У цієї статті одна мета: щоб із вами така ситуація не сталася. Нижче - конкретні причини, з якими ми стикаємося на практиці, і перевірка, яка займає хвилину й заощаджує вам втрачений день.
Перш ніж перейти до причин, треба чітко розуміти одне - що саме засвідчує нотаріус. Нерозуміння цього питання саме по собі є джерелом багатьох проблем.
Що насправді засвідчує нотаріус
Нотаріально засвідчений переклад - це переклад, на якому нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача. Це точне формулювання, і його розуміння багато що пояснює.
Нотаріус не перевіряє, чи правильний переклад. Він може взагалі не знати мови перекладу. Його функція - підтвердити, що документ підписала конкретна кваліфікована особа, чию особу він установив.
Тому відповідальність за зміст перекладу лишається на бюро і перекладачеві - і саме тому в нас є обов’язковий етап редагування, на якому числа та імена звіряють з оригіналом.
І з тієї самої причини: вам не потрібно бути присутніми в нотаріуса. Підписує перекладач, а не ви. Ваша присутність потрібна лише тоді, коли ви самі підписуєте документ, - у випадку довіреності чи згоди.
Що нотаріусові справді потрібно, то це оригінал документа. І майже кожна причина відмови пов’язана саме з оригіналом.
Вісім причин, з яких нотаріус відмовляє
Стан документа
- Оригінал не надано - лише ксерокопію
- Документ пошкоджений або частково нерозбірливий
- Він заламінований - поставити на ньому штамп фізично неможливо
- Печатка нечітка або розмазана
Формальні вади
- На документі немає підпису чи печатки установи, яка його видала
- Виправлене місце не засвідчено належним чином
- Сам документ потребує попереднього засвідчення
- На іноземному документі немає апостиля чи легалізації
Що не стосується перекладу
- Усі ці причини - у документі, а не в перекладі
- Переробити переклад зовсім не допоможе
- Спершу документ треба привести до ладу
- Лише після цього має сенс перекладати
Про ламінування варто сказати окремо, бо це найприкріший випадок. Багато хто вважає, що ламінування захищає документ. Насправді воно часто робить його непридатним: нотаріус не може засвідчити заламінований документ, і апостиль на нього проставити не можна, бо штамп треба фізично нанести на папір. Якщо у вас важливий документ - не ламінуйте його.
Іноземні документи - окремий випадок
Коли документ привезено з-за кордону, причина відмови майже завжди одна: на документі немає апостиля чи консульської легалізації.
Логіка проста. Грузинська установа ніяк не може встановити, чи справжня, скажімо, печатка грецького муніципалітету. Тому потрібне підтвердження, видане самою країною, що видала документ, - це і є апостиль.
Критична деталь, на якій багато хто втрачає час: апостиль проставляють лише в країні, яка видала документ. На німецький документ - у Німеччині, на турецький - у Туреччині. У Грузії цього зробити неможливо, хоч якою терміновою була б справа.
Тож на грузинський документ апостиль проставляють у Грузії, а на іноземний - у країні, яка його видала. Якщо ви везете іноземний документ сюди, владнайте його апостиль там, ще до поїздки. Якщо ви за кордоном і апостиль потрібен грузинському документу, шлях - довіреність: процес у Грузії проведе уповноважений представник або ми. Ми працюємо лише в Грузії, тож апостиль на іноземний документ у країні, яка його видала, отримуєте ви або ваш представник там.
Докладно про те, що потрібно у вашому випадку: апостиль чи легалізація.
П’ятихвилинна перевірка, яка все змінює
Перш ніж замовити переклад, перевірте документ за цим списком. Це займає кілька хвилин і часто заощаджує вам увесь цикл.
1. Чи є у вас оригінал? Не скан, не ксерокопія, не фото - фізичний оригінал. Якщо ні, спершу отримайте новий витяг в установі, яка видала документ.
2. Чи все розбірливо? Текст, печатки, підписи, дати. Якщо якесь місце стерлося чи розмазалося, нотаріус може відмовити.
3. Чи документ заламінований? Якщо так, спершу отримайте новий примірник. Із заламінованим процедура часто неможлива.
4. Перевірте зворотний бік. Печатка, позначка, апостиль - у багатьох довідках важлива інформація є на звороті.
5. Чи не сплив строк дії? Довідки про несудимість і витяги мають строк дії. Якщо адресат вимагає новий документ, старий не знадобиться ні нотаріусові, ні установі.
Якщо маєте сумнів щодо будь-якого пункту, надішліть нам фото, перш ніж за щось платити. Ця перевірка нічого не коштує.
Порядок документів - де народжується проблема
Друге велике джерело відмов - не сам документ, а порядок, у якому ви проходите етапи. Три типові сценарії, з якими ми стикаємося на практиці.
Сценарій перший: апостиль наостанок. Людина переклала документ, засвідчила його в нотаріуса, потім пішла по апостиль - і з’ясувалося, що апостиль мав бути на оригіналі, ще до перекладу. У результаті текст апостиля не відображено в перекладі, і країна, яка приймає документ, не приймає пакет. Цикл починається спочатку.
Сценарій другий: спершу довідка, а про строк - потім. Отримали довідку про несудимість, проставили апостиль, переклали й засвідчили в нотаріуса - а поки дійшли до консульства, строк дії довідки сплив. Кожен етап був правильним, а графік - ні. Тому процес із документами, які мають строк дії, треба планувати назад від кінця, а не від початку.
Сценарій третій: пакет частинами. Три документи з п’яти зробили одного місяця, два - наступного, в іншому бюро. У результаті ім’я написане двома різними способами, і установа бачить двох різних людей. Нотаріус цього не перевірятиме - це виявиться після подання, в адресата.
Усіх трьох випадків можна уникнути одним запитанням: для кого документ і до якої дати. Саме тому ми ставимо його на початку кожного замовлення - а не з цікавості.
Що робити, якщо вам уже відмовили
З’ясуйте точну причину
Запитайте нотаріуса, у чому саме проблема, і запам’ятайте формулювання. «Не підійде» - цього замало: потрібна точна причина, щоб ми могли зрозуміти, як її усунути.
Напишіть нам причину
Надішліть нам відповідь нотаріуса і фото документа. Ми скажемо, чи можна це виправити, чи потрібен новий примірник, - і ця консультація безкоштовна.
Приведіть документ до ладу
Новий витяг, засвідчення в установі, яка видала документ, чи апостиль - залежно від того, чого саме бракує. Переробляти переклад на цьому етапі зазвичай не потрібно.
Засвідчення виправленого документа
Якщо переклад робили ми, а документ лише формально привели до ладу, ви не платите за переклад удруге - повторюється лише процедура засвідчення.
Нотаріус відмовив або ви не впевнені, що ваш документ підійде? Надішліть нам фото - попередня перевірка безкоштовна і часто заощаджує весь цикл.
Зателефонувати: 501 113 200Часті запитання
Чи перевіряє нотаріус якість перекладу?
Ні. Нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача і може взагалі не знати мови перекладу. За зміст перекладу відповідають бюро і конкретний перекладач. Саме тому в нас є окремий етап редагування, на якому числа та імена звіряють з оригіналом.
Чи потрібно мені бути присутнім у нотаріуса?
Для засвідчення перекладу - ні. Підписує перекладач, а не ви. Ваша особиста присутність потрібна лише тоді, коли ви самі підписуєте документ: довіреність, згоду, заяву. У такому разі нотаріус установлює вашу особу і вашу волю.
У мене заламінований диплом. Що робити?
На жаль, на заламінованому документі часто неможливі ні нотаріальне засвідчення, ні апостиль, бо штамп треба фізично нанести на папір. Вихід - отримати новий примірник або дублікат у закладі, який видав документ. Знімати ламінування ми не радимо: зазвичай це пошкоджує документ і погіршує ситуацію.
Невже ксерокопія справді не підійде?
Звичайна ксерокопія - ні. Підійде нотаріально засвідчена копія, на якій нотаріус підтвердив її відповідність оригіналу. Це окрема процедура, до неї вдаються, коли оригінал має лишитися у вас. Докладно: засвідчення копії документа.
У мене іноземний документ без апостиля. Які є варіанти?
Єдиний шлях - проставити апостиль у країні, яка видала документ: у Грузії це неможливо. Якщо поїхати туди ви не можете, владнайте це за довіреністю: уповноважений представник зробить усе на місці. У деяких випадках посольство цієї країни в Тбілісі видає довідку, яка може стати рішенням, - зателефонуйте нам, і ми розглянемо вашу конкретну ситуацію.
Чи доведеться платити за переклад ще раз?
Якщо переклад робили ми, а причина відмови - у формальному стані документа, то ні. Після того як документ приведуть до ладу, повторюється лише процедура засвідчення. Якщо ви отримали новий примірник і його зміст інший - наприклад, нова дата й номер, - переклад треба оновити, але зазвичай це невелике виправлення, а не нова робота.