecz niespójne imiona i nazwiska. I trudno się dziwić: w jednym pakiecie są dokumenty trzech lub czterech osób, część wydano dziesiątki lat temu, część wczoraj, a różne urzędy zapisywały je w różny sposób.
Najbardziej typowy przypadek to nazwisko kobiety. W akcie urodzenia widnieje nazwisko panieńskie, w paszporcie nazwisko męża, a w akcie małżeństwa oba. Dla strony włoskiej związek między tymi trzema dokumentami musi być oczywisty, a w tłumaczeniu każda forma musi zostać oddana dokładnie tak, jak w oryginale - niczego nie łączymy i niczego nie poprawiamy.
Drugi typowy przypadek: imię dziecka, które w paszporcie zapisano alfabetem łacińskim w jednej formie, a w starym tłumaczeniu aktu urodzenia w innej. Tutaj zasada jest ścisła - zawsze pisownia z paszportu, we wszystkich dokumentach.
Dlatego prosimy klientów, aby przysyłali nam pakiet rodzinny razem, a nie po kawałku w odstępach kilku tygodni. Jeden tłumacz widzi wszystkie dokumenty naraz i od razu zauważa niespójność - wtedy, gdy jeszcze łatwo ją naprawić.
Jak to zaplanować
Czekać na Nulla Osta, ale nie z dokumentami
Podczas gdy we Włoszech przygotowywana jest Nulla Osta, w Gruzji można już uzyskać nowe odpisy i opatrzyć je apostille. To dzieje się równolegle i oszczędza tygodnie.
Uzyskać nowe odpisy
Zamiast starego zaświadczenia prosimy uzyskać nowy odpis w Agencji Rozwoju Usług Publicznych (Public Service Development Agency). Wiele urzędów wymaga, aby dokument został wydany w ciągu ostatnich kilku miesięcy.
Apostille na wszystkim, potem tłumaczenie
Apostille w Domu Sprawiedliwości, potem tłumaczenie na włoski dokumentu już opatrzonego apostille, a na końcu poświadczenie notarialne. Ta kolejność się nie zmienia.
Zabrać oryginały ze sobą
Oryginały z apostille będą potrzebne także we Włoszech - do rejestracji w Comune i do permesso. Bez nich wszystko będzie tam znacznie trudniejsze.
Cena i termin
Język włoski to dla nas stała para językowa, dlatego termin wykonania standardowego zaświadczenia wynosi zwykle jeden dzień roboczy. Tłumaczenie Nulla Osta lub innego włoskiego dokumentu na gruziński idzie szybciej, bo zwykle jest on krótki.
Cenę ustalamy po zapoznaniu się z materiałem i jest ona stała przed rozpoczęciem zlecenia. W przypadku pakietu rodzinnego liczącego pięć-sześć dokumentów lepiej zamówić wszystko razem - wykonuje je jeden tłumacz, imiona i nazwiska są wszędzie takie same, a łączny koszt też jest korzystniejszy.
Prosimy osobno uwzględnić opłatę państwową za apostille: jest pobierana za każdy dokument i przy pakiecie czterech-pięciu dokumentów składa się na zauważalną kwotę. To nie jest nasza stawka - to opłata ustalona przez państwo. Orientacyjnie: cennik tłumaczeń.
Planują Państwo łączenie rodzin we Włoszech? Prosimy przesłać nam Nulla Osta i zdjęcia dokumentów - powiemy, co trzeba przetłumaczyć, na czym potrzebna jest apostille i ile to potrwa.
Zadzwoń: 501 113 200Najczęściej zadawane pytania
Czy każdy dokument potrzebuje apostille?
W przypadku Włoch - praktycznie tak, każdy urzędowy dokument gruziński. Włochy są stroną Konwencji haskiej i ambasada nie przyjmie dokumentu bez apostille. Wyjątkiem są dokumenty, które nie są urzędowe - na przykład prywatne listy lub zdjęcia.
Mam stary akt urodzenia. Czy wystarczy?
Często nie. Wiele urzędów wymaga, aby dokument został wydany w ciągu ostatnich kilku miesięcy, dlatego lepiej uzyskać nowy odpis w Agencji Rozwoju Usług Publicznych. Jest też powód praktyczny: umieszczenie apostille na starym, uszkodzonym lub zniszczonym dokumencie samo w sobie może stać się problemem.
Wyjeżdżam z dzieckiem sam(a). Jak powinna wyglądać zgoda drugiego rodzica?
Poświadczona notarialnie, z apostille, i musi konkretnie wskazywać: do jakiego kraju, na jaki okres, z kim i w jakim celu podróżuje dziecko. Zbyt ogólne sformułowanie jest równie problematyczne jak zbyt wąskie. Prosimy powiedzieć nam dokładnie, o jaką procedurę chodzi, a dostosujemy do niej treść.
Czy tłumaczenie musi wykonać tłumacz akredytowany?
W niektórych przypadkach ambasada stawia taki wymóg, ale w większości przypadków tłumaczenie poświadczone notarialnie w zupełności wystarcza. Ten wymóg zmienia się z czasem, dlatego przed złożeniem wniosku prosimy sprawdzić aktualne wytyczne ambasady. Jeśli zawierają one konkretne sformułowanie, prosimy nam je przesłać, a dostosujemy się do niego.
Nulla Osta jest po włosku. Czy przetłumaczyć ją na gruziński?
Formalnie często nie jest to wymagane, ale bardzo się przydaje. W Nulla Osta zapisano, kto figuruje w dokumencie, na jakich warunkach i na jaki okres. Jeśli na przykład wpisano w niej jedno dziecko, a mają Państwo dwoje, wyjdzie to na jaw zaraz po przetłumaczeniu, a nie dopiero w ambasadzie.
Jestem już we Włoszech i okazało się, że nie mam apostille. Co robić?
Apostille umieszcza się wyłącznie w Gruzji, więc są dwie drogi: przyjechać samemu albo załatwić to przez osobę działającą na podstawie pełnomocnictwa. Na podstawie pełnomocnictwa możemy zająć się uzyskaniem dokumentu, apostille i tłumaczeniem, a następnie wysłać Państwu gotowy pakiet. Pełnomocnictwo musi zostać poświadczone notarialnie we Włoszech i potrzebuje apostille.