Tento článek má jediný cíl: aby se vám tato situace nestala. Níže najdete konkrétní důvody, se kterými se v praxi setkáváme, a kontrolu, která zabere minutu a ušetří vám ztracený den.
Než se dostaneme k důvodům, je třeba si ujasnit jednu věc - co notář ve skutečnosti ověřuje. Nepochopení této otázky je samo o sobě zdrojem mnoha problémů.
Co notář ve skutečnosti ověřuje
Notářsky ověřený překlad je překlad, u kterého notář ověřuje pravost podpisu překladatele. Takto přesně to zní a pochopení této formulace mnohé vysvětluje.
Notář nekontroluje, zda je překlad správný. Jazyku překladu vůbec nemusí rozumět. Jeho úlohou je potvrdit, že dokument podepsala konkrétní kvalifikovaná osoba, jejíž totožnost ověřil.
Proto odpovědnost za obsah překladu zůstává na kanceláři a na překladateli - a právě proto máme povinnou fázi redakce, ve které se čísla a jména porovnávají s originálem.
Ze stejného důvodu: u notáře nemusíte být přítomni. Podepisuje překladatel, ne vy. Vaše přítomnost je nutná jen tehdy, když jste sami podepisující osobou dokumentu - v případě plné moci nebo souhlasu.
Co notář skutečně potřebuje, je originál dokumentu. A téměř každý důvod odmítnutí souvisí právě s originálem.
Osm důvodů, proč notář odmítne
Stav dokumentu
- Nebyl předložen originál - jen fotokopie
- Dokument je poškozený nebo částečně nečitelný
- Je zalaminovaný - umístit na něj razítko je fyzicky nemožné
- Pečeť je nezřetelná nebo rozmazaná
Formální vady
- Na dokumentu chybí podpis nebo pečeť vydávajícího orgánu
- Opravené místo nebylo řádně ověřeno
- Samotný dokument potřebuje předchozí ověření
- Zahraniční dokument nemá apostilu ani legalizaci
Co s překladem nesouvisí
- Všechny tyto důvody jsou v dokumentu, ne v překladu
- Nový překlad vůbec nepomůže
- Nejdřív je třeba dát do pořádku dokument
- Teprve potom má překlad smysl
Laminace si zaslouží zvláštní zmínku, protože jde o nejbolestnější případ. Mnoho lidí si myslí, že laminace dokument chrání. Ve skutečnosti ho často činí nepoužitelným: notář nemůže zalaminovaný dokument ověřit a nelze na něj připojit ani apostilu, protože razítko se musí fyzicky umístit na papír. Pokud máte důležitý dokument - nelaminujte ho.
Zahraniční dokumenty - samostatný případ
U dokumentu přivezeného ze zahraničí je důvod odmítnutí téměř vždy stejný: dokument nemá apostilu ani konzulární legalizaci.
Logika je jednoduchá. Gruzínský úřad nemá jak zjistit, zda je například pečeť řecké obce pravá. Proto je potřeba potvrzení vydané samotnou zemí, která dokument vydala - a tím je apostila.
Zásadní detail, který mnohé zdrží: apostila se připojuje pouze v zemi, která dokument vydala. Na německý dokument v Německu, na turecký v Turecku. V Gruzii to udělat nelze, ať je věc sebenaléhavější.
Gruzínský dokument tedy dostává apostilu v Gruzii a zahraniční dokument v zemi, která ho vydala. Pokud přivážíte zahraniční dokument sem, vyřiďte jeho apostilu tam, ještě před cestou. Pokud jste v zahraničí a gruzínský dokument potřebuje apostilu, cestou je plná moc: postup v Gruzii provede zmocněnec nebo my. Působíme pouze v Gruzii, takže apostilu na zahraniční dokument si v zemi vydání opatříte vy nebo váš zástupce na místě.
Podrobné vysvětlení, co potřebujete ve svém případě: apostila, nebo legalizace.
Pětiminutová kontrola, která změní všechno
Než si objednáte překlad, projděte dokument podle tohoto seznamu. Zabere to pár minut a často vám to ušetří celý cyklus.
1. Máte originál? Ne sken, ne fotokopii, ne fotografii - fyzický originál. Pokud ne, vyžádejte si nejdřív nový výpis od orgánu, který dokument vydal.
2. Je všechno čitelné? Text, pečeti, podpisy, data. Pokud je některé místo setřené nebo rozmazané, notář může ověření odmítnout.
3. Je zalaminovaný? Pokud ano, opatřete si nejdřív nové vyhotovení. Se zalaminovaným dokumentem je postup často nemožný.
4. Zkontrolujte zadní stranu. Pečeť, poznámka, apostila - mnoho osvědčení má důležité údaje na zadní straně.
5. Nevypršela platnost? Výpisy z rejstříku trestů a další výpisy mají dobu platnosti. Pokud příjemce chce nový, starý nebude k ničemu notáři ani úřadu.
Pokud máte u některého bodu pochybnosti, pošlete nám fotografii dřív, než za cokoli zaplatíte. Tato kontrola nic nestojí.
Pořadí dokumentů - kde se problém rodí
Druhým velkým zdrojem odmítnutí není samotný dokument, ale pořadí, v jakém jednotlivé fáze vyřizujete. Tři typické scénáře, se kterými se v praxi setkáváme.
Scénář první: apostila nakonec. Člověk si nechal dokument přeložit, notářsky ověřit, potom šel pro apostilu - a ukázalo se, že apostila měla být na originálu, ještě před překladem. Text apostily se proto v překladu neobjeví a přijímající země balíček nepřijme. Cyklus začíná znovu.
Scénář druhý: nejdřív potvrzení, lhůta potom. Opatřili si výpis z rejstříku trestů, nechali na něj připojit apostilu, přeložit ho a notářsky ověřit - a než se dostali na konzulát, výpisu vypršela platnost. Každá fáze byla správně, harmonogram však ne. Proto se postup s dokumenty s omezenou platností musí plánovat pozpátku od konce, ne od začátku.
Scénář třetí: balíček po částech. Tři z pěti dokumentů se vyřídily v jednom měsíci, dva v dalším, v jiné kanceláři. Výsledkem je jméno zapsané dvěma různými způsoby a úřad vidí dvě různé osoby. Notář to kontrolovat nebude - vyjde to najevo až po podání, u příjemce.
Všem třem případům předejdete jedinou otázkou: pro koho je dokument určen a do kdy. Právě proto se na ni ptáme na začátku každé zakázky - ne ze zvědavosti.
Co dělat, když už vám notář odmítl
Zjistěte přesný důvod
Zeptejte se notáře, v čem přesně je problém, a zapamatujte si formulaci. „Nebude to stačit“ nestačí - potřebujete přesný důvod, abychom mohli zjistit, jak ho vyřešit.
Napište nám důvod
Pošlete nám odpověď notáře a fotografii dokumentu. Řekneme vám, zda jde problém napravit, nebo je potřeba nové vyhotovení - a tato konzultace je zdarma.
Dejte dokument do pořádku
Nový výpis, ověření od orgánu, který dokument vydal, nebo apostila - podle toho, co přesně chybí. Nový překlad v této fázi obvykle potřeba není.
Ověření opraveného dokumentu
Pokud překlad vyhotovili my a dokument byl dán do pořádku jen formálně, za opětovný překlad neplatíte - opakuje se pouze postup ověření.
Notář vám ověření odmítl, nebo si nejste jisti, zda váš dokument obstojí? Pošlete nám fotografii - předběžná kontrola je zdarma a často ušetří celý cyklus.
Zavolat: 501 113 200Často kladené otázky
Kontroluje notář kvalitu překladu?
Ne. Notář ověřuje pravost podpisu překladatele a cílovému jazyku vůbec nemusí rozumět. Za obsah překladu odpovídá kancelář a konkrétní překladatel. Právě proto máme samostatnou fázi redakce, ve které se čísla a jména porovnávají s originálem.
Musím být u notáře přítomen?
Při ověření překladu ne. Podepisuje překladatel, ne vy. Vaše osobní přítomnost je nutná jen tehdy, když jste sami podepisující osobou dokumentu: plná moc, souhlas, prohlášení. V takovém případě notář ověřuje vaši totožnost a vaši vůli.
Mám zalaminovaný diplom. Co mám dělat?
Na zalaminovaném dokumentu je bohužel často nemožné notářské ověření i apostila, protože razítko se musí fyzicky umístit na papír. Řešením je vyžádat si nové vyhotovení nebo duplikát od instituce, která dokument vydala. Odstraňovat laminaci nedoporučujeme - dokument obvykle poškodí a situaci zhorší.
Opravdu nestačí fotokopie?
Obyčejná fotokopie ne. Postačí notářsky ověřená kopie, na které notář potvrdil, že se shoduje s originálem. Jde o samostatný postup, který se používá, když originál musí zůstat u vás. Podrobně: ověření kopie dokumentu.
Mám zahraniční dokument bez apostily. Jaké mám možnosti?
Jedinou cestou je nechat apostilu připojit v zemi, která dokument vydala - v Gruzii to není možné. Pokud tam nemůžete odcestovat, vyřiďte to na základě plné moci: zmocněnec to udělá na místě. V některých případech vydá velvyslanectví dané země v Tbilisi potvrzení, které může být řešením - zavolejte nám a podíváme se na vaši konkrétní situaci.
Musím za překlad platit znovu?
Pokud překlad vyhotovili my a důvod odmítnutí spočívá ve formálním stavu dokumentu - ne. Po uvedení dokumentu do pořádku se opakuje pouze postup ověření. Pokud jste si opatřili nové vyhotovení a jeho obsah je jiný - například nové datum a číslo - je třeba překlad aktualizovat, obvykle však jde o drobnou opravu, ne o novou práci.