Αυτό το άρθρο έχει έναν στόχο: να μη σας συμβεί αυτή η κατάσταση. Παρακάτω θα βρείτε τους συγκεκριμένους λόγους που συναντάμε στην πράξη και έναν έλεγχο που διαρκεί ένα λεπτό και σας γλιτώνει μια χαμένη ημέρα.
Πριν περάσουμε στους λόγους, πρέπει να ξεκαθαρίσει ένα πράγμα - τι ακριβώς βεβαιώνει ένας συμβολαιογράφος. Η παρανόηση αυτού του ζητήματος είναι από μόνη της η πηγή πολλών προβλημάτων.
Τι ακριβώς βεβαιώνει ένας συμβολαιογράφος
Μετάφραση με συμβολαιογραφική επικύρωση είναι εκείνη στην οποία ο συμβολαιογράφος βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής του μεταφραστή. Αυτή είναι η ακριβής διατύπωση, και η κατανόησή της εξηγεί πολλά.
Ο συμβολαιογράφος δεν ελέγχει αν η μετάφραση είναι σωστή. Μπορεί να μην καταλαβαίνει καθόλου τη γλώσσα της μετάφρασης. Η λειτουργία του είναι να επιβεβαιώσει ότι το έγγραφο υπογράφηκε από ένα συγκεκριμένο, καταρτισμένο πρόσωπο του οποίου την ταυτότητα έχει διαπιστώσει.
Γι' αυτό η ευθύνη για το περιεχόμενο της μετάφρασης παραμένει στο γραφείο και στον μεταφραστή - και ακριβώς γι' αυτό έχουμε υποχρεωτικό στάδιο επιμέλειας, όπου οι αριθμοί και τα ονόματα συγκρίνονται με το πρωτότυπο.
Και για τον ίδιο λόγο: δεν χρειάζεται να είστε παρόντες στον συμβολαιογράφο. Υπογράφει ο μεταφραστής, όχι εσείς. Η παρουσία σας απαιτείται μόνο όταν εσείς οι ίδιοι υπογράφετε το έγγραφο - στην περίπτωση πληρεξουσίου ή συναίνεσης.
Αυτό που ο συμβολαιογράφος πραγματικά χρειάζεται είναι το πρωτότυπο έγγραφο. Και σχεδόν κάθε λόγος άρνησης σχετίζεται ακριβώς με το πρωτότυπο.
Οκτώ λόγοι για τους οποίους ο συμβολαιογράφος αρνείται
Η κατάσταση του εγγράφου
- Δεν προσκομίστηκε το πρωτότυπο - μόνο φωτοαντίγραφο
- Το έγγραφο είναι φθαρμένο ή εν μέρει δυσανάγνωστο
- Είναι πλαστικοποιημένο - η τοποθέτηση σφραγίδας είναι φυσικά αδύνατη
- Η σφραγίδα είναι δυσδιάκριτη ή μουτζουρωμένη
Τυπικά ελαττώματα
- Στο έγγραφο λείπει η υπογραφή ή η σφραγίδα του φορέα έκδοσης
- Ένα διορθωμένο σημείο δεν έχει βεβαιωθεί σωστά
- Το ίδιο το έγγραφο χρειάζεται προηγούμενη επικύρωση
- Ένα ξένο έγγραφο δεν έχει Apostille ή προξενική επικύρωση
Τι δεν έχει σχέση με τη μετάφραση
- Όλοι αυτοί οι λόγοι βρίσκονται στο έγγραφο, όχι στη μετάφραση
- Η επανάληψη της μετάφρασης δεν βοηθά καθόλου
- Πρώτα πρέπει να τακτοποιηθεί το έγγραφο
- Μόνο μετά από αυτό έχει νόημα η μετάφραση
Η πλαστικοποίηση αξίζει ξεχωριστή αναφορά, γιατί είναι η πιο στενάχωρη περίπτωση. Πολλοί πιστεύουν ότι η πλαστικοποίηση προστατεύει ένα έγγραφο. Στην πραγματικότητα συχνά το καθιστά άχρηστο: ένας συμβολαιογράφος δεν μπορεί να επικυρώσει πλαστικοποιημένο έγγραφο και δεν μπορεί να τεθεί σε αυτό Apostille, επειδή η σφραγίδα πρέπει να τεθεί φυσικά πάνω στο χαρτί. Αν έχετε ένα σημαντικό έγγραφο - μην το πλαστικοποιήσετε.
Ξένα έγγραφα - ξεχωριστή περίπτωση
Σε ένα έγγραφο που έχει έρθει από το εξωτερικό, ο λόγος της άρνησης είναι σχεδόν πάντα ο ίδιος: το έγγραφο δεν έχει Apostille ή προξενική επικύρωση.
Η λογική είναι απλή. Ένας γεωργιανός φορέας δεν έχει τρόπο να διαπιστώσει αν, ας πούμε, η σφραγίδα ενός ελληνικού δήμου είναι γνήσια. Γι' αυτό χρειάζεται μια βεβαίωση που εκδίδει η ίδια η χώρα έκδοσης - αυτή είναι η Apostille.
Μια κρίσιμη λεπτομέρεια που καθυστερεί πολλούς: η Apostille τίθεται μόνο στη χώρα έκδοσης. Σε γερμανικό έγγραφο - στη Γερμανία, σε τουρκικό - στην Τουρκία. Είναι αδύνατο να γίνει αυτό στη Γεωργία, όσο επείγον κι αν είναι το ζήτημα.
Οπότε, ένα γεωργιανό έγγραφο παίρνει Apostille στη Γεωργία και ένα ξένο στη χώρα που το εξέδωσε. Αν φέρνετε ένα ξένο έγγραφο εδώ, τακτοποιήστε την Apostille του εκεί, πριν ταξιδέψετε. Αν βρίσκεστε στο εξωτερικό και ένα γεωργιανό έγγραφο χρειάζεται Apostille, ο δρόμος είναι ένα πληρεξούσιο: ένας εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος ή εμείς θα κάνουμε τη διαδικασία στη Γεωργία. Εμείς ενεργούμε μόνο στη Γεωργία, οπότε την Apostille σε ένα ξένο έγγραφο την παίρνετε στη χώρα έκδοσης εσείς ή ένας εκπρόσωπός σας εκεί.
Πλήρης εξήγηση για το τι χρειάζεται στη δική σας περίπτωση: Apostille ή προξενική επικύρωση.
Ο πεντάλεπτος έλεγχος που αλλάζει τα πάντα
Πριν παραγγείλετε τη μετάφραση, περάστε το έγγραφο από αυτή τη λίστα. Διαρκεί λίγα λεπτά και συχνά σας γλιτώνει ολόκληρο τον κύκλο.
1. Έχετε το πρωτότυπο; Όχι σάρωση, όχι φωτοαντίγραφο, όχι φωτογραφία - το φυσικό πρωτότυπο. Αν όχι, εκδώστε πρώτα νέο απόσπασμα από τον φορέα έκδοσης.
2. Διαβάζονται όλα; Το κείμενο, οι σφραγίδες, οι υπογραφές, οι ημερομηνίες. Αν κάποιο σημείο είναι ξεθωριασμένο ή μουτζουρωμένο, ο συμβολαιογράφος μπορεί να αρνηθεί.
3. Είναι πλαστικοποιημένο; Αν ναι, εκδώστε πρώτα νέο αντίτυπο. Με πλαστικοποιημένο έγγραφο η διαδικασία είναι συχνά αδύνατη.
4. Ελέγξτε την πίσω όψη. Μια σφραγίδα, μια σημείωση, μια Apostille - πολλά πιστοποιητικά έχουν σημαντικές πληροφορίες στην πίσω όψη.
5. Έχει λήξει; Τα πιστοποιητικά ποινικού μητρώου και τα αποσπάσματα έχουν διάρκεια ισχύος. Αν ο παραλήπτης ζητά νέο, ένα παλιό δεν θα χρησιμεύσει ούτε στον συμβολαιογράφο ούτε στον φορέα.
Αν έχετε αμφιβολίες για κάποιο σημείο, στείλτε μας φωτογραφία πριν πληρώσετε οτιδήποτε. Αυτός ο έλεγχος δεν κοστίζει τίποτα.
Η σειρά των εγγράφων - εκεί όπου γεννιέται το πρόβλημα
Η δεύτερη μεγάλη πηγή αρνήσεων δεν είναι το ίδιο το έγγραφο αλλά η σειρά με την οποία κάνετε τα στάδια. Τρία χαρακτηριστικά σενάρια που συναντάμε στην πράξη.
Πρώτο σενάριο: η Apostille στο τέλος. Κάποιος μετέφρασε το έγγραφο, το επικύρωσε συμβολαιογραφικά, μετά πήγε για την Apostille - και αποδείχθηκε ότι η Apostille έπρεπε να είχε τεθεί στο πρωτότυπο, πριν από τη μετάφραση. Ως αποτέλεσμα, το κείμενο της Apostille δεν εμφανίζεται στη μετάφραση και η χώρα παραλαβής δεν δέχεται τον φάκελο. Ο κύκλος ξεκινά από την αρχή.
Δεύτερο σενάριο: πρώτα το πιστοποιητικό, μετά η προθεσμία. Έβγαλαν πιστοποιητικό ποινικού μητρώου, έθεσαν Apostille, το μετέφρασαν και το επικύρωσαν συμβολαιογραφικά - και πριν φτάσουν στο προξενείο, το πιστοποιητικό έληξε. Κάθε στάδιο ήταν σωστό, το χρονοδιάγραμμα όμως όχι. Γι' αυτό μια διαδικασία με έγγραφα περιορισμένης ισχύος πρέπει να σχεδιάζεται αντίστροφα από το τέλος, όχι από την αρχή.
Τρίτο σενάριο: ο φάκελος κομμάτι κομμάτι. Τα τρία από τα πέντε έγγραφα έγιναν τον έναν μήνα, τα δύο τον επόμενο, σε άλλο γραφείο. Ως αποτέλεσμα το όνομα γράφεται με δύο διαφορετικούς τρόπους και ο φορέας βλέπει δύο διαφορετικά πρόσωπα. Ο συμβολαιογράφος δεν θα το ελέγξει αυτό - αποκαλύπτεται μετά την κατάθεση, στον παραλήπτη.
Και οι τρεις περιπτώσεις αποφεύγονται με μία μόνο ερώτηση: για ποιον προορίζεται το έγγραφο και έως ποια ημερομηνία. Γι' αυτό ακριβώς την κάνουμε στην αρχή κάθε παραγγελίας - όχι από περιέργεια.
Τι να κάνετε αν έχετε ήδη λάβει άρνηση
Μάθετε τον ακριβή λόγο
Ρωτήστε τον συμβολαιογράφο ποιο ακριβώς είναι το πρόβλημα και θυμηθείτε τη διατύπωση. Το «δεν γίνεται» δεν αρκεί - χρειάζεστε τον ακριβή λόγο, ώστε να βρούμε πώς θα λυθεί.
Γράψτε μας τον λόγο
Στείλτε μας την απάντηση του συμβολαιογράφου και μια φωτογραφία του εγγράφου. Θα σας πούμε αν μπορεί να διορθωθεί ή αν χρειάζεται νέο αντίτυπο - και αυτή η συμβουλή είναι δωρεάν.
Τακτοποιήστε το έγγραφο
Νέο απόσπασμα, βεβαίωση από τον φορέα έκδοσης ή Apostille - ό,τι ακριβώς λείπει. Η επανάληψη της μετάφρασης συνήθως δεν χρειάζεται σε αυτό το στάδιο.
Επικύρωση του τακτοποιημένου εγγράφου
Αν τη μετάφραση την κάναμε εμείς και το έγγραφο απλώς τακτοποιήθηκε τυπικά, δεν πληρώνετε ξανά για τη μετάφρασή του - επαναλαμβάνεται μόνο η διαδικασία της επικύρωσης.
Σας αρνήθηκε ο συμβολαιογράφος ή δεν είστε σίγουροι αν το έγγραφό σας είναι κατάλληλο; Στείλτε μας φωτογραφία - ο προκαταρκτικός έλεγχος είναι δωρεάν και συχνά γλιτώνει ολόκληρο τον κύκλο.
Κλήση: 501 113 200Συχνές ερωτήσεις
Ελέγχει ο συμβολαιογράφος την ποιότητα της μετάφρασης;
Όχι. Ο συμβολαιογράφος βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής του μεταφραστή και μπορεί να μην καταλαβαίνει καθόλου τη γλώσσα-στόχο. Για το περιεχόμενο της μετάφρασης ευθύνονται το γραφείο και ο συγκεκριμένος μεταφραστής. Ακριβώς γι' αυτό έχουμε ξεχωριστό στάδιο επιμέλειας, όπου οι αριθμοί και τα ονόματα συγκρίνονται με το πρωτότυπο.
Πρέπει να είμαι παρών στον συμβολαιογράφο;
Για την επικύρωση μιας μετάφρασης - όχι. Υπογράφει ο μεταφραστής, όχι εσείς. Η προσωπική σας παρουσία απαιτείται μόνο όταν εσείς οι ίδιοι υπογράφετε το έγγραφο: πληρεξούσιο, συναίνεση, δήλωση. Σε αυτή την περίπτωση ο συμβολαιογράφος διαπιστώνει την ταυτότητα και τη βούλησή σας.
Έχω πλαστικοποιημένο πτυχίο. Τι κάνω;
Δυστυχώς, σε ένα πλαστικοποιημένο έγγραφο τόσο η συμβολαιογραφική επικύρωση όσο και η Apostille είναι συχνά αδύνατες, επειδή η σφραγίδα πρέπει να τεθεί φυσικά πάνω στο χαρτί. Η λύση είναι να εκδώσετε νέο αντίτυπο ή αντίγραφο από το ίδρυμα έκδοσης. Δεν συνιστούμε να αφαιρέσετε την πλαστικοποίηση - συνήθως καταστρέφει το έγγραφο και κάνει τα πράγματα χειρότερα.
Ένα φωτοαντίγραφο πραγματικά δεν γίνεται δεκτό;
Ένα απλό φωτοαντίγραφο - όχι. Γίνεται δεκτό ένα αντίγραφο επικυρωμένο από συμβολαιογράφο, στο οποίο ο συμβολαιογράφος έχει βεβαιώσει ότι είναι ακριβές αντίγραφο του πρωτοτύπου. Πρόκειται για ξεχωριστή διαδικασία και χρησιμοποιείται όταν το πρωτότυπο πρέπει να μείνει σε εσάς. Αναλυτικά: επικύρωση αντιγράφου εγγράφου.
Έχω ξένο έγγραφο χωρίς Apostille. Ποιες είναι οι επιλογές;
Ο μόνος δρόμος είναι να τεθεί η Apostille στη χώρα που εξέδωσε το έγγραφο - στη Γεωργία αυτό είναι αδύνατο. Αν δεν μπορείτε να πάτε εκεί, τακτοποιήστε το με πληρεξούσιο: ένας εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος θα το κάνει επί τόπου. Σε ορισμένες περιπτώσεις η πρεσβεία της χώρας αυτής στην Τιφλίδα εκδίδει βεβαίωση που μπορεί να αποδειχθεί λύση - καλέστε μας και θα εξετάσουμε τη συγκεκριμένη περίπτωσή σας.
Πρέπει να πληρώσω ξανά για τη μετάφραση;
Αν τη μετάφραση την κάναμε εμείς και ο λόγος της άρνησης βρίσκεται στην τυπική κατάσταση του εγγράφου - όχι. Αφού τακτοποιηθεί το έγγραφο, επαναλαμβάνεται μόνο η διαδικασία της επικύρωσης. Αν εκδώσατε νέο αντίτυπο και το περιεχόμενό του διαφέρει - για παράδειγμα, νέα ημερομηνία και αριθμός - τότε η μετάφραση χρειάζεται ενημέρωση, αλλά συνήθως πρόκειται για μικρή διόρθωση, όχι για νέα εργασία.