Gürcü diplomasına ve not çizelgesine apostil nasıl alınır?

Yurt dışında eğitim, çalışma veya mesleki yeterliliklerin tanınması için diploma, diploma eki ya da lise diploması neredeyse her zaman iki şey gerektirir: belgenin gerçekliğinin teyidi ve anlaşılır bir tercüme. Birincisini apostil sağlar, ikincisini ise çoğu zaman noter onaylı olması gereken bir tercüme.

Bu yazıda apostilin neyi onayladığını, eğitim belgeleriyle hangi kurumun ilgilendiğini, başvurudan önce neleri kontrol etmeniz gerektiğini ve ne zaman kaybetmemek ne de aynı işi tekrarlamak için süreci hangi sırayla yürütmeniz gerektiğini açıklıyoruz.

Apostil nedir?

Apostil, 1961 Lahey Sözleşmesi ile getirilmiş özel bir onay şerhidir. Sözleşme’ye taraf ülkeler birbirlerinin apostilli resmi belgelerini kabul eder ve artık ek bir konsolosluk tasdiki istemez.

Apostilin neyi onayladığını ve neyi onaylamadığını bilmek önemlidir. Apostil, belgeyi düzenleyen makamın veya görevlinin imzasının ve mührünün gerçekliğini onaylar. Belgenin içeriğini - notları, dersleri, kredileri - kontrol etmez veya değerlendirmez. Bu yüzden apostil, yabancı bir üniversitenin yeterliliğinizi otomatik olarak tanıyacağı anlamına gelmez: tanıma, kabul eden tarafın ayrı bir işlemidir.

Kim ne yapar?

Lahey Konferansı’nın kayıtlarına göre Gürcistan’da apostil için üç yetkili makam vardır ve her biri kendi belgeleriyle ilgilenir:

• Adalet Bakanlığı Kamu Hizmetleri Geliştirme Ajansı (Public Service Development Agency) - noter işlemleri dahil, diğer ikisine ait olmayan tüm belgeler için genel yetkili makam. Başvuruları Adalet Sarayı (Public Service Hall) kabul eder;
• Eğitim Kalitesini Geliştirme Ulusal Merkezi (NCEQE) - eğitim belgelerine apostil için yetkili makam: diploma, diploma eki, lise diploması ve diğerleri;
• İçişleri Bakanlığı Hizmet Ajansı - kendi düzenlediği belgeler için, örneğin adli sicil kaydı.

Eğitim belgesi söz konusu olduğunda iki kurum birlikte çalışır:

• Adalet Sarayı (Kamu Hizmetleri Geliştirme Ajansı) - başvuruyu kabul eder. Eğitim belgesinin kendisini kontrol etmez ve başvuruyu elektronik olarak Merkez’e iletir;
• Eğitim Kalitesini Geliştirme Ulusal Merkezi - eğitim belgesine apostil için yetkili makamdır. Belgenin yetkili bir kurum tarafından ve belgede adı geçen kişiye düzenlenip düzenlenmediğini kontrol eder ve apostil kararını verir.

Eğitim belgesinin ayrı bir yol izlemesinin nedeni tam olarak budur. Diğer belgelerin aksine burada kontrol imza ve mühürle sınırlı kalmaz: Merkez, kurumun böyle bir belge düzenleme yetkisine sahip olduğunu ve belgenin gerçekten o kişiye verildiğini teyit eder. Bu ek zaman alır ve planınıza önceden dahil edilmelidir.

Hangi belgeleri kapsar?

Eğitim belgelerine ilişkin kural, öğrenimin tamamlandığını veya öğrenim sürecini doğrulayan tüm belgeler için geçerlidir. Uygulamada bunlar en sık şunlardır:

• Diploma - lisans, yüksek lisans, doktora veya başka bir düzey;
• Diploma eki - dersler, krediler ve notlar. Yabancı bir üniversitenin en ayrıntılı okuduğu şey tam olarak budur;
• Lise diploması - genel eğitimin tamamlandığını gösteren belge; lisans programına başvururken gerekir;
• Not çizelgesi (transkript) - kabul eden taraf ayrıca istediğinde, notların dökümü;
• Akademik belge - örneğin öğrenimin devam ettiğini veya tamamlanan dersleri doğrulayan bir belge.

Temel kural: her belge ayrıdır ve her birine ayrı apostil gerekir. Diplomaya konan apostil diploma ekini veya not çizelgesini kapsamaz. Başvurudan önce, kabul eden tarafın şartlarında tam olarak hangi belgelere apostil gerektiğini kontrol edin ve başvuruyu hepsi için birlikte yapın.

Başvurudan önce neleri kontrol etmeli?

Adalet Sarayı’na gitmeden önce birkaç dakikalık bir kontrol çoğu zaman sizi fazladan bir ziyaretten kurtarır:

• Kimlik belgesi - kimlik kartı veya pasaport;
• Asıl belgeler - apostil belgenin aslına konur, bu yüzden gerekli tüm belgelerin suretlerini değil asıllarını getirin;
• Ad ve soyad - bunları pasaportla karşılaştırın. Soyadınız öğreniminizden sonra değiştiyse, değişikliği doğrulayan belgeyi yanınızda bulundurun ve başvuru sırasında gerekip gerekmediğini sorun;
• Mühürler ve imzalar - okunaklı olmalıdır. Hasarlı veya silinmiş bir mühür kontrolü zorlaştırır;
• Kabul eden tarafın şartı - hangi belgelere apostil gerektiği, tercüme ve noter onayının gerekip gerekmediği ve hangi dilde olacağı.

Adım adım

1. Asıl belgeyi kontrol edin. Ad ve soyad pasaportla aynı olmalı, mühürler ve imzalar okunaklı olmalıdır. Diploma ve diploma eki ayrı belgelerdir ve her birine ayrı apostil gerekir;
2. Başvuruyu Adalet Sarayı’nda yapın - kimlik belgeniz ve asıl belgelerle;
3. Merkez’in kontrolünü bekleyin. Lahey Konferansı’nın kayıtları (Ekim 2023’te güncellendi) eğitim belgesi için 10 iş günü belirtir. Başvuru sırasında güncel süreyi kontrol edin;
4. Belgeyi apostilli olarak teslim alın;
5. Belgeyi apostille birlikte tercüme ettirin ve gerekirse noter onayından geçirin. Bizde bu aynı gün veya ertesi gün hazır olur.

Apostilden sonra tercüme

Apostil belgenin bir parçası haline gelir; bu yüzden diploma metni, mühürler ve imzalar gibi tercümede yer almalıdır. Diplomayı, diploma ekini ve not çizelgesini ve apostil metnini tek bir tercümanla birlikte tercüme ederiz; böylece ders adları ve terimler tüm belgelerde aynı olur.

Notlar tercümede aslındaki gibi kalır: bunları başka bir sisteme dönüştürmek tercümanın değil, kabul eden tarafın işidir. Müşterilerin belgelerinin içeriği üzerinde yapay zekâ kullanmayız. Tercüme ve noter onayı aynı gün veya ertesi gün hazır olur. Ayrıntılı bilgi: diploma tercümesi ve lise diploması tercümesi.

Apostil tercümeye değil, diplomaya konur

Bazı ülkeler diplomanın yanı sıra tercümenin de onaylanmasını ister. Apostil diplomaya konur ve eğitim belgesinin gerçekliğini onaylar; tercümeyi kapsamaz. Gürcistan’da noter onaylı tercümeye apostil konmaz: noter yalnızca tercümanın imzasını onaylar.

Kabul eden taraf tercümenin kendisinin de onaylanmasını istiyorsa, Kamu Hizmetleri Geliştirme Ajansı diplomayı sekiz dilden birine kendisi çevirip kendi çevirisine apostil koyabilir. Aksi halde kabul eden tarafa, apostilli diplomanın yanında bizim noter onaylı tercümemizin yeterli olup olmadığını sorun ve bu aşamayı planınıza dahil edin. Her birinin neyi onayladığı: noter onayı mı, apostil mi.

Sovyet döneminden veya kapanmış bir kurumdan diploma

Sovyet döneminde düzenlenmiş bir diplomaya da apostil konabilir, ancak buradaki kontrol daha karmaşıktır. Merkez, belgenin yetkili bir kurum tarafından ve belgede adı geçen kişiye düzenlendiğini teyit etmelidir. Kurum artık mevcut değilse, adını değiştirmişse veya başka bir kurumla birleşmişse, bu olguların doğrulanması daha fazla zaman alabilir.

Böyle bir durumda kimse size kesin bir süre vaat edemez; bu yüzden tek doğru tavsiye şudur: erken başlayın. Diploma eskiyse veya hasarlıysa ya da kurum kapanmışsa, başvuru sırasında bunu önceden belirtin ve kontrolün neler gerektirebileceğini sorun. Bu süre içinde tercüme kısmına paralel olarak başlayamayız - tercüme apostilden sonra hazırlanır.

Sık yapılan hatalar

• Apostilden önce tercüme. Bu durumda apostil tercümede yer almaz ve tercümeyi yeniden hazırlatmanız gerekir;
• Yalnızca diplomaya apostil. Üniversite diploma ekini de istiyorsa, ona da ayrı bir apostil gerekir;
• Son haftaya bırakmak. Sovyet döneminden veya kapanmış bir kurumdan alınmış bir diplomanın kontrolü daha fazla zaman alabilir.

Apostile ne zaman ihtiyacınız olmaz?

Apostil yalnızca 1961 Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde geçerlidir. Belge Sözleşme’ye üye olmayan bir ülkeye gidiyorsa konsolosluk tasdiki gerekir ve süreç farklıdır - ayrıntılı bilgi: apostil mi, konsolosluk tasdiki mi. Bazı durumlarda ise başlangıçta apostil gerekmez: pek çok üniversite başvuru aşamasında yalnızca noter onaylı tercüme ister, apostili ise kabulden sonra. Bu yüzden önce alıcının şartlarını okuyun.

Kaynaklar

• HCCH: Georgia - Competent Authority (Art. 6);
• Eğitim Kalitesini Geliştirme Ulusal Merkezi.

Süreç nasıl planlanır?

Sıkça sorulan sorular

İlgili sayfalar