Dit artikel gaat over het deel dat in Georgië wordt gedaan: welk document, in welke vorm en in welke volgorde. De Italiaanse kant van de procedure behandelen we alleen voor zover die het Georgische deel raakt.
Eén ding vooraf: voor Italië is de apostille niet facultatief. Italië is aangesloten bij het Haags Verdrag, en elk Georgisch document moet een apostille dragen. Zonder apostille wordt het pakket helemaal niet in behandeling genomen - hoe foutloos de vertaling ook is.
Nulla Osta - waar alles begint
Het proces begint niet in Georgië, maar in Italië. Het gezinslid dat daar woont, moet zich wenden tot het Loket voor Immigratie (Sportello Unico per l'Immigrazione) en de Nulla Osta aanvragen - de toestemming voor gezinshereniging.
Om die te krijgen, moet hij of zij zelf aan een aantal voorwaarden voldoen: een verblijfsstatus, een toereikend inkomen afhankelijk van het aantal gezinsleden, en woonruimte die voldoet aan de eisen van de geschiktheidsverklaring.
Pas nadat de Nulla Osta is afgegeven, kunnen de gezinsleden in Georgië bij de Italiaanse ambassade een visum aanvragen. Dat is belangrijk voor de planning: zolang er geen Nulla Osta is, kunt u de visumaanvraag niet indienen - maar u kunt de Georgische documenten al wel gaan voorbereiden, en dat doet u beter ook.
De Nulla Osta zelf komt in het Italiaans, en vaak is het de moeite waard die ook naar het Georgisch te laten vertalen - zodat u precies weet welke voorwaarden erin staan en welke gezinsleden in het document voorkomen.
Welke documenten in Georgië worden voorbereid
De lijst hangt af van wie er gaat: een echtgenoot of echtgenote, een minderjarig kind, een meerderjarig kind of een ouder.
In elk geval
- Geboorteakte - om de familieband aan te tonen
- Paspoort
- Verklaring van burgerlijke staat
- Pasfoto's en het visumaanvraagformulier
Voor een echtgenoot
- Huwelijksakte
- Echtscheidingsakte, als er een eerder huwelijk was
- Verklaring dat u niet met iemand anders gehuwd bent
- Uittreksel uit het strafregister
Voor een kind
- Geboorteakte met vermelding van beide ouders
- Notarieel gelegaliseerde toestemming van de andere ouder, als maar één ouder met het kind meegaat
- Rechterlijke beslissing over het gezag, als die er is
- Schoolverklaring, als inschrijving op een school in Italië gepland is
Het vaakste gat zit in de documenten van het kind: de toestemming van de andere ouder is er wel, maar het land wordt er niet in genoemd, of de termijn is te kort, of de bevoegdheden zijn zo eng geformuleerd dat de Italiaanse kant er geen concrete toestemming in kan lezen. Vertel ons precies voor welke procedure het is, dan stemmen we de tekst daarop af.
Apostille, vertaling, legalisatie - de juiste volgorde
Voor Italië bestaat de procedure uit drie fasen, en hun volgorde verandert niet.
Fase 1: apostille op het origineel. Eerst vraagt u het originele document aan - een nieuw uittreksel, geen oude akte - en laat u er in het Huis van Justitie (Public Service Hall) een apostille op plaatsen. De termijn voor een apostille is enkele werkdagen; er bestaat een snellere betaalde termijn, ook op dezelfde dag, dus plan deze fase apart en vooraf.
Fase 2: vertaling naar het Italiaans. Vertaald wordt het document waarop de apostille al staat, inclusief de tekst van het apostillestempel zelf. Juist daarom kunnen deze twee fasen niet in omgekeerde volgorde plaatsvinden.
Fase 3: notariële legalisatie. De vertaling wordt door een notaris gelegaliseerd. In sommige gevallen verlangt de ambassade dat de vertaling door een geaccrediteerde vertaler wordt gemaakt, maar in de meeste gevallen volstaat een notarieel gelegaliseerde vertaling volledig. Controleer deze eis in de actuele instructies van de ambassade.
Totale doorlooptijd: een paar dagen voor de apostille, één werkdag per document voor de vertaling, een halve dag voor de notariële legalisatie. Gaat het om vier of vijf documenten, plan dan voor de zekerheid één tot twee weken in.
Wat u in Italië nodig zult hebben
Het visum is het midden van het proces, niet het einde. Na aankomst moeten de gezinsleden zich inschrijven bij de Comune en een aanvraag indienen voor de permesso di soggiorno.
In deze fase worden vaak opnieuw dezelfde documenten gevraagd - geboorte- en huwelijksakten - maar nu volgens de regels van de Italiaanse kant. Sommige Comuni aanvaarden een in Georgië opgemaakte notarieel gelegaliseerde vertaling, andere stellen hun eigen eisen.
De praktische conclusie is dezelfde als voor andere bestemmingen: neem de originelen met apostille zeker mee. De apostille wordt alleen in Georgië geplaatst, en dat vanuit Italië regelen is lastig en duur - daarvoor zijn een volmacht, een gemachtigde en extra weken nodig.
Zit u al in die situatie, dan is er een uitweg: op basis van een volmacht kunnen wij zowel het aanvragen van het document als de apostille en de vertaling regelen en u het kant-en-klare pakket toesturen.
Voornamen en achternamen - waar het pakket uit elkaar valt
Het meest voorkomende probleem in een gezinspakket is niet de terminologie, maar inconsistente namen. En dat is logisch: één pakket bevat de documenten van drie of vier mensen, sommige decennia geleden afgegeven, andere gisteren, en verschillende instanties hebben ze verschillend genoteerd.
Het meest typische geval: de achternaam van een vrouw. Op de geboorteakte staat de meisjesnaam, in het paspoort de naam van de echtgenoot, en op de huwelijksakte beide. Voor de Italiaanse kant moet het verband tussen deze drie documenten duidelijk zijn, en in de vertaling moet elke vorm precies zo worden overgenomen als in het origineel - we voegen niets samen en we corrigeren niets.
Het tweede typische geval: de naam van een kind die in het paspoort in de ene Latijnse schrijfwijze staat en in een oude vertaling van de geboorteakte in een andere. Hier is de regel streng - altijd de schrijfwijze uit het paspoort, in elk document.
Daarom vragen we klanten om het gezinspakket in één keer te sturen, niet stuk voor stuk met weken ertussen. Eén vertaler ziet alle documenten tegelijk en merkt een inconsistentie meteen op - zolang die nog makkelijk te herstellen is.
Hoe u het plant
Wacht op de Nulla Osta, maar niet met de documenten
Terwijl de Nulla Osta in Italië wordt voorbereid, kunt u in Georgië al nieuwe uittreksels aanvragen en er een apostille op laten plaatsen. Dat loopt parallel en bespaart weken.
Vraag nieuwe uittreksels aan
Vraag in plaats van een oude akte een nieuw uittreksel aan bij het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten (Public Service Development Agency). Veel instanties eisen dat het document in de afgelopen paar maanden is afgegeven.
Overal een apostille, daarna de vertaling
De apostille in het Huis van Justitie, dan de Italiaanse vertaling van het document met apostille, en tot slot de notariële legalisatie. Deze volgorde verandert niet.
Neem de originelen mee
De originelen met apostille heeft u ook in Italië nodig, voor de inschrijving bij de Comune en voor de permesso. Zonder die originelen wordt het daar een stuk moeilijker.
Prijs en doorlooptijd
Italiaans is voor ons een vaste taalcombinatie, dus de doorlooptijd voor een standaardakte is meestal één werkdag. De vertaling van de Nulla Osta of een ander Italiaans document naar het Georgisch gaat sneller, omdat die meestal kort is.
De prijs wordt afgesproken nadat we het materiaal hebben gezien en ligt vast voordat de opdracht begint. Voor een gezinspakket van vijf of zes documenten kunt u beter alles samen bestellen - één vertaler doet het, de namen zijn overal gelijk, en ook de totale prijs valt gunstiger uit.
Houd apart rekening met de overheidsleges voor de apostille: die worden per document aangerekend en lopen bij een pakket van vier of vijf documenten op tot een merkbaar bedrag. Dat is niet ons tarief - het zijn leges die de staat vaststelt. Ter oriëntatie: vertaalprijzen.
Plant u gezinshereniging in Italië? Stuur ons de Nulla Osta en foto's van uw documenten - dan zeggen we u wat vertaald moet worden, wat een apostille nodig heeft en hoe lang het duurt.
Bellen: 501 113 200Veelgestelde vragen
Heeft elk document een apostille nodig?
Voor Italië - praktisch gezien ja, elk officieel Georgisch document. Italië is aangesloten bij het Haags Verdrag, en de ambassade aanvaardt geen document zonder apostille. De uitzondering zijn documenten die geen officiële stukken zijn - bijvoorbeeld persoonlijke brieven of foto's.
Ik heb een oude geboorteakte. Is die goed genoeg?
Vaak niet. Veel instanties eisen dat het document in de afgelopen paar maanden is afgegeven, dus u kunt beter een nieuw uittreksel aanvragen bij het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten. Er is ook een praktische reden: een apostille plaatsen op een oud, beschadigd of versleten document kan op zich al een probleem worden.
Ik neem mijn kind alleen mee. Hoe moet de toestemming van de andere ouder eruitzien?
Notarieel gelegaliseerd, met een apostille, en er moet concreet in staan: naar welk land, voor welke periode, met wie en met welk doel het kind reist. Een te algemene formulering is net zo problematisch als een te enge. Vertel ons precies om welke procedure het gaat, dan stemmen we de tekst daarop af.
Moet de vertaling door een geaccrediteerde vertaler worden gemaakt?
In sommige gevallen stelt de ambassade die eis, maar in de meeste gevallen volstaat een notarieel gelegaliseerde vertaling volledig. Deze eis verandert in de loop van de tijd, dus controleer de actuele instructies van de ambassade voordat u de aanvraag indient. Staat er een concrete formulering in, stuur die dan naar ons, dan passen we ons daaraan aan.
De Nulla Osta is in het Italiaans. Moet ik die naar het Georgisch laten vertalen?
Formeel is dat vaak niet vereist, maar het is wel heel nuttig. In de Nulla Osta staat wie er in het document voorkomt, onder welke voorwaarden en voor welke periode. Staat er bijvoorbeeld één kind in en heeft u er twee, dan ziet u dat al bij de vertaling, en niet pas bij de ambassade.
Ik ben al in Italië en ontdek dat ik geen apostille heb. Wat nu?
De apostille wordt alleen in Georgië geplaatst, dus er zijn twee wegen: zelf overkomen of iemand het laten doen op basis van een volmacht. Op basis van een volmacht kunnen wij het aanvragen van het document, de apostille en de vertaling regelen en u het kant-en-klare pakket toesturen. De volmacht moet in Italië notarieel worden opgemaakt en heeft een apostille nodig.