У этой статьи одна цель: чтобы с вами этого не случилось. Ниже - конкретные причины, которые встречаются нам на практике, и проверка, которая занимает минуту и экономит потерянный день.
Прежде чем перейти к причинам, нужно понять одно - что именно заверяет нотариус. Непонимание этого вопроса само по себе источник многих проблем.
Что на самом деле заверяет нотариус
Нотариальный перевод - это когда нотариус засвидетельствует подлинность подписи переводчика. Именно такова точная формулировка, и её понимание многое объясняет.
Нотариус не проверяет правильность перевода. Он может вообще не понимать язык перевода. Его функция - подтвердить, что документ подписан конкретным квалифицированным лицом, личность которого он установил.
Поэтому ответственность за содержание перевода остаётся на бюро и переводчике - именно для этого у нас есть обязательный этап редактирования, на котором цифры и имена сверяются с оригиналом.
И по той же причине вам не нужно присутствовать у нотариуса. Подписывает переводчик, а не вы. Ваше присутствие требуется только тогда, когда вы сами подписываете документ, - доверенность или согласие.
Что нотариусу действительно нужно - это оригинал документа. И почти каждая причина отказа связана именно с оригиналом.
Восемь причин, по которым нотариус отказывает
Состояние документа
- Оригинал не предъявлен - только ксерокопия
- Документ повреждён или частично нечитаем
- Он заламинирован - поставить штамп физически невозможно
- Печать нечёткая или выцвела
Формальные дефекты
- На документе нет подписи или печати выдавшего ведомства
- Исправление не заверено надлежащим образом
- Сам документ требует предварительного заверения
- На иностранном документе нет апостиля или легализации
Что не имеет отношения к переводу
- Каждая из этих причин - в документе, а не в переводе
- Переделка перевода не поможет
- Сначала нужно привести в порядок документ
- Только после этого перевод имеет смысл
Ламинированию стоит посвятить отдельное слово, потому что это самый обидный случай. Многие думают, что ламинирование защищает документ. На деле оно часто делает его непригодным: нотариус не может заверить ламинированный документ, и апостиль на него не проставить, потому что штамп должен ставиться физически на бумагу. Если у вас важный документ - не ламинируйте его.
Иностранные документы - отдельный случай
С документом, привезённым из-за границы, причина отказа почти всегда одна: на нём нет апостиля или консульской легализации.
Логика простая. У грузинского ведомства нет способа установить, подлинна ли, скажем, печать греческого муниципалитета. Поэтому ему нужно подтверждение, выданное самой страной выдачи документа, - это и есть апостиль.
Критическая деталь, которая задерживает многих: апостиль проставляется только в стране выдачи документа. На немецкий документ - в Германии, на турецкий - в Турции. В Грузии это сделать невозможно, как бы срочно ни было дело.
Поэтому если вы за границей готовите грузинский документ или, наоборот, везёте иностранный, решите вопрос с апостилем на месте. Если уже поздно, единственный путь - доверенность: доверенное лицо или мы займёмся процессом на месте.
Подробное объяснение, что именно вам нужно: апостиль или легализация.
Пятиминутная проверка, которая меняет всё
Прежде чем заказывать перевод, проверьте документ по этому списку. Это занимает несколько минут и часто экономит весь цикл.
1. Есть ли у вас оригинал? Не скан, не ксерокопия, не фото - физический оригинал. Если нет, сначала получите новую выписку в выдавшем ведомстве. 2. Всё ли читается? Текст, печати, подписи, даты. Если какая-то часть стёрлась или выцвела, нотариус может отказать. 3. Заламинирован ли документ? Если да, сначала получите новый экземпляр. С ламинированным документом процедура часто невозможна. 4. Проверьте оборот. Печать, отметка, апостиль - на многих справках важная информация находится на обратной стороне. 5. Не истёк ли срок? У справок о несудимости и выписок есть срок действия. Если получатель требует новую, старая не подойдёт ни нотариусу, ни ведомству.Если какой-либо пункт вызывает сомнение, пришлите нам фото, прежде чем что-то оплачивать. Эта проверка ничего не стоит.
Порядок действий - где рождаются проблемы
Второй крупный источник отказов - не сам документ, а порядок, в котором вы проходите этапы. Три типичных сценария из нашей практики.
Сценарий первый: апостиль в конце. Человек перевёл документ, заверил у нотариуса, потом пошёл за апостилем - и выяснилось, что апостиль нужно было ставить на оригинал, до перевода. В итоге текст апостиля в переводе отсутствует, и принимающая страна пакет не принимает. Цикл начинается заново. Сценарий второй: сначала справка, потом срок. Справку о несудимости получили, проставили апостиль, перевели и заверили у нотариуса - а пока дошли до консульства, срок справки истёк. Каждый этап был верным, а график - нет. Поэтому с документами, у которых есть срок действия, планируйте процесс с конца, а не с начала. Сценарий третий: пакет по частям. Три из пяти документов сделали в одном месяце, два - в следующем, в другом бюро. В итоге имя написано двумя способами, и ведомство видит двух разных людей. Нотариус этого не проверит - выяснится после сдачи, у получателя.Все три сценария предотвращает один вопрос: для кого документ и к какой дате? Поэтому мы задаём его в начале каждого заказа - не из любопытства.
Что делать, если вам уже отказали
Выясните точную причину
Спросите нотариуса, в чём именно проблема, и запомните формулировку. «Не подходит» недостаточно - чтобы найти решение, нужна точная причина.
Сообщите нам эту причину
Пришлите ответ нотариуса и фото документа. Мы скажем, можно ли это исправить или нужен новый экземпляр, - и эта консультация бесплатна.
Приведите документ в порядок
Новая выписка, заверение выдавшего ведомства или апостиль - то, чего именно не хватает. Переделывать перевод на этом этапе обычно не нужно.
Заверение исправленного документа
Если перевод делали мы, а документ лишь формально привели в порядок, повторно за перевод вы не платите - повторяется только заверение.
Нотариус отказал или вы не уверены, подойдёт ли ваш документ? Пришлите нам фото - предварительная проверка бесплатна и часто экономит весь цикл.
Позвонить: 501 113 200Частые вопросы
Проверяет ли нотариус качество перевода?
Нет. Нотариус засвидетельствует подлинность подписи переводчика и может вообще не понимать язык перевода. За содержание перевода отвечают бюро и конкретный переводчик. Поэтому у нас есть отдельный этап редактирования, на котором цифры и имена сверяются с оригиналом.
Нужно ли мне присутствовать у нотариуса?
Для заверения перевода - нет. Подписывает переводчик, а не вы. Ваше личное присутствие требуется только тогда, когда вы сами подписываете документ: доверенность, согласие, заявление. В этом случае нотариус устанавливает вашу личность и вашу волю.
Мой диплом заламинирован. Что делать?
К сожалению, и нотариальное заверение, и апостиль на ламинированном документе часто невозможны, потому что штамп должен ставиться физически на бумагу. Выход - получить новый экземпляр или дубликат в выдавшем учреждении. Снимать ламинацию мы не рекомендуем - обычно это повреждает документ и только ухудшает ситуацию.
Ксерокопия действительно не подойдёт?
Обычная ксерокопия - нет. Подойдёт нотариально заверенная копия, на которой нотариус подтвердил её соответствие оригиналу. Это отдельная процедура, которая используется, когда оригинал должен остаться у вас. Подробнее: заверенная копия документа.
У меня иностранный документ без апостиля. Какие есть варианты?
Единственный путь - проставить апостиль в стране, которая выдала документ; в Грузии это невозможно. Если вы не можете туда поехать, оформите это по доверенности: доверенное лицо сделает всё на месте. В некоторых случаях посольство этой страны в Тбилиси выдаёт справку, которая может стать выходом, - позвоните нам, и мы разберём вашу конкретную ситуацию.
Придётся ли снова платить за перевод?
Если перевод делали мы, а причина отказа - в формальном состоянии документа, то нет. После приведения документа в порядок повторяется только заверение. Если вы получили новый экземпляр и его содержание отличается - например, новая дата и номер, - перевод нужно обновить, но обычно это небольшая правка, а не новая работа.