Dieser Artikel hat ein einziges Ziel: dass Ihnen diese Situation nicht passiert. Im Folgenden finden Sie die konkreten Gründe, auf die wir in der Praxis stoßen, und eine Prüfung, die eine Minute dauert und Ihnen einen verlorenen Tag erspart.
Bevor wir zu den Gründen kommen, muss eines klar sein - was ein Notar eigentlich beglaubigt. Ein Missverständnis in dieser Frage ist selbst die Quelle vieler Probleme.
Was ein Notar eigentlich beglaubigt
Eine notariell beglaubigte Übersetzung ist eine Übersetzung, bei der der Notar die Echtheit der Unterschrift des Übersetzers beglaubigt. Das ist die genaue Formulierung, und wer sie versteht, versteht vieles.
Der Notar prüft nicht, ob die Übersetzung richtig ist. Er versteht die Sprache der Übersetzung womöglich überhaupt nicht. Seine Aufgabe ist es zu bestätigen, dass dieses Dokument von einer bestimmten, qualifizierten Person unterschrieben wurde, deren Identität er festgestellt hat.
Deshalb bleibt die Verantwortung für den Inhalt der Übersetzung beim Büro und beim Übersetzer - und genau deshalb haben wir eine verpflichtende Lektoratsstufe, in der Zahlen und Namen mit dem Original abgeglichen werden.
Und aus demselben Grund gilt: Sie müssen beim Notar nicht anwesend sein. Es unterschreibt der Übersetzer, nicht Sie. Ihre Anwesenheit ist nur dann nötig, wenn Sie selbst das Dokument unterzeichnen - bei einer Vollmacht oder einer Zustimmung.
Was der Notar wirklich braucht, ist das Originaldokument. Und fast jeder Ablehnungsgrund hängt genau mit dem Original zusammen.
Acht Gründe, warum ein Notar ablehnt
Der Zustand des Dokuments
- Das Original wurde nicht vorgelegt - nur eine Fotokopie
- Das Dokument ist beschädigt oder teilweise unleserlich
- Es ist laminiert - einen Stempel darauf anzubringen ist physisch unmöglich
- Das Siegel ist undeutlich oder verwischt
Formale Mängel
- Dem Dokument fehlt die Unterschrift oder das Siegel der ausstellenden Behörde
- Eine korrigierte Stelle wurde nicht ordnungsgemäß bestätigt
- Das Dokument selbst braucht zuvor eine Beglaubigung
- Ein ausländisches Dokument hat keine Apostille oder Legalisation
Was mit der Übersetzung nichts zu tun hat
- All diese Gründe liegen im Dokument, nicht in der Übersetzung
- Die Übersetzung neu anfertigen zu lassen hilft überhaupt nicht
- Zuerst muss das Dokument in Ordnung gebracht werden
- Erst danach ist eine Übersetzung sinnvoll
Die Laminierung verdient ein eigenes Wort, denn sie ist der bitterste Fall. Viele glauben, eine Laminierung schütze das Dokument. In Wirklichkeit macht sie es oft unbrauchbar: Ein Notar kann ein laminiertes Dokument nicht beglaubigen, und eine Apostille lässt sich darauf nicht anbringen, weil der Stempel physisch auf das Papier gesetzt werden muss. Wenn Sie ein wichtiges Dokument haben - laminieren Sie es nicht.
Ausländische Dokumente - ein Fall für sich
Bei einem aus dem Ausland mitgebrachten Dokument ist der Ablehnungsgrund fast immer derselbe: Das Dokument hat keine Apostille oder konsularische Legalisation.
Die Logik ist einfach. Eine georgische Behörde kann nicht feststellen, ob etwa das Siegel einer griechischen Gemeinde echt ist. Deshalb braucht es eine Bestätigung, die vom Ausstellungsland selbst erteilt wird - das ist die Apostille.
Ein entscheidendes Detail, an dem viele hängen bleiben: Die Apostille wird nur im Ausstellungsland angebracht. Auf einem deutschen Dokument - in Deutschland, auf einem türkischen - in der Türkei. In Georgien ist das unmöglich, wie dringend die Sache auch sein mag.
Ein georgisches Dokument wird also in Georgien apostilliert, ein ausländisches in dem Land, das es ausgestellt hat. Wenn Sie ein ausländisches Dokument mitbringen, kümmern Sie sich dort vor der Reise um seine Apostille. Wenn Sie im Ausland sind und ein georgisches Dokument eine Apostille braucht, führt der Weg über eine Vollmacht: Ein Bevollmächtigter oder wir führen das Verfahren in Georgien durch. Wir sind nur in Georgien tätig, daher besorgen Sie oder ein Vertreter vor Ort die Apostille auf einem ausländischen Dokument im Ausstellungsland.
Eine ausführliche Erklärung, was in Ihrem Fall nötig ist: Apostille oder Legalisation.
Die Fünf-Minuten-Prüfung, die alles ändert
Bevor Sie die Übersetzung in Auftrag geben, gehen Sie das Dokument anhand dieser Liste durch. Das dauert ein paar Minuten und erspart Ihnen oft den ganzen Kreislauf.
1. Haben Sie das Original? Keinen Scan, keine Fotokopie, kein Foto - das physische Original. Wenn nicht, beschaffen Sie zuerst einen neuen Auszug bei der ausstellenden Behörde.
2. Ist alles lesbar? Text, Siegel, Unterschriften, Daten. Ist eine Stelle abgenutzt oder verwischt, kann der Notar ablehnen.
3. Ist es laminiert? Wenn ja, beschaffen Sie zuerst ein neues Exemplar. Mit einem laminierten ist das Verfahren oft unmöglich.
4. Prüfen Sie die Rückseite. Ein Siegel, ein Vermerk, eine Apostille - bei vielen Bescheinigungen stehen wichtige Angaben auf der Rückseite.
5. Ist es abgelaufen? Führungszeugnisse und Auszüge haben eine Gültigkeitsdauer. Verlangt der Empfänger ein neues, nützt ein altes weder beim Notar noch bei der Behörde etwas.
Haben Sie bei einem Punkt Zweifel, schicken Sie uns ein Foto, bevor Sie irgendetwas bezahlen. Diese Prüfung kostet nichts.
Die Reihenfolge der Dokumente - wo das Problem entsteht
Die zweite große Quelle von Ablehnungen ist nicht das Dokument selbst, sondern die Reihenfolge, in der Sie die Schritte erledigen. Drei typische Szenarien, denen wir in der Praxis begegnen.
Szenario eins: die Apostille zuletzt. Jemand hat das Dokument übersetzen und notariell beglaubigen lassen und ist dann zur Apostille gegangen - und es stellte sich heraus, dass die Apostille vor der Übersetzung auf das Original gehört hätte. Dadurch erscheint der Text der Apostille nicht in der Übersetzung, und das Empfangsland nimmt das Paket nicht an. Der Kreislauf beginnt von vorn.
Szenario zwei: zuerst die Bescheinigung, die Frist später. Man hat ein Führungszeugnis beschafft, apostillieren, übersetzen und notariell beglaubigen lassen - und bevor man beim Konsulat war, war das Zeugnis abgelaufen. Jeder Schritt war richtig, nur der Zeitplan nicht. Deshalb muss ein Verfahren mit befristeten Dokumenten vom Ende her rückwärts geplant werden, nicht vom Anfang her.
Szenario drei: das Paket Stück für Stück. Drei von fünf Dokumenten wurden in einem Monat erledigt, zwei im nächsten Monat in einem anderen Büro. Am Ende ist der Name auf zwei verschiedene Arten geschrieben, und die Behörde sieht zwei verschiedene Personen. Der Notar prüft das nicht - es kommt erst nach der Einreichung beim Empfänger ans Licht.
Alle drei Fälle lassen sich mit einer einzigen Frage vermeiden: Für wen ist das Dokument bestimmt, und bis wann? Genau deshalb stellen wir sie zu Beginn jedes Auftrags - nicht aus Neugier.
Was tun, wenn Sie bereits abgelehnt wurden
Den genauen Grund erfahren
Fragen Sie den Notar, worin genau das Problem besteht, und merken Sie sich die Formulierung. „Das geht so nicht“ reicht nicht - Sie brauchen den genauen Grund, damit wir herausfinden können, wie er sich beheben lässt.
Schreiben Sie uns den Grund
Schicken Sie uns die Antwort des Notars und ein Foto des Dokuments. Wir sagen Ihnen, ob es sich beheben lässt oder ein neues Exemplar nötig ist - und diese Beratung ist kostenlos.
Das Dokument in Ordnung bringen
Ein neuer Auszug, eine Bestätigung durch die ausstellende Behörde oder eine Apostille - je nachdem, was genau fehlt. Die Übersetzung neu anzufertigen ist in dieser Phase meist nicht nötig.
Beglaubigung des korrigierten Dokuments
Haben wir die Übersetzung angefertigt und wurde das Dokument nur formal in Ordnung gebracht, zahlen Sie die Übersetzung nicht noch einmal - nur das Beglaubigungsverfahren wird wiederholt.
Hat ein Notar abgelehnt, oder sind Sie nicht sicher, ob Ihr Dokument geeignet ist? Schicken Sie uns ein Foto - die Vorabprüfung ist kostenlos und erspart oft den ganzen Kreislauf.
Anrufen: 501 113 200Häufig gestellte Fragen
Prüft der Notar die Qualität der Übersetzung?
Nein. Der Notar beglaubigt die Echtheit der Unterschrift des Übersetzers und versteht die Zielsprache möglicherweise überhaupt nicht. Für den Inhalt der Übersetzung sind das Büro und der jeweilige Übersetzer verantwortlich. Genau deshalb haben wir eine eigene Lektoratsstufe, in der Zahlen und Namen mit dem Original abgeglichen werden.
Muss ich beim Notar anwesend sein?
Für die Beglaubigung einer Übersetzung - nein. Es unterschreibt der Übersetzer, nicht Sie. Ihre persönliche Anwesenheit ist nur dann nötig, wenn Sie selbst das Dokument unterzeichnen: eine Vollmacht, eine Zustimmung, eine Erklärung. In diesem Fall stellt der Notar Ihre Identität und Ihren Willen fest.
Mein Diplom ist laminiert. Was soll ich tun?
Leider sind auf einem laminierten Dokument sowohl die notarielle Beglaubigung als auch die Apostille oft unmöglich, weil der Stempel physisch auf das Papier gesetzt werden muss. Der Ausweg ist, ein neues Exemplar oder ein Duplikat bei der ausstellenden Einrichtung zu beschaffen. Die Laminierung zu entfernen empfehlen wir nicht - das beschädigt das Dokument meist und macht es noch schlimmer.
Reicht eine Fotokopie wirklich nicht?
Eine einfache Fotokopie - nein. Geeignet ist eine notariell beglaubigte Kopie, auf der der Notar bestätigt hat, dass sie mit dem Original übereinstimmt. Das ist ein eigenes Verfahren und wird genutzt, wenn das Original bei Ihnen bleiben muss. Ausführlich: Beglaubigung einer Kopie eines Dokuments.
Ich habe ein ausländisches Dokument ohne Apostille. Welche Möglichkeiten gibt es?
Der einzige Weg ist, die Apostille in dem Land anbringen zu lassen, das das Dokument ausgestellt hat - in Georgien ist das unmöglich. Wenn Sie nicht dorthin reisen können, regeln Sie es per Vollmacht: Ein Bevollmächtigter erledigt es vor Ort. In manchen Fällen stellt die Botschaft dieses Landes in Tiflis eine Bescheinigung aus, die eine Lösung sein kann - rufen Sie uns an, und wir sehen uns Ihre konkrete Situation an.
Muss ich die Übersetzung noch einmal bezahlen?
Wenn wir die Übersetzung angefertigt haben und der Ablehnungsgrund im formalen Zustand des Dokuments liegt - nein. Nachdem das Dokument in Ordnung gebracht wurde, wird nur das Beglaubigungsverfahren wiederholt. Haben Sie ein neues Exemplar beschafft und weicht dessen Inhalt ab - etwa ein neues Datum und eine neue Nummer -, muss die Übersetzung aktualisiert werden, doch das ist meist eine kleine Korrektur und keine neue Arbeit.