对我们来说，质量控制不是主观评价，而是一份具体、可重复执行的检查清单，以及每份官方文件都要经过的五个阶段。文件越关键 - 法律、医疗、技术类 - 涉及的环节就越多。
当文件要提交给外国的大使馆、领事馆、法院、企业、诊所、大学或政府机构时，这一流程必不可少。换句话说，几乎任何时候都是如此。
五个阶段
1. 文件分析。我们确定文件类型、用途、翻译方向、期限以及所需的认证形式。在这一步，我们会问一个能帮我们避免最多麻烦的问题：文件要交给谁？接收方决定了文风，也决定了形式。
2. 按专业领域翻译。文件交给相应领域经验丰富的译员 - 法律、医学、技术、财务或其他领域。如果一位客户有多份文件，全部由同一位译员完成。
3. 术语控制。检查专业术语、法律措辞、医学和技术概念，以及对该领域至关重要的用词。对于长期客户，这项检查依据的是客户自己的术语库，而不是通用词典。
4. 数据核验。姓名、日期、数字、地址、编码和官方登记信息都要接受专门核对。这一阶段刻意做得很机械：审校人员不是通读原文和译文，而是逐项比对。
5. 最终格式与交付。按最终格式检查文件 - 表格、编号、附件顺序，以及标注印章和签名的说明。如有需要，文件会按公证或海牙认证（Apostille）的要求准备好。
具体检查哪些内容
文件完整性
- 所有页面齐全，包括背面
- 每个印章都已标注并说明
- 签名及其位置
- 海牙认证印章（如文件上有）
- 划改或修改过的地方
姓名与拼写
- 姓名与护照完全一致
- 与客户以往译文中的拼写相同
- 地名前后统一
- 机关和组织的正式名称
- 公司名称与术语库一致
数字与编码
- 日期及其在目标国家的书写格式
- 文件编号和系列号
- 个人身份号码和识别码
- 金额、币种和计量单位
- 面积、地籍编号、药物剂量
机构退回文件最常见的原因并不在上面任何一张清单里 - 而是姓名的拼写。如果一个文件包里有三份文件，而每份文件中的姓名写法都不一样，机构看到的就是三个不同的人。因此，我们会在您第一次下单时就记录下您的姓名拼写，多年以后仍沿用同一写法。
常见错误及其成因
把专业术语译成泛泛的说法。这是最隐蔽的错误，因为译文读起来语法毫无问题。在医学、法律和技术语言中，许多术语只有一个正确的对应词，没有同义词可以替代。所以这类文本一定要经过审校人员检查。
日期格式。格鲁吉亚文件中的日期常常用文字书写。欧洲格式要求按"日-月-年"的顺序写成数字，美国格式则是"月-日-年"。同样的数字，在这两种体系中代表两个不同的日期。
漏掉背面。许多证明的背面有印章、海牙认证或备注。扫描时常常被漏掉，客户自己也会忘记。因此，翻译之前我们会确认文件是否有背面，如有就向您索要。
格式丢失。原件中有三列的表格，在译文里变成了普通文字。对官方文件来说，这是个问题：机构会把文件与原件进行直观比对，结构不同就会引起怀疑。
文件包内部不一致。四份文件由四位译员翻译时，同一个机关的名称可能出现四种不同译法。因此，一位客户的文件包由同一位译员负责到底。
对哪些文件最为重要
医疗文件
- 100号表格（Form 100）及医疗证明
- 诊断和出院小结
- 化验结果
- 临床试验文件
- 处方和医嘱
官方及教育文件
如果仍然发现错误怎么办
没有任何流程是万无一失的，我们坦率承认这一点。我们能保证的，是发现错误之后如何处理。
经确认的错误，我们会根据服务条款免费更正。请写信告诉我们具体是哪一处有问题，我们会把更正后的版本发给您。
如果机构因为翻译问题退回了文件，请把拒绝的书面说明发给我们。我们会免费重新准备文件包；如果您时间紧迫，还会优先处理。
如果错误不在我们这一方 - 例如原件本身有不准确之处，或机构更改了表格格式 - 我们也会如实告诉您，并说明如何解决。这种情况下，返工另行计价，但始终事先约定。
不懂外语，如何自己检查译文
数一数页数和印章
译文的页数必须与原件相同，每个印章都必须有标注。如果原件背面写有内容，译文中也必须体现。
逐一比对每个数字
日期、文件编号、个人身份号码、金额。这部分即使不懂外语也能检查 - 而代价最高的错误恰恰就出在这里。
对照护照检查姓名
姓名必须与护照逐字母一致。如果您有几份文件，所有文件都必须使用同一写法。
看看整体结构
译文在外观上必须与原件一致：相同的表格、相同的编号、相同的顺序。机构经常把文件并排对照。
对某份具体文件有疑问，或者想看看我们的译文是什么样子？请发送照片，或查看匿名翻译样本。
致电: 501 113 200关于翻译质量的常见问题
每份文件都有审校人员检查吗？
每份文件都要经过数据核验 - 姓名、数字、日期和完整性。法律、医疗、技术及多页文件必须经过单独的审校阶段。对于篇幅短小的标准证明，这两项工作往往同时完成。
我不懂这门外语，怎么知道译文质量好不好？
有三个实用的判断方法。第一是姓名和数字：这些您不懂外语也能自己检查。第二是结构：译文在外观上必须与原件一致。第三是完整性：数一数页数和印章。交付前我们也会检查这三项，但您自己再查一遍总是有好处的。
可以看看你们的译文是什么样子吗？
可以。翻译样本页面提供各类文件的匿名 PDF 样本 - 证明、毕业证书、合同、医疗文件，以及经公证和经海牙认证的版本。
你们使用机器翻译吗？
不使用。我们不会把客户文件的内容发送给人工智能系统，也不使用 AI 进行翻译 - 这一点也写在隐私政策中。整个流程都由人工完成。在与译员的合作中，交付未经编辑的机器翻译同样是终止合作的理由。
我们公司有自己的术语，你们会考虑吗？
会，而且我们更希望您这样做。长期客户会有一个术语库，记录公司名称、职位、产品名称和内部术语。如果您已有固定的译法，请发给我们 - 已经行之有效的东西，我们不会改动。
加急订单会跳过质量控制吗？
不会，任何阶段都不会跳过。加急模式下唯一的变化是订单在队列中提前，并由更多人同时处理。无法改变的是公证员和公共服务大厅（Public Service Hall）的工作安排 - 所以如果您已经有预约，请在第一条消息里就写明时间，这样我们告诉您的会是实际可行的期限，而不是您希望的期限。
原件中有错误，要在译文里改正吗？
不要，这是一个原则问题。官方译文要逐字反映原件，包括其中的不准确之处 - 否则文件之间对不上，机构就会产生怀疑。如果我们发现原件有错误，会在交付前告诉您，以便您请签发机关更正。在那之后再翻译才有意义。
质量控制会让流程慢多少？
对于标准证明，几乎没有影响 - 当天或次日即可完成。对于带附件的毕业证书或多页合同，审校阶段通常会多出一天。即使在加急模式下也不会跳过这一阶段 - 但我们会提前告诉您期限，方便您做决定。